Krisplan i bostadsrättsförening – en trygghet om det oförutsedda händer

För att undvika sådana problem och göra krishanteringen enklare och smidigare, är det bra om styrelsen redan i förväg har tänkt igenom vilka olika sorters kriser som kan uppstå och hur man bör hantera dem.

– Brand är en vanlig kris, men det kan även hända andra saker som till exempel vattenläckor, olyckor eller smittspridning, säger Thord Modén, förvaltare på HSB Södra Norrland.

Alla dessa kriser har olika beståndsdelar och behöver hanteras på olika sätt, men gemensamt för dem alla är att de blir lättare att hantera om det redan i förväg finns en plan för vem som ska göra vad om krisen slår till.

En krisplan visar rätt åtgärder – steg för steg

– Utan en plan är det svårt att veta vad man ska göra och då är risken stor att man missar saker.

Om man saknar en tydlig plan och arbetsfördelning kan det bli så att personer som behöver hjälp kanske inte får den, information som behöver spridas kanske inte når ut och i stället uppstår ryktesspridning som förvärrar situationen ytterligare. Ett sätt att undvika detta är att i förväg upprätta en krisplan för föreningen där det tydligt framgår hur man ska agera vid olika typer av händelser.

– En krisplan är ett dokument där det står vad som behöver göras om en kris inträffar, i vilken ordning saker ska göras och vilka som behöver kontaktas. Att ha en sådan plan är ett enormt stöd i en svår situation och gör att det blir mycket lättare att hantera det som inträffat.

Thord Modén, förvaltare på HSB Södra Norrland, menar att det alla enklaste sättet att upprätta en krisplan är att utgå från den beredskapsplan eller liknande som många regionala HSB-föreningar har.

– Den beredskapsplan som vi använder i Södra Norrland är en väldigt bra skrift som tydligt visar steg för steg vad som behöver göras vid olika typer av kriser. Först tittar du i innehållsförteckningen och hittar den kris du står inför, sedan fins där checklistor för allt som behöver göras och i vilken ordning det ska göras.

Ytterligare en fördel med beredskapsplanen är enligt Thord att de har tydliga fält för att bocka av uppgifter när de är gjorda.

– Då kan alla enkelt se om en uppgift redan är åtgärdad eller om en uppgift har glömts bort. Processen går snabbare och man minimerar risken för att det blir fel.

Men självklart är det viktigt att inte bara ta planen och kopiera den rakt av. Olika bostadsrättsföreningar har olika förutsättningar beroende på aspekter som typ av fastigheter, medlemmarnas demografi och föreningens storlek.

– Jag tycker att man ska ta beredskapsplanen, läsa igenom den och fundera på hur de olika punkterna fungerar i den egna föreningen.

Det är också viktigt att fundera på vem som ska ha vilken roll om något oförutsett inträffar. För vid en kris blir det snabbt många inblandade, till exempel räddningstjänst, polis, försäkringsbolag och saneringsfirmor.

– En kris är större än den egna föreningen och styrelsen behöver professionell hjälp för att hantera den. För att kunna ta hand om händelsen på bästa sätt är det viktigt att ha en krisgrupp där en representant för föreningens styrelse är med för att kunna ge kunskap om föreningen.

Styrelsens roll är att sammankalla och informera

Om krisen påverkar fastigheten, till exempel vid en brand, är det viktigt att någon i styrelsen finns på plats för att ge information om fastighetens konstruktion till räddningsledningen för att underlätta släckningsarbetet.

En annan mycket viktig uppgift för styrelsen är att se till att alla medlemmar, både direkt och indirekt drabbade får den information de behöver.

– Det viktiga är att försöka få varje enskild person att känna någon slags trygghet och det uppnår man ofta genom att informera. För de första om vad som har skett, för det andra vad som görs just nu för att lösa situationen och för det tredje vad som kommer att ske längre fram. Vet människor det här minskar oron, och därför är det viktigt att styrelsen på ett strukturerat sätt försöker nå så många som möjligt med de här uppgifterna.

Men styrelsen ska inte bara ge information, de behöver också vara med och lyssna på medlemmarna.

– Om någon är chockad och orolig kan det hjälpa mycket att få prata av sig och uppleva att någon lyssnar. Eftersom styrelsen många gånger känner medlemmarna är det bra om styrelsens medlemmar kan lyssna, men de kan också ta hjälp av till exempel den lokala kyrkan.

7 åtgärder för att förebygga kriser

Att vara förberedd på en kris är bra, men ännu bättre är om krisen aldrig uppstår. Här listar Thord Modén, förvaltare på HSB Södra Norrland, sju förebyggande åtgärder för att minimera risken för att föreningen ska drabbas av en allvarlig händelse.

1. Installera brandvarnare
Brandvarnare är den enklaste, billigaste och mest effektiva livförsäkring som finns. Om föreningen kan ta på sig att betala för och installera brandvarnare i alla lägenheter har man minskat risken för en storbrand avsevärt.

2. Byt batterier i brandvarnarna
En gång om året bör brandvarnarna få nya batterier, men det glöms lätt bort. Om föreningen kan ta på sig att se till att det blir gjort även inne i lägenheterna och inte bara i gemensamma utrymmen är mycket vunnet.

3. Skapa rutiner för ert brandskyddsarbete
En gång om året bör ni göra en heltäckande inspektion av brandvarnare, brandsläckare, brandgasluckor, utrymningsvägar och så vidare för att vara säkra på att allt fungerar som det ska. Skriv gärna avtal med en professionell besiktningsfirma att de ska göra det här kontinuerligt, dels för att ni då får hjälp av expertis, dels för att ni är säkra på att det blir av.

4. Installera vattenlarm
Vattenskador kan bli omfattande och dyrbara om de inte upptäcks i tid. Om föreningen installerar vattenlarm under diskbänken i lägenheterna minskar risken för skador avsevärt.

5. Skaffa hjärtstartare
En hjärtstartare ökar chansen betydligt för att någon ska överleva ett hjärtstopp. Köp in och informera alla medlemmar om var den finns. Allra bäst är om föreningen regelbundet kan ordna en kurs i första hjälpen där medlemmarna får lära sig att hantera hjärtstartaren.

6. Besiktiga lekplatser
Har ni lekplatser eller lekredskap i föreningen är det bra att regelbundet inspektera dem med hjälp av en besiktningsman för att vara säker på att de uppfyller standarder och är säkra för barnen att leka i.

7. Dokumentera arbetet
Dokumentera allt förebyggande arbete och samla alla papper som har med krishantering att göra i en egen pärm och gärna digitala kopior på Mitt HSB. Dels har ni det lättillgängligt när ni behöver det, dels kan ni visa att ni har gjort vad som krävs och därmed undvika skadestånd om olyckan ändå är framme.