Revisorsrapporten kommer inte att förändras i något större avseende, och revisorers arbetssätt kommer därför i stort vara oförändrat.
SVAR: Innevarande år + två år bakåt.
SVAR: Föregående års siffror, innevarande år + två år bakåt, kommer också vara översatta till ny kontoplan och kommer därmed vara jämförbara. Internt på HSB Malmö kan vi se längre bak historiskt.
SVAR: Innevarande år + två år bakåt. De kommer dock se lite annorlunda ut.
SVAR: Innevarande år + 2 år bakåt. De kommer dock se lite annorlunda ut.
SVAR: Vi samlar information och användbart material på informationssidan hsb.se/malmo/digitalisering
SVAR: Ingen app, däremot är fakturasystemet webbläsaranpassat för mobil/platta.
SVAR: Ja, det är samma fakturaadress, men ändrad fakturamärkning som skall se ut enligt: 21-1234-000. (1234 = ert kundnummer)
SVAR: Vårt ekonomisystem heter HSB Ekonomi, vilket är en gemensamt framtagen lösning för HSB i hela Sverige. Detta är i grunden baserat på Unit 4 UERP.
SVAR: Granskningsattest görs alltid innan betalning och ja, den skall vara gjord i god tid innan 30 oktober så att slutattestanterna hinner attestera senast 30 oktober.
SVAR: Ja på båda frågor, men vi rekommenderar att de mejlas till Frösön på pdf.faktura.malmo@hsb.se, en faktura per mejl.
SVAR: Det betyder att den inte är tillgänglig för er via Mitt HSB, behöver ni göra ändringar, kontakta er ekonom så kan vi hjälpa till.
SVAR: Ja. Om faktura behöver omkonteras ber vi er att avvisa den med en kommentar om vad som är felaktigt. Upprepas detta regelbundet ber vi er att kontakta er BRF-ekonom.
SVAR: Nej.
SVAR: När det gäller föreningar som har räkenskapsår per siste augusti, görs hela bokslutet i det gamla systemet. Boksluten skall vara klara vecka 42. För föreningar med räkenskapsår siste december eller siste april kommer boksluten göras i nytt system.
SVAR: När det gäller föreningar som har räkenskapsår per siste augusti, görs hela bokslutet i gamla systemet. Boksluten skall vara klara vecka 42. För föreningar med räkenskapsår siste december eller siste april kommer boksluten göras i nytt system.
SVAR: Då behöver vi ha ett möte så att vi kommer tillrätta med detta. Kontakta mig på cecilia.jansson@hsb.se.
SVAR: Vi kommer att gå igenom leverantörsreskontran och om det ligger bestridna fakturor kvar kommer dessa att flyttas över till nytt system.
Nej, det bara fakturor som är skickade för granskning och attest som syns i Utbetalningar och i Webbrapporter.
Nej, i dagsläget är Mitt HSB uppbyggt på att man arbetar med en brf i taget.
Fakturor i befintligt system kan hanteras till och med 30 oktober, om några nya fakturor skulle tillkomma som kräver skyndsam hantering meddelar vi detta separat. Någon bevakning behövs inte.”
Hantering av kreditfakturor är generellt samma som tidigare, invänta kreditfaktura och hantera sedan båda fakturorna. Det går bra att parkera en faktura i väntan på kreditfakturan, den ursprungliga fakturan behöver då inte avvisas. Meddela gärna alltid varför ni avvisar fakturor.
Ja, översättningstabellen för den nya kontoplanen finns i både Excel och PDF här på hsb.se/malmo/digitalisering.
Ja, så är det tänkt.
Ja, det nya systemet är utformat för att fungera i de vanligaste förekommande webbläsarna, både i mobilen och på datorn.
Det är valen i Attestordningen som styr fakturaflödet. Alla som är valbara i Attestordningen kan dock se fakturor som är ute för granskning och attest, även om de inte har egen uppgift att utföra på dessa.
Samtliga fakturor som är ute för granskning och attest kan ses av de personer som är valbara i Attestordningen, även de som redan utfört sin attest.
