Skräddarsydd utbildning gav styrelsearbetet struktur

HSB Brf Gösen ligger på Bollmoravägen intill Tyresö Centrum. När de två stora åttavåningshusen byggdes 1959-1961 var de områdets allra första bostadshus. De inrymmer allt som allt 210 lägenheter. Föreningen är välskött och har genomfört en lång rad stora projekt, bland annat ett stambyte och nu senast en renovering av balkongerna.

– Styrelsearbetet har fungerat bra, men mycket kunskapsöverföring har skett muntligt och det har inte funnits så mycket skriftlig dokumentation av struktur eller rutiner. Det fungerade fint förr, när folk satt länge i styrelsen. Nuförtiden byts ledamöter ut oftare, förklarar styrelseordförande Carina Bolander.

För de som valdes in som nya styrelsemedlemmar våren 2018 kändes startsträckan lång. Det var svårt att komma in i styrelsearbetet och få klart för sig exakt vad som förväntades av dem och hur de borde lägga upp och prioritera sina arbetsuppgifter. När så den tidigare ordföranden i september klev av sitt uppdrag och Carina ersatte honom, kände styrelsen att det behövdes något slags omtag.

Svaret blev att beställa en skräddarsydd utbildning från HSB inriktad på att skapa bra arbetsformer i styrelsen, med tydlig roll- och arbetsfördelning, delegationsordning, årsplanering och rutiner för beslutsunderlag.

– Målsättningen var att strukturera upp arbetet och definiera allas roller. Alla ska kunna komma väl förberedda till styrelsemötena så att vi kan fatta beslut effektivt utifrån bra underlag, säger Carina.

Foto: OTW

Under en helg i oktober höll HSBs Hans Jansson utbildningen och styrelsen kom därifrån med ett underlag för sitt vidare arbete. Utbildningen hjälpte till att definiera vad som är styrelsens ansvar, vad som är viktigt och mindre viktigt och hur man bör fördela och prioritera arbetet. Ansvar och roller förtydligades och styrelsen har infört ett helårstänk i sin planering.

– För mig blev mitt uppdrag som ekonomiansvarig mycket tydligare. Jag förstod hur det ska utföras, vad jag är skyldig att göra och vad jag kan göra, fast jag inte måste. Nu vet jag vad jag ska lägga tiden på och när. Vi kan bli ännu mer strukturerade, men redan nu har vi kortat styrelsemötena med säkert en timme, säger Jonas Strömsjö, som var en av de nya styrelseledamöterna.

– Med en tydlig struktur kan vi fokusera på det väsentliga, de beslut som ska fattas under mötet. Småsaker får hanteras på andra sätt, förklarar Carina.

När styrelsen åter träffade Hans Jansson i februari 2019 för en avstämning var han imponerad över hur långt de hade kommit. Carina och Jonas är övertygade om att det blir mycket lättare att komma in i arbetet för de tre nya ledamöter som ska väljas in vid vårens årsstämma.

– De kommer snabbt att komma igång med de grundläggande uppgifterna inom sina ansvarsområden. Jag tror att just detta är svårt i många föreningar. Ett omtag som vårt skulle göra gott för många, avslutar Jonas.

Text: Björn Raunio