6 tips på vad ni ska tänka på vid upphandlingar

1. Gör er hemläxa inför upphandlingen
För att nå ett gott slutresultat är det bra att veta redan i förväg vad föreningen vill få ut av en upphandling. Lägg därför ned lite tid på att klargöra vad som är viktigt i den upphandling ni tänker genomföra, inte minst då i avvägningen mellan pris respektive kvalitet. Titta gärna på de lösningar som andra jämförbara bostadsrättsföreningar har. Vilken nivå har de på pris och leverans? Är ett lägre pris värt en eventuell förändring i leveransen?

2. Utgå alltid från branschstandard
Anpassa ert förfrågningsunderlag till det som utgör standard i den aktuella branschen (till exempel Avtal för fastighetsförvaltning för förvaltningsåtaganden). Är ni tydliga i upphandlingsmaterialet så tolkar alla det på samma sätt, vilket gör olika leverantörers avtalsförslag mer jämförbara. Det är lätt att lockas av ett lågt pris, men om underlagen inte är jämförbara riskerar ni att jämföra ”äpplen med päron”. Saknar ni egen kompetens i styrelsen kan en professionell upphandlare hjälpa er. Särskilt vid större upphandlingar lönar det sig ofta med erfaren hjälp för att ”nollställa” anbuden mot varandra.

3. Om ni tar hjälp – var noga med vilken affärsmodell som används
Även om ni anlitar en professionell upphandlare är det viktigt att säkerställa att hen använder ett förfrågningsunderlag som följer branschstandard. Var också uppmärksam på vilken affärsmodell som används. I vissa fall baseras konsultens arvode på en förväntad besparing. Ett kraftigt nedförhandlat pris kan se bra ut på pappret men resultera i att mindre ingår i grundavtalet och att mer extrafaktureras. Den förväntade besparingen blir därmed inte så stor i slutändan som man räknat med.

4. Ta referenser
Det gäller också att försäkra sig om att sedan få en leverans som följer avtalet. Därför bör ni höra er för om leverantören från andra. Vilka kunder finns? Hur nöjda är de? Särskilt vid större uppdrag är det viktigt att få referenser. När det gäller tjänster finns det ofta något slags kundundersökning att tillgå. Det kan också vara bra att prata direkt med en bostadsförening i samma storlek, eller med samma förutsättningar, som är befintlig kund till leverantören.

5. Dokumentera hela processen
Allt som ingår i det som upphandlas ska finnas dokumenterat och helst vara nedskrivet i avtalet. Även om muntliga överenskommelser gäller i princip, så skapar de onödiga risker för framtida tvister som kan ta tid och energi i anspråk helt i onödan. Dessutom blir sådant som bara diskuteras muntligt ofta beroende av specifika personer i styrelsen respektive hos leverantören. Så det gäller att få ner allt ni kommer överens om skriftligt!

6. Se över och stäm av regelbundet
Styrelsen bör ha en förteckning över alla avtal ni har, varför ni har tecknat avtalen, vilka leverantörerna är, vad de levererar och hur länge avtalen gäller. Se över era avtal med jämna mellanrum och stäm av större leveranser regelbundet, även då allt flyter på bra. Kanske finns det delar som ni inte längre har behov av och annat som ni faktiskt skulle behöva hjälp med. Istället för att säga upp ett avtal kan det vara givande att ta en dialog med leverantören för att hitta en ny väg framåt. Ofta går det att omförhandla befintliga avtal under pågående avtalstid om ni vill förändra något.