Konsten att hålla stämma – nu även digitalt

Vad bör föreningen tänka på vid kallelse till ordinarie respektive extra föreningsstämma?

Då viktiga beslut som berör medlemmarna fattas på föreningsstämman ska samtliga medlemmar kallas, oavsett om det rör sig om en ordinarie eller extra föreningsstämma. Det är styrelsen som har till uppgift att kalla till stämman. Om inget annat framgår av stadgarna kan styrelsen kungöra kallelsen på en lämplig plats inom bostadsrättsföreningens fastighet. Kallelsen kan exempelvis placeras på en anslagstavla intill porten eller på entrédörren till vardera trappuppgång. Inget hindrar styrelsen från att dela ut kallelsen till varje bostadsrättslägenhet i föreningen, men tänk då på att det fortfarande är krav på att anslå kallelsen på lämplig plats i fastigheten om detta kallelsesätt angivits i föreningens stadgar.

Styrelsen ska inte endast tillse att kallelsen görs tillgänglig för medlemmarna, utan även att detta sker inom rätt tid. Kallelsen ska enligt HSBs normalstadgar 2023 utfärdas tidigast sex veckor före stämman och senast två veckor före stämman. Det ska av kallelsen framgå tid och plats för stämman, samt vilka ärenden som avses att behandlas.

När ska föreningen kalla till extra föreningsstämma?

Ibland kan beslut behöva tas inom föreningen som inte kan vänta till kommande ordinarie föreningsstämma. Det kan exempelvis handla om att medlemmarna ska ta ett beslut kring en renovering som påverkar föreningens ekonomi väsentligt eller om styrelsen bör avsättas. Av 6 kap. 12 § i lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar framkommer tre grunder för när en extra föreningsstämma ska hållas. Dessa är:

• När styrelsen anser att det finns skäl till att hålla en extra föreningsstämma före kommande ordinarie föreningsstämma.
• När en revisor i föreningen skriftligen begär att en extra föreningsstämma ska hållas.
• När minst en tiondel av samtliga röstberättigande medlemmar, eller det mindre antal som framgår av stadgarna skriftligen begär att en extra föreningsstämma ska hållas.

Uppfylls någon av grunderna ska styrelsen inom två veckor från den dag då begäran inkom till föreningen utfärda en kallelse. Begäran som skickas in till föreningen ska behandla ett ärende som kan bli föremål för beslut på stämman.

Vem får rösta på föreningsstämma?

När kallelsen skickats ut och tiden för ordinarie eller extra föreningsstämma är kommen ska medlemmarnas närvaro vid stämman registreras. Detta kan ske genom avprickning en i lista alternativt genom ett upprop. Har två eller fler medlemmar en gemensam röst kan det vara lämpligt att notera vem som ska avlägga rösten. Det är medlemmen personligen eller den som är medlemmens ställföreträdare enligt lag, eller genom ombud, som har rätt att utöva medlemmens rätt vid föreningsstämman. Om medlemmen personligen inte är närvarande vid föreningsstämman får ett ombud anlitas. För att ombudet ska kunna utöva medlemmens rätt vid föreningsstämman ska ombudet inneha en skriftlig fullmakt som är daterad och undertecknad av medlemmen.

Av HSBs normalstadgar framgår vidare att varje medlem innehar en röst. Innehar medlemmen flera bostadsrätter i samma förening har medlemmen fortfarande en röst. Principen om en röst gäller även när en bostadsrätt innehas av flera medlemmar. Sedan årsskiftet har ny lagstiftning införts som stärker principen om en röst.

Digitala stämmor

Ett nytt år för även med sig nya förändringar. När det avser föreningsstämmor har lagstiftaren genom en ny lagändring, gällande från den 1 januari 2024, gjort det möjligt att hålla föreningsstämmor digitalt utan fysisk närvaro. En förutsättning är att det i föreningens stadgar anges att en sådan möjlighet finns. En förening som vill kunna hålla stämmor digitalt behöver därför ändra sina stadgar. Stadgeändringen kräver att beslutet om ändringen tas på två av varandra följande stämmor alternativt att samtliga röstberättigade medlemmar är eniga under en stämma.

En digital stämma kan underlätta för medlemmarna att närvara och bidra till att fler deltar. Lagstiftaren har även lämnat en möjlighet för föreningar att hålla digitala stämmor utan stöd i stadgarna, det förutsätter däremot att det rör sig om extraordinära omständigheter som exempelvis under en pandemi. Det bör observeras att den nya ändringen inte inverkar på föreningars möjligheter att hålla så kallade ”hybridstämmor”, alltså stämmor som hålls fysiskt men som ger medlemmarna möjligheten att delta på distans.

Det är upp till varje förening att avgöra och bestämma vilka för- respektive nackdelar som finns med den nya mötesformen. HSBs normalstadgar från år 2023 innehåller inte den lydelse som krävs för att hålla stämmor digitalt. Vill föreningen därför anpassa sina stadgar för att möjliggöra den nya mötesformen är ni givetvis välkomna att kontakta oss för vidare rådgivning.

---

Informationen i den här artikeln var aktuell det datumet som artikeln publicerades. Förändringar inom både praxis och lagstiftning kan ha skett om det har gått en tid sedan publicering. Som kunder hos HSB Stockholm kan ni alltid kontakta er förvaltare eller våra jurister direkt om ni önskar ett förtydligande eller känner er osäkra.