Frågor och svar

Hur blir det med anvisningar för oss internrevisorer?

Revisorsrapporten kommer inte att förändras i något större avseende, och revisorers arbetssätt kommer därför i stort vara oförändrat.

Kommer jag som föreningsrevisor att kunna gå in och granska och godkänna äldre fakturor även efter övergången, eller måste jag vara klar med alla innan övergången?

SVAR: Innevarande år + två år bakåt.

Hur ska medlemmarna/bostadsrättsköparna förstå resultat- och balansräkningen i den kommande årsredovisningen när de jämför summorna med tidigare år?

SVAR: Föregående års siffror, innevarande år + två år bakåt, kommer också vara översatta till ny kontoplan och kommer därmed vara jämförbara. Internt på HSB Malmö kan vi se längre bak historiskt.

När det gäller leverantörsfakturor - hur många år bakåt kommer dessa att finnas i det nya systemet - eller omformulerat: hur många år bakåt konverteras/migreras till det nya systemet?

SVAR: Innevarande år + två år bakåt. De kommer dock se lite annorlunda ut.

Läses fakturabilder in för innevarande och tidigare räkenskapsår?

SVAR: Innevarande år + 2 år bakåt. De kommer dock se lite annorlunda ut.

Kommer det finnas en sammanställd lathund för oss som styrelse, med all viktig info?

SVAR: Vi samlar information och användbart material på informationssidan hsb.se/malmo/digitalisering

Kommer det att gå att hantera fakturorna i mobilen via en app?

SVAR: Ingen app, däremot är fakturasystemet webbläsaranpassat för mobil/platta.

Kommer fakturaadresserna vara samma som tidigare?

SVAR: Ja, det är samma fakturaadress, men ändrad fakturamärkning som skall se ut enligt: 21-1234-000. (1234 = ert kundnummer)

Vilket ekonomisystem kommer att användas framöver?

SVAR: Vårt ekonomisystem heter HSB Ekonomi, vilket är en gemensamt framtagen lösning för HSB i hela Sverige. Detta är i grunden baserat på Unit 4 UERP.

Innebär stängningen 30/10 att jag måste granskningsattestera samtliga fakturor som finns inne i systemet oavsett om de är betalda eller inte?

SVAR: Granskningsattest görs alltid innan betalning och ja, den skall vara gjord i god tid innan 30 oktober så att slutattestanterna hinner attestera senast 30 oktober.

Ska leverantörsfakturor fortfarande gå till Frösön för skanning? Får det skicka pappersfakturor?

SVAR: Ja på båda frågor, men vi rekommenderar att de mejlas till Frösön på pdf.faktura.malmo@hsb.se, en faktura per mejl.

Vad betyder det att attestordningen är stängd till 8 november?

SVAR: Det betyder att den inte är tillgänglig för er via Mitt HSB, behöver ni göra ändringar, kontakta er ekonom så kan vi hjälpa till.

Jag har hört att det i det nya systemet inte går att göra omkonteringar, stämmer det?

SVAR: Ja. Om faktura behöver omkonteras ber vi er att avvisa den med en kommentar om vad som är felaktigt. Upprepas detta regelbundet ber vi er att kontakta er BRF-ekonom.

Blir det kstl istället för projektnummer nu?

SVAR: Nej.

Skall vi internrevisorer revidera januari-september i gamla systemet? 

SVAR: När det gäller föreningar som har räkenskapsår per siste augusti, görs hela bokslutet i det gamla systemet. Boksluten skall vara klara vecka 42. För föreningar med räkenskapsår siste december eller siste april kommer boksluten göras i nytt system.

Vi kan alltså avvakta med 2021 års revision tills efter systembytet?

SVAR: När det gäller föreningar som har räkenskapsår per siste augusti, görs hela bokslutet i gamla systemet. Boksluten skall vara klara vecka 42. För föreningar med räkenskapsår siste december eller siste april kommer boksluten göras i nytt system.

Jag förutsätter att jag kan kontera om fakturor vid attest även framgent. Det är orimligt att vi ska acceptera en felaktig kontering vid attest och sedan begära omkontering hos Brf-ekonom - denne kommer rätt snabbt att bli "chockad" då det i dag finns vissa återkommande fakturor som konsekvent felkonteras trots påpekanden. Av 300 fakturor på ett år gissar jag att jag konterar om 100.

SVAR: Då behöver vi ha ett möte så att vi kommer tillrätta med detta. Kontakta mig på cecilia.jansson@hsb.se.

Vad händer med fakturor som är bestridna?

