Valberedning

Ledamöter väljs i styrelsen på två år i taget. När dessa år är slut kan antingen personen bytas ut mot någon annan, eller väljas om till ytterligare mandatperiod. Om en styrelsemedlem avgår under mandatperioden kan det även bli aktuellt med s.k. fyllnadsval vid nästa årsstämma, då en ny person väljs in i styrelsen fram tills dess att ordinarie mandatperioden för den personen/posten utgår.

Det är valberedningen som lägger fram förslag till medlemmarna vid årsmötet, på förslag till nya styrelseledamöter eller omval av befintliga. De ska alltså ha god kunskap om vilka personer som bor i området, och på så vis kunna leta upp intresserade som kan passa i styrelsen.

Däremot är det styrelsen själva som väljer vem av dem som ska vara ordförande och övriga befattningar, detta sker på ett s.k. konstitueringsmöte som styrelsen håller första styrelsemötet efter årsstämman.

Valberedning Brf Emaljeraren

I vår bostadsrättsförening utgörs valberedningen av tre personer. En av dom är sammankallade, d.v.s. valberedningens ordförande.

Valberedningen i Emaljeraren 2007 består av:
Tony Yakob sammankallande
Thomas Berwenmark
Alex Valck

Riktlinjer för valberedningen

Valberedningen skapar styrelsen
Valberedningen är medlemmarnas viktigaste instrument för att skapa och behålla en fungerande styrelse som på ett tryggt sätt kan hantera föreningens framtid. Ofta är det valberedningen som tar initiativ till ett nödvändigt förändringsarbete. Valberedningen har alltså en nyckelfunktion och dess uppgift är bl.a. att från den stund den utses, fram till nästa årsstämma, analysera hur den sittande styrelsen arbetar.
Valberedningens arbete pågår därmed parallellt med styrelsens arbete under hela det år den är vald för. Att sammankalla valberedningen några veckor före stämman räcker alltså inte. Valberedningen ska hålla ett antal möten jämnt fördelat över året, och dessa protokollförs eller dokumenteras på annat sätt.

Vilka poster

Vilka poster ska valberedningen hitta personer till?
Valberedningen ska föreslå ledamöter till;
• Styrelsen
• Suppleanter till styrelsen
• Revisorer
• Suppleanter till revisorerna
• Valberedning (alltså föreslå ersättare till sig själva)
• Olika projekt som medlemmar ska ingå i (projektgrupper/arbetsgrupper)
• Alla övriga förtroendeposter som hör till föreningen.

Valberedningen ska söka ledamöter främst till;
• De poster där avhopp skett under året, från ovanstående nämnda poster
• De ledamöter som står i tur att avgå i styrelsen och för revisor (och andra poster)
men detta är inte något hinder för att även förslag kommer in på redan tillsatta poster, och dessa förslag måste naturligtvis också redovisas för medlemmarna av valberedningen.

Det är särskilt viktigt att valberedningen känner till vilka funktioner som skall bemannas. Valberedningen träffar aktuella kandidater och presenterar arbetsuppgifterna. Det är mycket angeläget att tydligt presentera föreningen och dess organisation, arbetssätt och vad uppgiften kräver i form av kunskap, tidsåtgång och engagemang. Det är bra om det finns flera kandidater till respektive post. Valberedningen ska inte begära att kandidaterna måste ta ställning direkt, utan de ska i lugn och ro fundera över vad de vill utifrån den information de fått.

Styrelse och revisorer

Valberedningen bör sträva efter en allsidig bemanning i styrelsen avseende ålder, kön, yrkeserfarenheter och kompetens.

I Föreningslagen (8 kap. 3 §) står det; "Revisorerna skall ha den insikt i och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden som med hänsyn till arten och omfånget av föreningens verksamhet fordras för uppdragets fullgörande". Det är alltså viktigt att valberedningen undersöker förutsättningarna för de som nomineras till interna revisorer i föreningen, så att de uppfyller de krav som ställs. Målet måste vara att hitta någon inom föreningen med rätt kompetens, men om det skulle visa sig omöjligt så kan föreningen ta in en revisor utifrån, t.ex. från en annan förening. Revisionsarbetet pågår under hela året. Det är alltså inte bara att kontrollera redovisningshandlingarna. Valberedningen kontrollerar med revisorerna att så verkligen sker.

Valberedningens kompetens

Det är viktigt att valberedningen har de kunskaper som behövs och att valberedningen går de kompetenshöjande kurser som erbjuds valberedningen. En viktig förutsättning som valberedare är att man är insatt i hur bostadsrättsföreningar fungerar i stort såväl som i den egna föreningen, och att man sätter sig in i hur en styrelse ska arbeta på bästa sätt med medlemsinformation och demokrati där öppenhet och ärlighet är viktiga ingredienser.

