Styrelsens arbete

De viktigaste redskapen i styrelsens arbete är:
• Verksamhetsplan för de närmaste fem åren
• Ekonomisk prognos för c:a 8 - 10 år.
• Underhållsplan för 20 år framåt
Planerna revideras minst en gång per år.
Styrelsen har i övrigt som stöd för sitt arbete av HSB centralt framtaget bl a :
• Arbetsordning och arbetsfördelning för styrelser m fl
• Styrelsens ansvar och skyldigheter

Styrelseprotokoll

Styrelseprotokoll är inte offentliga handlingar, eftersom de kan innehålla information om enskilda boende. I sådana ärenden har styrelsemedlemmarna också tystnadsplikt.
Styrelsen har eget kontor och sammanträdesrum i nr 4A NB, där allt material för verksamhetens bedrivande finns samt arkiv av äldre handlingar med historiskt intresse för föreningen.
Brevlåda finns i dörren för meddelande, synpunkter mm.

Revisor

Revisorn ser till att styrelsen arbetar efter de beslut som fattats och efter föreningens stadgar och målsättning.
Av formella, juridiska motiv är det därför viktigt att revisorn ej involveras i styrelsens beslut/ställningstagande. Revisorn kan däremot fungera som rådgivare i specifika frågor.
Revisorn skall delta den årliga fastighetsbesiktningen, som företrädesvis sker på våren innan stämman. Förvaltaren kallar revisorn till fastighetsbesiktningen.
Det är av största vikt att revisorn gör ett besök i kvartalet på HSB-föreningens ekonomiska förvaltning, för att bilda sig en uppfattning om hur bokföring m.m. sköts för bostadsrättsföreningens räkning.
Vid budgetarbetet ha kontakt med ekonomiansvariga.
Finns inventarielista kan avstämning av den lämpligen ske i samband med den årliga
fastighetsbesiktningen.
Protokoll skall löpande tillställas revisorn.

Certifiering

Styrelsen kan idag låta sig certifieras.
Det säkerställer styrelsens kompetens

För att kunna certifiera bostadsrättsföreningen enligt HSBs certifieringssystem måste styrelsen ha den kunskap som krävs för att förvalta föreningens fastigheter och andra tillgångar, följa lagar och ta tillvara medlemmarnas ekonomiska intressen på bästa sätt.

I certifieringsarbetet, som är ett kontinuerligt arbete, erbjuds styrelsen utbildning. Certifieringen garanterar att styrelsen har den kunskap och de verktyg som behövs för att skapa kontinuitet, stabilitet och trygghet i bostadsrättsföreningen.

Certifieringen bygger på att styrelsen har en öppenhet inför medlemmarna och att information lämnas regelbundet. Tydlig information är A och O. Det gäller både pågående verksamhet och framtida planer. Medlemmarna får bra underlag inför beslut på stämmor.
De kan lättare värdera verksamheten och ta ställning till utveckling

Andra kan lättare bedöma

När en medlem ska sälja sin bostadsrätt kan det vara avgörande om en bostadsrättsförening håller hög kvalitet eller ej. En certifierad bostadsrättsförening är en kvalitetsgaranti för alla som har med föreningen att göra. Det har betydelse när en enskild medlem eller föreningen ska ansöka om lån eller ändra villkor. I kontakter med
leverantörer, banker och andra är det många gånger föreningens betalningsförmåga, avgiftsnivåer och framtidsplaner som är viktiga uppgifter. Certifieringen visar hur det står till med ekonomin och som ett extra plus redovisas fakta som mycket sällan finns i en
vanlig årsredovisning.

Fem steg i certifieringen

Certifieringen ingår i HSB KVALITETSSTANDARD 2002, är uppbyggd på ett liknande sätt som ISO, och anpassad för bostadsrättsföreningar (Krav och rekommendationer för bostadsrättsföreningar
2002:103)

Styrelsen bestämmer sig

När ni i styrelsen fattat beslut om att genomgå certifieringsprogrammet kontaktar ni er regionala HSB-förening och anmäler ert intresse. Ett
avtal upprättas mellan HSB-föreningen och er bostadsrättsförening.
Genom avtalet får styrelsen:
- en handbok, formulär och mallar för certifieringsprocessen
- använda systemet HSB Certifiering och möjlighet att ansöka
om certifiering varje år
- löpande information om HSB Certifiering

Kunskapsprov för styrelsen

För att erhålla och upprätthålla certifikat ska hälften av er styrelses ordinarie ledamöter, dock minst tre, ha den kunskap som certifieringen kräver. Godkänt kunskapsprov ger ett kunskapsintyg.
Om någon styrelsemedlem saknar de kunskaper som krävs, erbjuder er HSB-förening utbildning som innehåller följande:
- underhållsplanering
- ekonomisk planering och prognoser
- mål och uppföljning
- budget, bokslut, resultat- och balansräkning
- information och kommunikation med medlemmarna

Opartisk certifieringsrevision

En sakkunnig yrkesrevisor granskar styrelsens certifieringsarbete och gör en bedömning av tillförlitligheten i styrelsens prognos. Ett
utlåtande från certifieringsrevisorn ska behandlas på en föreningsstämma och därefter lämnar styrelsen kompletterande handlingar till revisorn.
Om alla krav är uppfyllda utfärdar sedan certifieringsrevisorn ett certifikat.

Certifikat
Certifikatet gäller för ett räkenskapsår i taget. Giltighetstiden anges i Certifikatet. Därefter kan bostadsrättsföreningen varje år upprepa processen och ansöka om förnyat HSB Certifikat. Med ett giltigt
Certifikat kan er bostadsrättsförening kalla sig HSB Certifierad.

Intresserad av styrelsearbete

Intresserad av styrelsearbete?
Du är hjärtligt välkommen att kontakta någon i valberedningen eller i styrelsen om du är intresserad att bli styrelsemedlem.