SVAR: Vi kommer att gå igenom leverantörsreskontran och om det ligger bestridna fakturor kvar kommer dessa att flyttas över till nytt system.

Kommer vi att kunna se fakturor som är inskannade men inte konterade?

Nej, det bara fakturor som är skickade för granskning och attest som syns i Utbetalningar och i Webbrapporter.

Vi som arbetar med mer än en brf, kan vi söka faktura för alla brf samtidigt, som med överlåtelserna i dag? Det vill säga, vara inne i en brf, men söka alla leverantörsfakturor för alla brf?

Nej, i dagsläget är Mitt HSB uppbyggt på att man arbetar med en brf i taget.

Hur sent kan fakturor som måste hanteras komma in?

Fakturor i befintligt system kan hanteras till och med 30 oktober, om några nya fakturor skulle tillkomma som kräver skyndsam hantering meddelar vi detta separat. Någon bevakning behövs inte.”

Fakturor som avvisas. Ska ni ändå ha in kredit på dem?

Hantering av kreditfakturor är generellt samma som tidigare, invänta kreditfaktura och hantera sedan båda fakturorna. Det går bra att parkera en faktura i väntan på kreditfakturan, den ursprungliga fakturan behöver då inte avvisas. Meddela gärna alltid varför ni avvisar fakturor.

Finns kontoplanen tillgänglig nu?

Ja, översättningstabellen för den nya kontoplanen finns i både Excel och PDF här på hsb.se/malmo/digitalisering.

Kommer arvoden, dvs weblön att fungera utan uppehåll?

Ja, så är det tänkt.

Kommer det nya systemet att fungera i Chrome och Explorer?

Ja, det nya systemet är utformat för att fungera i de vanligaste förekommande webbläsarna, både i mobilen och på datorn.

Går det att styra till andre attesterare?

Det är valen i Attestordningen som styr fakturaflödet. Alla som är valbara i Attestordningen kan dock se fakturor som är ute för granskning och attest, även om de inte har egen uppgift att utföra på dessa.

Kommer funktionen "skicka tillbaka" till föregående attestant inte finnas kvar?

Samtliga fakturor som är ute för granskning och attest kan ses av de personer som är valbara i Attestordningen, även de som redan utfört sin attest.

När kommer det nya systemet även hantera löner och arvoden? När försvinner weblön/AGDA?

En rad nya tjänster för att underlätta styrelsearbetet kommer att lanseras, datum för lansering av den nya hanteringen av Löner och arvoden är inte satt ännu.

Behöver man klicka på "Spara" före "Parkera" eller "Avvisa", för att en kommentar ska sparas eller görs det automatiskt med knapparna Parkera och Avvisa?

Kommentar sparas automatiskt även med knapparna Parkera och Avvisa.

Kommer det att finnas rapporter för att söka fram fakturor historiskt, där det blir möjligt att få fram fakturabild också?

Historiska fakturor inklusive fakturabild finns fortsatt i Webbrapporterna, under Ekonomi och Finansiella rapporter i Mitt HSB.

Har jag förstått rätt att jag kan se alla fakturor oavsett hos vem i attestordningen de ligger?

Ja, alla som är valbara i Attestordningen kan se samtliga fakturor som är ute för granskning och attest.

Gick det att ha en anvisad person som granskar fakturor för ett specifikt område? Eller för ett specifikt projekt under projektets livstid?

Ja, förutsatt att fakturan konteras på ett specifikt projekt kan den styras till avvikande granskare. Kontakta brf-ekonomen för hantering av projekt.

Det är väl olika personer som konterar, inte bara ekonomen?

Ja, det är flera personer som arbetar med fakturahanteringen.

Det är väl förhoppningsvis en automatik som konterar?

De nya tjänsterna är ett led i att öka automatiseringen och effektivisering.

Inte helt lätt för de som konterar att alltid förstå vad en faktura handlar om.

Kontakta gärna er brf-ekonom för att komma till rätta med detta.

Hur långt tillbaka har ni kontaktat leverantörer med info om ny märkning?

Leverantörer som använts under 2020 och 2021 har kontaktats eller kommer att kontaktas.

Var det inte föreningen som skulle meddela leverantörerna de nya märkena?

Nej, men om ni är i processen att ta in en ny leverantör får ni gärna vara extra vaksamma så att rätt märkning används likaså om ni upptäcker att märkningen inte är korrekt.

Om man fått en pappersfaktura och själv vill scanna in, var ska den då skickas?

Fakturor kan skickas i pdf-format till pdf.faktura.malmo@hsb.se.