Valberedningen bör informera sig om styrelsens årsplan, om adjungeringar och om ledamöternas närvarofrekvens och dylikt, samt vara väl förtrogen med föreningens stadgar.

På uppdrag av medlemmarna

Valberedningen arbetar helt och hållet på uppdrag av ägarna, dvs föreningens medlemmar. Styrelsen har därför inget mandat att lägga sig i valberedningens arbete.

Ledamöter i valberedningen väljs på årsmötet utifrån de medlemmar som fysiskt bor i föreningen. Vem som är sammankallande utses på stämman när valberedning väljs.

Valberedningens uppgift är att i dialog med bl.a. ordföranden hålla sig underrättad om hur arbetet i styrelsen fungerar, och om styrelsens sammansättning utifrån kompetens och engagemang ger styrelsen rätt förutsättningar att hantera de frågor som föreningen står inför. Valberedningen ska så långt det är möjligt säkerställa att styrelsen har rätt sammansättning och rätt förutsättningar att vara föreningens näst högsta beslutande organ.

Valberedningen ska fortlöpande analysera och skaffa sig kännedom om vilken kompetens som finns bland bostadsrättsföreningens samtliga valbara medlemmar utanför styrelsen.
Inte minst viktigt är att kontakt tas med alla nyinflyttade i föreningen och att valberedningen har god kontakt med medlemmarna.

Uppföljning bland de nyvalda

Valberedningen bör några månader efter årsstämman ta kontakt med de nyvalda styrelse-ledamöterna för att kontrollera hur de blivit mottagna, och i vilken mån deras förväntningar på styrelseuppdraget stämmer överens med den verklighet som mött dem i styrelsen.
Motsvarande gäller de som nominerats till övriga förtroendeposter. Inte minst när det gäller suppleanter, eftersom det sällan kommer fram annars vilket engagemang som finns där.
Valberedningen bör även intervjua ordföranden i styrelsen om hur de nya ledamöterna och suppleanterna funnit sig till rätta och på vilket sätt de involveras i styrelsearbetet.

På samma sätt är det att rekommendera att valberedningen undersöker orsaken om en styrelseledamot, suppleant i styrelsen eller annan förtroendevald avsäger sig sitt uppdrag under löpande mandatperiod, så att valberedningen kan redovisa detta för medlemmarna.

Löpande information

Löpande information till medlemmarna
Valberedningen informerar alla medlemmar i ett tidigt skede vilka av styrelsens ledamöter som står i tur att avgå, samt vilka fyllnadsval som kan behöva göras på grund av avsägelser.

Om en styrelseledamot, eller någon på en annan förtroendepost i föreningen, avser att inte fortsätta efter nästa val, eller avbryter sitt uppdrag med omedelbar verkan, så meddelar denna person (i första hand, i andra hand gör styrelsen detta) sitt beslut till valberedningen, som i sin tur ser till att detta snarast kommer medlemmarna till kännedom.

Om förändringar till nästa ordinarie stämma sker i valberedningens konstitution, eller om valberedningen avbryter sitt arbete, eller andra viktiga förändringar inträffar här, är i första hand valberedningen skyldig att informera medlemmarna om det inträffade. I andra hand är styrelsen skyldig att snarast tillse att medlemmarna får informationen.

En mycket viktig funktion för valberedningen är att i samband med att valberedningen löpande kontrollerar att styrelsearbetet fungerar också upplyser medlemmarna ifall valberedningen upptäcker att styrelsearbetet inte fungerar som det borde. Detta eftersom föreningen kan ta skada om det går för lång tid med brister i styrelsearbetet.

Valberedningen redovisar för medlemmarna hur styrelsearbetet fungerat och t.ex. hur deltagandet på styrelsemötena varit för de olika ledamöterna och suppleanterna. Valberedningen informerar även om hur arbetet fungerat mellan valberedning och styrelse, och om styrelsen underlättat valberedningens arbete på ett tillfredsställande sätt.
På motsvarande sätt redovisas revisorernas och övriga ledamöters arbete.

Motiverade val

Valberedningen ska motivera varför de föreslår omval eller låter en styrelse sitta kvar oförändrad. Resonemanget grundar sig i att styrelsen ska vara väl rustad för att klara framtidens krav och utmaningar.
Anser valberedningen att den sittande styrelsen klarar dessa uppgifter måste den också på stämman inför medlemmarna motivera varför den inte väljer att föreslå nya ledamöter.
Nomineringar till övriga förtroendeposter ska motiveras på motsvarande sätt.