Kommunikationstips inför stämman

1. Börja i förväg

Planera upplägget för stämman i styrelsen. Tänk gärna över om det går att engagera fler i planeringen? Att redan innan dagordningen sätts fråga medlemmarna: ”Hur kan vi göra stämman mer relevant för dig?”.

Men kom ihåg: Om ni frågar är det viktigt att ni följer upp medlemmarnas önskemål – annars riskerar ni att de känner sig osedda. Detsamma gäller motioner från medlemmarna. Påminn om möjligheten att skicka in.

2. Hitta något som lockar

Att hitta något som lockar är inget krav utöver att ni lämnar ut dagordningen men det kan vara värt att tänka över om ni vill att fler ska komma till stämman. Tänk över om ni kanske kan ta in gäster? Har det varit inbrott i området kanske närpolisen kan komma förbi och berätta om läget. Ska det göras renoveringar kanske någon av entreprenörerna kan komma och berätta om vad de ska göra.

Se till att det åtminstone finns vatten och kaffe att dricka, och gärna fikabröd eller lättare tilltugg.

3. Kalla i rätt tid

Det är extra viktigt att kontrollera vilka kallelsetider som gäller då lagstiftningen ändrades 2016. Här kan du läsa mer om vilka kallelsetider som gäller i HSBs olika stadgeversioner.

Tänk gärna över om den formella kallelsen ska vara den enda gången ni kommunicerar om årsstämman? Om ni har en aktiv dialog om stämman redan tidigare kommer kallelsen vara lättare att ta till sig.

4. Kalla på rätt sätt

I normalfallet är kravet att det sätts upp anslag på allmän plats, som trappuppgångar. Det kan vara trevligare att även lämna skriftlig kallelse till samtliga medlemmar i brevinkasten.

Kanske också komplettera med mejl – och att skriva i sociala medier för de föreningar som har aktiva sidor i de kanalerna. Det är också bra att ha med valberedningens förslag, en del medlemmar kan annars bli oroliga att uppgifter kastas på dem som deltar på stämman.

5. Hitta rätt ton

Kallelse till föreningsstämma ska innehålla uppgifter om de ärenden som ska förekomma på föreningsstämman. Tänk över om det formella med dagordning, tid och plats och liknande kombineras med något i en personlig ton från er i styrelsen? Att det ska bli trevligt att ses och förklara bakgrunden till varför stämman hålls – om medlemmarna vet att man tillsammans tar hand om fastigheten ökar chansen att de boende vill engagera sig.