Bunden placering stängd en period. Är det några ändringar på gång?

Nej, stängningen beror på kopplingar till resterande ekonomisystem.

Kan ni repetera vad parkera faktura betyder?

Genom att parkera en faktura förhindras att den granskas eller attesteras vilket kan vara användbart om man till exempel har frågor kring en faktura och tänker kontakta leverantören, eller av annan anledning vill avvakta med att hantera fakturan.

Finns det någon support tillgänglig bortsett från Digitaliseringssidan?

På hsb.se/malmo/digitalisering samlar vi allt material, men ni är alltid välkomna att kontakta er Brf Ekonom eller vår kundsupport.

Om man inte ändrar på attestordning behöver man ändå lägga in det på nytt i det nya systemet?

De val som gjorts i det befintliga system följer med till Utbetalningar. Önskas förändring under perioden Attestordingen inte är tillgänglig, kontakta brf-ekonom.

Hur vet jag om det ligger några fakturor attesterade. Fungerar notiserna via mejl?

När det finns uppgifter Att göra, skickas notifiering till angiven e-postadress. Genom att gå in under Ekonomi och Alla fakturor kan man på ett säkert sätt verifiera om det finns fakturor som ska hanteras. På samma sätt kan det göras framöver under Ekonomi och valet Utbetalningar.

Om konto bör ändras, ska då Avvisa användas?

Ja, det stämmer. Lägg också gärna en kommentar till varför fakturan avvisas, så vi kan förbättra processen.

Kan man fortfarande skriva ut en faktura?

Ja, ladda ner fakturan från verktyget, och skriv sedan ut den som du skulle göra med en annan pdf-fil.

Det har förekommit att betalningsdatum blivit fel i gamla systemet efter scanning, är dessa problem helt borta?

Det nya systemet är mer exakt än det gamla, men vi hanterar ett stort antal fakturor, och därför är det svårt att garantera att fel aldrig uppstår.

Hur vet jag hur mycket man är berättigad att attestera själva, eller när man måste vara båda?

Styrelsen beslutar om attesterna och registrerar i tjänsten Attestordning på Mitt HSB, har dubbel attest valts behöver två personer attestera oavsett fakturabelopp.

Är det bara ett tag nu som man inte får notiser om fakturor som ska attesteras?

Notiser kommer att skickas när det finns fakturor att hanteras.

Där finns inga utbetalningar att hantera just nu. Det är helt tomt?

Vi är just nu i processen med att flytta över från det gamla systemet, och kommer att börja släppa på fakturor från och med den 29 oktober.

Hur långt tid tillbaka man söka efter en faktura som redan är behandlad?

Vi får be att få lov att komma tillbaka med svar på detta.

Jag hade 18 fakturor i Alusta häromdagen som jag inte kunde komma åt, nu säger den att jag har noll?

Genom att gå in under Ekonomi och Alla fakturor/Utbetalningar kan man verifiera vad som finns att hantera.

Var kommer jag till exempel under december att hitta äldre fakturor från första halvåret 2021?

Under Ekonomi och därefter Finansiella rapporter, till exempel Leverantörsfråga som fungerar precis som tidigare.

Tjänsten Finansiella rapporter är mycket långsamt, är det tillfälligt just nu?

Vi känner inte till några driftstörningar där, arbetet som utförs med det nya ekonomisystemet bör inte påverka Finansiella rapporter.

Hur långt tid tillbaka kan man söka efter en faktura som redan är behandlad?

Här får vi be att återkomma med hur långt tillbaka som är tillgängligt i Webbrapporter.

Granskas nya leverantörer särskilt av er?

Samtliga leverantörer kontrolleras via vår leverantör Inyett AB innan de registreras. Kontroller görs bland annat gällande momsregistrering, innehav av F-skatt, bluffbolagsmarkering och rating. Därutöver utförs transaktionskontroll vid betalningen, innefattande bland annat ovanstående kontroller.

Vi har upplevt flera gånger att man gör uppdateringar av HSB Portalen på kvällarna när vi har styrelsemöte. Kan man inte göra det under natten?

Vi tar den här frågan med oss och för den vidare.

Kan jag lita på att det inte finns några fakturor om det står så när jag öppnar?

När det finns uppgifter Att göra, skickas notifiering till angiven e-postadress. Genom att gå in under Ekonomi och Alla fakturor kan man på ett säkert sätt verifiera om det finns fakturor som ska hanteras. På samma sätt kan det göras framöver under Ekonomi och valet Utbetalningar.