Instruktion till styrelse inför poströstning

Uppdatering: 17 april gjordes en uppdatering i mallen som ni kan använda för poströstning. Du hittar den längst ner i artikeln.

Läste du HSBs rekommendationer för föreningsstämman som kom för två veckor sedan? Här nedan kan du läsa mer om hur ni går till väga inför en poströstning.

Stark rekommendation - uppmana medlemmarna att poströsta

Det är en stark rekommendation att styrelsen uppmanar medlemmarna att poströsta istället för att komma till stämmolokalen så att så få som möjligt närvarar i stämmolokalen.

Förordningen om förbud mot allmänna sammankomster med fler än 50 deltagare omfattar inte direkt bostadsrättsföreningars stämmor. Föreningsstämmor omfattas av förbudet främst om de genomförs på ett sådant sätt att det så kallade allmänhetskravet i 2 kap. 1 § andra stycket ordningslagen är uppfyllt. Det skulle exempelvis kunna handla om att stämman hålls öppen för allmänheten. Om stämman beslutar att det inte ska få närvara utomstående vid stämman, § 17 p 5 normalstadgarna, så omfattas stämman inte direkt av förbudet som det ser ut i dagsläget.

Även om föreningarna inte direkt omfattas av denna förordning, så innebär det i praktiken ett stopp för stämmor med fler än 50 deltagare, i och med att denna förordning blir normerande även för andra sammankomster. Det är inte heller lämpligt att ur ett smittspridningsperspektiv hålla stämmor även om det är färre deltagare än 50 personer i lokalen. Lag och föreskrifter kan även komma att ändras snabbt.

Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om allas ansvar att förhindra smitta av covid-19 från den 1 april 2020 anger bland annat att det åligger alla verksamheter att utgå från rekommendationerna från Folkhälsomyndigheten och smittskyddsläkare att säkerställa att de vidtar lämpliga åtgärder för att undvika smittspridningen av covid-19.

Här kan du läsa mer om Folkhälsomyndighetens rekommendationer.

Om medlemmar ändå kommer till lokalen får beslutas huruvida stämman kan hållas eller om det föreligger hinder för att hålla stämman.

Beträffande minsta antal stämmodeltagare gäller för bostadsrättsföreningar med HSBs aktuella normalstadgar att om stämmoordföranden även för protokoll och stämman utser samma personer till rösträknare och justerare räcker det att minst tre personer är närvarande.

Information till medlemmarna om poströstning och förfarande

Om medlemmarna ska kunna utöva sin rösträtt vid föreningsstämman genom poströstning, ska det framgå hur de ska gå till väga såsom när poströsten senast ska vara föreningen tillhanda, om poströsten ska kunna avges elektroniskt genom exempelvis e-post.

Ett formulär för poströstning och informationen ska hållas tillgänglig på webbplats under minst en vecka närmast före stämman och dagen för stämman. I stället för att publiceras på föreningens webbplats får formuläret och informationen tillhandahållas medlemmarna genom att senast en vecka före stämman lämnas till dem på det sätt som föreningen annars använder för att lämna information till medlemmarna. Oavsett hur formuläret och informationen tillhandahålls ska det ske senast en vecka före stämman.

Utformning av formuläret

Formuläret för poströstning ska innehålla hänvisningar till de förslag till beslut som anges i kallelsen. I anslutning till varje förslag ska det finnas två likvärdigt presenterade svarsalternativ med rubrikerna Ja och Nej. Styrelsen måste se till att utformningen av formuläret och hanteringen av poströsterna inte gynnar eller missgynnar vissa medlemmar. Som regel bör samtliga ärenden som ska behandlas vid stämman tas upp i formuläret. Se exempel på formulär för poströstning nedan.

Var uppmärksam vid val

Vid val anses den som har fått flest röster vara vald. Vid lika röstetal avgörs valet genom lottning. Om föreningen inte beslutar att bordlägga frågorna om val bör, för att inte sätta föreningsdemokratin ur spel, samtliga nominerade som accepterat nomineringen vara valbara i poströstningsformuläret. Om inte några övriga nominerade finns är ett annat alternativt att endast ange ja eller nej till valberedningens förslag i dess helhet.

Obligatoriska ärenden på stämma

Bostadsrättsföreningen bör överväga att avvakta med beslut till en senare föreningsstämma i frågor som inte är obligatoriska och som är av stor vikt och bör föregås av diskussion.

Vid ordinarie föreningsstämma ska beslut fattas om:

a) fastställande av resultat- och balansräkning,
b) dispositioner av föreningens vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning,
c) beslut om ansvarsfrihet,
d) de punkter som enligt stadgarna ska behandlas på en ordinarie föreningsstämma.

För de som önskar göra ett minimum av beslut kan med fördel bara besluta om a)-c) ovan samt bordlägga punkterna i d) ovan som kan vänta utan olägenhet till en stämma vid ett senare tillfälle. I mallen som följer motsvarar a)-c) ovan dagordningspunkterna 1-14 samt punkt 25. Övriga punkter, förutsatt att exempelvis beslutsför styrelse, revisor och valberedning sitter kvar, kan föreslås att skjutas på till stämma vid ett senare tillfälle.

Beslut att fortsätta stämman senare dag

Vid en föreningsstämma kan det beslutas att fortsatt föreningsstämma kan hållas en senare dag, ett sådant beslut fattas med enkel majoritet. När det gäller beslut om fastställande av resultat- och balansräkning, dispositioner av föreningens vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning och beslut om ansvarsfrihet ska skjutas upp ska minst en tiondel av samtliga röstberättigade begära det. Den fortsatta föreningsstämman kan då hållas tidigast fyra veckor och senast åtta veckor därefter. För övriga frågor finns inte någon tidsfrist angiven. Detta innebär att en stämma skulle kunna hållas där medlemmarna endast beslutar att skjuta på de obligatoriska punkterna i vart fall upp till åtta veckor och om så är önskvärt ytterligare senarelägga övriga punkter såsom exempelvis motioner.

Röstlängd

Den som har avgett sin röst per post förs in i röstlängden och anses närvarande vid föreningsstämman. Om medlemmen sedan närvarar fysiskt vid föreningsstämman får medlemmen anses ha frånfallit sin poströst, vilket är viktigt att upplysa om vid stämman. 

Hantering av poströster

Det ankommer på stämmans ordförande att avgöra om medlemmens inställning i de frågor som poströsten avser går att fastställa. I detta ligger att det måste stå klart att poströsten härrör från en viss identifierbar medlem. En medlem som inte har markerat något svarsalternativ i en viss fråga får anses ha avstått från att rösta i den frågan. Ordföranden måste också försäkra sig om att den medlem som har avgett en poströst inte är närvarande vid stämman personligen eller genom ombud, om medlem som poströstat är närvarande så ska poströsten strykas.

Underlag för poströstning

Här kan du ladda hem underlag att använda för poströstningen.

Har du frågor?

Vid eventuella frågor kan du vända dig till Henrik Wolfbrandt, ansvarig för parlamentarisk verksamhet på HSB Göteborg.
E-post: henrik.wolfbrandt@hsb.se
Telefon: 010-442 21 29