Ordning och reda – en viktig del i styrelsearbetet

Om en er styrelse har en tydlig arbetsordning, dagordning, ärendelista, bra förarbete och bra uppföljning så ökar arbetslusten och engagemanget i styrelsen. Nedan kommer ett exempel på hur man kan jobba i styrelsen för att få bra struktur på sitt arbete.

HSB brf Vikingen - ett gott exempel

Vi har träffat Mona Bergström-Ling som är ordförande i HSB brf Vikingen, en bostadsrättsförening från 1964 med 314 lägenheter. Hon delar med sig av hur de jobbar för att arbetet ska gå smidigt, men också vara roligt.

- För att skapa en bra struktur börjar vi med att redan på det konstituerande mötet dela upp arbetsuppgifter så att alla har grundområden. Är man ny i styrelsen så har man första året inget eget ansvarsområde, säger Mona.

I olika projekt så medverkar den som har kunskap eller intresse och är det stora projekt är det flera styrelsemedlemmar som medverkar.

- Jag tycker det är viktigt att framhålla att man inte ska vara rädd för att medverka i projekt för att man inte har kunskap, det räcker med att man är intresserad och har en vilja att lära sig. Jag har varit med i flera projekt där jag inte har haft någon kunskap från början, men på vägen lärt mig otroligt mycket.

Den/de som är med i ett projekt får rapportera om hur det går på styrelsemötet så att alla kan känna sig delaktiga. Protokollet från projektet blir en bilaga till styrelseprotokollet. För att praktiskt underlätta har alla i styrelsen i HSB brf Vikingen en ipad samt att sekreteraren och den som är ansvarig för deras medlemstidning har en laptop.

De har också en ”att göra lista” där de skriver upp vem som har fått en uppgift eller något viktigt de behöver komma ihåg framåt i tiden. Listan skickas ut tillsammans med dagordningen och gör att inget faller mellan stolarna.

- Vi jobbar överlag mycket med mejl. Innan styrelsemötet sänds dagordning, att göra-lista och annan viktig information ut. Är det någon som fått i uppdrag att ta reda på något, exempelvis vad det finns för olika laddstolpar, så ska det sändas ut i samband med dagordningen. Då har alla en möjlighet att läsa på innan styrelsemötet och vi får en bättre diskussion på mötet.

En annan viktig del för att samarbetet i brf Vikingens styrelse ska fungera bra, är deras värdegrunder.

- Alla får skriva fem post-it lappar med vad som är viktigt för var och en. Sedan sorterar vi lapparna tillsammans. Från resultatet väljer vi ut 5-6 saker som är viktiga för alla. Det kan vara till exempel att vi pratar med varandra och inte om varandra, att vi kommer förberedda till mötet, att vi håller tiden och så vidare. Det hjälper oss verkligen i vårt samarbete.

Mona framhåller dock att det inte innebär att alla ska tycka lika om allting. Hon tycker att det är bra att de kan ha olika synpunkter – det för diskussionen och föreningen framåt.

- Men det absolut viktigaste för att lyckas i styrelsearbetet är att ha roligt och högt i tak, avslutar Mona.

6 tips för att lyckas!

• Dela upp arbetsuppgifter utefter ansvarsområden
• Gör en övergripande planering för hela året på det konstituerande mötet
• Skicka ut underlag i förväg så att alla kan komma förberedda till mötena
• Ta fram en gemensam värdegrund
• Utnyttja möjligheten till utbildning som HSB erbjuder
• Ha roligt och högt i tak

Lycka till!