En rad nya tjänster för att underlätta styrelsearbetet kommer att lanseras, datum för lansering av den nya hanteringen av Löner och arvoden är inte satt ännu.
Kommentar sparas automatiskt även med knapparna Parkera och Avvisa.
Historiska fakturor inklusive fakturabild finns fortsatt i Webbrapporterna, under Ekonomi och Finansiella rapporter i Mitt HSB.
Ja, alla som är valbara i Attestordningen kan se samtliga fakturor som är ute för granskning och attest.
Ja, förutsatt att fakturan konteras på ett specifikt projekt kan den styras till avvikande granskare. Kontakta brf-ekonomen för hantering av projekt.
Ja, det är flera personer som arbetar med fakturahanteringen.
De nya tjänsterna är ett led i att öka automatiseringen och effektivisering.
Kontakta gärna er brf-ekonom för att komma till rätta med detta.
Leverantörer som använts under 2020 och 2021 har kontaktats eller kommer att kontaktas.
Nej, men om ni är i processen att ta in en ny leverantör får ni gärna vara extra vaksamma så att rätt märkning används likaså om ni upptäcker att märkningen inte är korrekt.
Fakturor kan skickas i pdf-format till pdf.faktura.malmo@hsb.se.
Nej, stängningen beror på kopplingar till resterande ekonomisystem.
Genom att parkera en faktura förhindras att den granskas eller attesteras vilket kan vara användbart om man till exempel har frågor kring en faktura och tänker kontakta leverantören, eller av annan anledning vill avvakta med att hantera fakturan.
På hsb.se/malmo/digitalisering samlar vi allt material, men ni är alltid välkomna att kontakta er Brf Ekonom eller vår kundsupport.
De val som gjorts i det befintliga system följer med till Utbetalningar. Önskas förändring under perioden Attestordingen inte är tillgänglig, kontakta brf-ekonom.
När det finns uppgifter Att göra, skickas notifiering till angiven e-postadress. Genom att gå in under Ekonomi och Alla fakturor kan man på ett säkert sätt verifiera om det finns fakturor som ska hanteras. På samma sätt kan det göras framöver under Ekonomi och valet Utbetalningar.
Ja, det stämmer. Lägg också gärna en kommentar till varför fakturan avvisas, så vi kan förbättra processen.
Ja, ladda ner fakturan från verktyget, och skriv sedan ut den som du skulle göra med en annan pdf-fil.
Det nya systemet är mer exakt än det gamla, men vi hanterar ett stort antal fakturor, och därför är det svårt att garantera att fel aldrig uppstår.
Styrelsen beslutar om attesterna och registrerar i tjänsten Attestordning på Mitt HSB, har dubbel attest valts behöver två personer attestera oavsett fakturabelopp.
Notiser kommer att skickas när det finns fakturor att hanteras.
Vi är just nu i processen med att flytta över från det gamla systemet, och kommer att börja släppa på fakturor från och med den 29 oktober.
Vi får be att få lov att komma tillbaka med svar på detta.
Genom att gå in under Ekonomi och Alla fakturor/Utbetalningar kan man verifiera vad som finns att hantera.
Under Ekonomi och därefter Finansiella rapporter, till exempel Leverantörsfråga som fungerar precis som tidigare.
Vi känner inte till några driftstörningar där, arbetet som utförs med det nya ekonomisystemet bör inte påverka Finansiella rapporter.
Här får vi be att återkomma med hur långt tillbaka som är tillgängligt i Webbrapporter.
Samtliga leverantörer kontrolleras via vår leverantör Inyett AB innan de registreras. Kontroller görs bland annat gällande momsregistrering, innehav av F-skatt, bluffbolagsmarkering och rating. Därutöver utförs transaktionskontroll vid betalningen, innefattande bland annat ovanstående kontroller.
Vi tar den här frågan med oss och för den vidare.
När det finns uppgifter Att göra, skickas notifiering till angiven e-postadress. Genom att gå in under Ekonomi och Alla fakturor kan man på ett säkert sätt verifiera om det finns fakturor som ska hanteras. På samma sätt kan det göras framöver under Ekonomi och valet Utbetalningar.