X

Så får ni en bra start på höstens styrelsearbete

24 augusti 2021 Det är ett speciellt läge nu när styrelsearbetet drar igång till hösten. För första gången på länge ses många styrelser fysiskt igen och nya ledamöter ska välkomnas in i gruppen. Så får ni en positiv och konstruktiv uppstart…

Mycket pekar mot att det fysiska mötet är på väg tillbaka – nu är rätt tillfälle att överblicka och komma överens om grunderna i styrelsens arbete.

– När vi nu börjar träffas mer igen; passa på att enas om vilken ansvarsfördelning och vilka spelregler som ska gälla i just er styrelse. Vem har ansvar för vad? Hur ser höstens mötesplan ut? Och hur ska var och en förbereda sig inför höstens möten? säger Jonas Palmberg, medlemschef HSB Stockholm.

Sätt spelreglerna

En vanlig utmaning är att få ihop styrelsen och se till att alla samlas kring en gemensam agenda. In i styrelsen kommer människor med olika erfarenheter och kompetenser men också olika syn på hur ett styrelsemöte ska gå till. Vissa föredrar långa diskussioner, andra vill ha det kort och koncist.

– Här finns inget rätt eller fel utan er styrelse bestämmer vad som funkar, men generellt sett brukar korta och konstruktiva möten uppskattas, säger Jonas. 

Effektiva blir ni genom att bestämma att den som är ansvarig för att förbereda ett beslut ska ge ledamöterna beslutsunderlag i god tid innan själva mötet och att alla läser in sig på ämnet innan ni ses. Då kan mötets fokus ligga på att fatta besluten – inga längre genomgångar behövs.

Höj kompetensen hos nya och gamla styrelseledamöter

Som HSB-förening kan ni gå på kostnadsfria kurser och webbinarier kopplade till styrelsens arbete inom allt från hållbarhet till hur man gör en underhållsplan. Det finns också nischade digitala kurser för exempelvis sekreterare och ordförande. Grundkurs i styrelsearbete ger en bra introduktion för den som är ny eller som vill fräscha upp sina kunskaper.

– Ett tips är att ses en stund innan styrelsemötet och gå någon av HSBs digitala utbildningar tillsammans. Ni kan också sätta ihop ett axplock från olika kurser, välj de teman som berör er och diskutera hur det ser ut i er förening.

Inkludera nya ledamöter

Lägg en stund på att fånga upp nya ledamöter och se till att de får utrymme att utvecklas och bidra. Det finns en stark koppling mellan känslan av delaktighet och engagemang – hela föreningen gynnas med andra ord av att alla ledamöter känner sig inkluderade.

– Ofta finns en själ i föreningen som är fin att föra vidare till den som är ny, samtidigt vinner ni på att vara öppna för de influenser som ett nytillskott har med sig.

Checklista: Så får ni en bra start på höstens styrelsearbete

– Fördela ansvaret. Alla i styrelsen har sina personliga skäl till att engagera sig så lägg en stund på att diskutera var och ens drivkrafter. Fördela styrelsens ansvarsområden, gärna så att de matchar era olika intressen. Tillsammans ska ni jobba för medlemmarnas och föreningens bästa.

– Sätt spelreglerna. Förlita er inte på oskrivna regler – ett bra samtalsklimat får ni genom att tillsammans bestämma hur ni ska ha det. Tydliggör t ex. att ordföranden fördelar ordet och att alla får tala till punkt.

– Bestäm mötesordning. Lägg upp arbetet för året som kommer; vad behöver göras och när ska ni fatta beslut om t ex. underhållsplan och budget? Hur mycket tid och hur många möten behöver ni för att leva upp till ert ansvar? Gör en plan där det framgår vad som tas upp på varje möte.

– Ha ”utvecklingscheckar” med varje ledamot. I HSB-medlemskapet ingår kostnadsfria digitala och fysiska styrelsekurser/föreläsningar som ni kan gå enskilt eller tillsammans.

– Etablera en inkluderande atmosfär så att alla ledamöter känner sig delaktiga – det föder engagemang. Lägg tid på att introducera nya styrelseledamöter och ta reda på hur deras intressen och kompetens ser ut. Vill de gå en kurs i höst?

– Anordna en uppstartsaktivitet. Det kan vara något så enkelt som en fika, poängen är att ge alla en chans att lära känna varandra. Ledamöter som känner sig bekväma bidrar ofta mer till styrelsearbetet.

Kom igång!

Gå HSBs digitala kurs ”Styrelsearbetet efter stämman” som finns i Mitt HSB och som bland annat tar upp hur ni får en bra arbetsfördelning och arbetsordning inom styrelsen.
Har ni styrelserelaterade frågor? Kontakta oss på HSB Medlem


Stäng artikel