Rutiner för nyinflyttade skapar trygghet
Genom enkla rutiner för nya medlemmar skapar HSB brf Balder i Karlstad trygghet för sina medlemmar.– Det första personliga mötet är det viktigaste, säger Ulla Pettersson, föreningens ordförande.
-
Välj HSB förening för att se regionalt anpassat innehåll.
Välj HSB-förening
-
Sök
-
Välj HSB förening för att se regionalt anpassat innehåll.
Välj HSB-förening
– Det första personliga mötet är det viktigaste, säger Ulla Pettersson, föreningens ordförande.
När nyinflyttade Sandra Jansson och Kristoffer Nilsson ansökte om att bli medlemmar i HSB brf Balder, ringde förvaltaren Thomas Pedersen upp dem och bjöd in till ett informationsmöte. Det som först väckt lite nervositet (var detta någon form av kontroll?) byttes snart till ett hjärtligt möte.
– Det var jättebra att få ett ansikte på Thomas och ordföranden Ulla, till vilka vi ska höra av oss om det är något. Vi fick en genomgång av alla rutiner, juridisk information, viktiga papper och nyckelkvittenser – och en rundtur, så vi vet var allt finns och vilket vindsförråd vi ska ha. Mötet var väl förberett, säger Sandra.
– Det var väldigt positivt. Det känns verkligen att man är välkommen och att de bryr sig om sina medlemmar – och tryggt att det är ordning på grejerna, säger Kristoffer.
Välinvesterad tid
Thomas och Ulla går alltid igenom ett informationshäfte om föreningen tillsammans med blivande nya Balderbor, innan de blir godkända som medlemmar. I häftet står till exempel att den nya medlemmen nu blir fastighetsägare och vad det innebär, vilka som sitter i styrelsen och vart man vänder sig med felanmälan, reparationer och underhåll – allt som är bra att veta.
– Mötet tar en timme, det är välinvesterad tid. Då hinner vi gå igenom saker som medlemmarna ändå hade ringt mig eller Ulla och frågat om, säger Thomas.
Thomas är den som Balderborna ska vända sig till med alla praktiska frågor. Att han är med i första mötet underlättar för Ulla och styrelsen. Informationen de delger finns också i deras HSB-mapp och i Mitt HSB (det inloggade läget på hsb.se).
– Att vi har dessa rutiner och strukturerar upp kunskapen för alla som bor här skapar trygghet, det blir mycket svårare att reda ut vissa frågor efteråt, säger Ulla.
" Det är ju först när vi känner varandra som vi kan ta hand om varandra."
Det personliga mötet är viktigt i HSB brf Balder. I ett tidigt skede bjuds de presumtiva nya medlemmarna in till ett informationsmöte.
Möten borgar för goda relationer
Den praktiska genomgången skapar också tillfälle för ett personligt möte, i en förening där det bor 150 personer.
– Det blir tryggare genom att anonymiteten minskar. Vi har nio trapphus i vår förening så det tar tid att lära känna sina grannar. Men det är ju först när vi känner varandra som vi kan ta hand om varandra, säger Ulla och fortsätter:
– Det är viktigt att vi som styrelse och förtroendevalda hänger med. Här skapar vi en möjlighet för alla boende att delge sina tankar, så att vi ska vara så bra vi kan för alla Balderbor. Det är också ett tillfälle att ställa frågor. Det är många som inte vet vad det innebär att bo i bostadsrätt, många har faktiskt inte en aning.
En av huvudpunkterna på mötena är möjligheten att gå med i styrelsen. Och föreningen har inte svårt att rekrytera förtroendevalda.
– Vi flaggar redan på första mötet för att det är spännande och kul och inte tar mycket tid, eftersom vi har en proffsig förvaltare. Och det är dessutom bra att kunna skriva i cv:t att man är ledamot i en styrelse, säger Ulla.
" ”Att vi har dessa rutiner, och strukturerar upp kunskapen för alla som bor här, skapar trygghet.”"
Styrelsen består av fem förtroendevalda. Bostadsrättsföreningen köper Thomas arbetsinsats genom HSB Värmland. Thomas ansvarar för de praktiska frågorna och informationsmötena.
– Det bidrar också till att det blir enklare att rekrytera nya ledamöter. Thomas insats gör att styrelsens arbete inte blir så betungande, och åtagandena blir mycket enklare och roligare. I styrelsen kan man bestämma och göra det som är kul, menar Ulla.
– Hittills tycker faktiskt alla att informationsmötet är bra, de uppskattar det. Medlemmarna känner sig säkrare över vad som gäller och det är viktigt, de är ju faktiskt delägare i bostadsrättsföreningen, säger Thomas.
Under den praktiska genomgången av fastigheten får man även en rundvandring i tvättstugan.
Ulla menar att det första, neutrala mötet också skapar fördelar om det i framtiden blir problem som ska lösas.
– Det är viktigt att man som styrelse inte bara rycker ut när det är bekymmer. Det blir ett så tråkigt första möte då. Det är mycket bättre att först ha träffats så här och att de boende förstår att vi i styrelsen är till för så mycket mer, som kan vara bra för alla som bor här.
Nya rutiner vid inflyttning – så lyckas ni:
- Syfte. Se till att styrelsen är överens om de nya rutinerna och syftet med dem. På så vis kan ni enkelt utvärdera resultatet och revidera metoderna.
- Avdramatisera. När ni bokar ett första möte med de blivande nya medlemmarna – var tydlig med att det handlar om ett informationsmöte, inte en kontroll av dem.
- Rättigheter. Beskriv medlemmarnas rättigheter och skyldigheter och var tydlig med att de bygger på de lagar som styr bostadsrättsföreningars arbete och inte handlar om personliga tyckanden.
- Ansvar. Var tydlig med vilka ansvarsområden som ligger på den boende själv, styrelsen respektive förvaltaren.
- Tiden. Avsätt tid för introduktionsmöten. Om föreningens styrelse inte har tid, kanske förvaltaren kan hålla i mötet.
- Dagordningen. Lägg till ”Rutiner” som en punkt inför varje nytt verksamhetsår, så blir det naturligt att uppdatera dem och hålla dem levande.
