Vi stödjer inte längre, fullt ut, webbläsaren Internet Explorer (version 11 eller tidigare) då detta är en gammal webbläsare som inte längre underhålls av Microsoft och inte fungerar med modernare webbteknik. Därför rekommenderar vi att ni istället använder er av någon av dessa webbläsare: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge eller Apple Safari

Att tänka på vid digitala styrelsemöten

Ibland, särskilt under coronatider, behöver styrelsemöten i bostadsrättsföreningar ske digitalt eller via telefon. I samband med det finns vissa regler att beakta, här redogör vi för dem.

Enligt lag går det bra att hålla styrelsemöten digitalt eller via telefon. Tänk dock på att välja en säker kommunikationskanal som alla i styrelsen har tillgång till, som Teams eller Skype. Samt informera om vilka regler som ska gälla under och efter mötet.

Vilka får närvara och hur många dyker upp vid mötet?

Besluta vilka som får närvara vid styrelsemötet och kontrollera vilka som dyker upp på mötet för att säkerställa att styrelsen faktiskt är beslutsför, det vill säga att fler än hälften av det totala antalet ledamöter är närvarande. Men även fär att veta vilka som närvarar vid, och hör vad som sägs, under mötet.

Styrelsen kan låta andra ta del av diskussioner och information från mötet om det inte är till skada för föreningen, men bör vara restriktiva i sin bedömning av om information kan lämnas ut.

Det är styrelsen som avgör om någon annan än styrelsens ledamöter ska få närvara vid mötet. Styrelsens ledamöter får dock inte föra vidare vad som diskuterats inom styrelsen om det kan skada föreningen eller enskilda medlemmar om informationen förs vidare. Alltså gäller att styrelsen ska vara aktsam om det man har kännedom om. Av detta följer att styrelsen kan låta andra ta del av diskussioner och information från mötet om det inte är till skada för föreningen, men styrelsen bör vara restriktiv i sin bedömning av om information kan lämnas ut.

Hur ska personuppgifter behandlas och skickas över digitalt?

I hantering av frågor som hör till den löpande förvaltningen kan det finnas behov av att skjuta upp underhållsarbete i en viss lägenhet vid risk för smittspridning. Observera dock att uppgifter om någons hälsa är en känslig personuppgift. Sådana får behandlas när det är nödvändigt för att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt lag. Men vidta alltid lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna, som aldrig ska vara tillgängliga för fler personer än nödvändigt.

I praktiken kan det innebära att styrelsen under mötet har rätt att prata om, skriva i möteschatt samt protokollföra att en medlem är smittad. Men om styrelsen väljer att lagra eller skicka runt en sådan känslig personuppgift är det oerhört viktigt att det görs på ett tryggt sätt. Digitala utskick av protokoll eller andra handlingar som innehåller personuppgifter bör alltid skickas krypterat.