Att tänka på inför stämman

Årets viktigaste händelse i bostadsrättsföreningen är föreningens stämma, där medlemmarna samlas för att fatta viktiga beslut inför det kommande årets verksamhet. Under en pandemi där vi ska undvika att träffas fysiskt, uppstår det en rad olika frågor om hur det ska kunna gå till. Någon som märkt av det här är Fred Åkesson som är ombudsman på HSB Stockholm och hjälper styrelser i deras arbete.

- Jag har jobbat i drygt tjugo år på HSB Stockholm och aldrig fått så många frågor om stämmans genomförande, som under det senaste året. Förra året var jag även ordförande på många stämmor och helt klart har pandemin påverkat livet i bostadsrättsföreningen och föreningens verksamhet.

Poströstning kräver förberedelser

Redan inför förra årets stämmor behövde styrelserna fatta beslut om hur de skulle genomföra dem. I maj 2020 kom en ny lag som gav alternativ till fysiska möten och lagen förlängdes nyligen att gälla även under hela 2021. 

- Många av årets stämmor kommer att genomföras antingen helt med poströstning eller i kombination med en digital stämma, säger Fred Åkesson. Något som är viktigt att tänka på vid poströstning, är att förberedelserna kräver ett visst arbete för att poströstningsformuläret ska bli tydligt och lätt för medlemmarna att använda. Därför är det bra om styrelsen avsätter tid för att utforma det så pedagogiskt som möjligt.

I Mitt HSB finns mallar både för formuläret och för protokoll som används vid poströstning, men det gäller alltså att anpassa dem för varje förenings stämma.

Stämmor utomhus oklart alternativ

Under försommaren förra året var situationen annorlunda mot vad den är nu i februari 2021 och många föreningar kunde därför flytta ut sina stämmor till innergården eller någon annan öppen yta utomhus. I mindre föreningar med få deltagare på stämman gick det att genomföra fysiska stämmor, men i år är det fortfarande oklart om det kommer att vara görbart.

- Just nu kan vi inte rekommendera styrelser att planera för fysiska stämmor. Det vi kan uppmana till är att löpande lyssna på vad Folkhälsomyndigheten säger och följa deras direktiv. Vi vet inte hur långt vaccineringen har kommit och hur smittspridningen ser ut längre fram i vår.

Fred berättar att de flesta föreningar har kalenderårsredovisning och behöver genomföra sin föreningsstämma senast den sista juni. - Så det går att planera stämman till juni snarare än till april, men man behöver ändå vara beredd på att det inte kommer att gå att hålla en vanlig fysisk stämma i år, inte ens utomhus, säger han.

Digitala stämmor

Ett alternativ är att genomföra digitala stämmor, där medlemmarna kopplar upp sig med sina datorer och medverkar på distans. Förutom den minskade risken för smittspridning, är deltagarna också friare att bestämma vilken plats de vill följa stämman ifrån. Men Fred betonar vissa saker att tänka på för styrelsen.

- En digital stämma måste alltid kombineras med möjligheten att poströsta. Alla har inte förutsättningar att kunna vara med via dator och för dem måste det finnas alternativ. Så en styrelse behöver alltid möjliggöra poströstning, även om den beslutar att stämman ska hållas digitalt.

HSB Stockholm erbjuder ett digitalt verktyg för digitala stämmor och Fred påpekar att det är viktigt att ge tydliga instruktioner till deltagarna om hur den digitala stämman går till.

- Det handlar både om själva förfarandet under stämman, vilka verktyg som kommer att användas och vilka tekniska krav som ställs på utrustningen. Det är nödvändigt att deltagarna kommer förberedda och då behöver de ges rätt förutsättningar för det.

Så gick det förra året

Trots de ovanliga omständighterna kunde stämmorna genomföras under 2020. Det gjordes också en enkätundersökning bland våra föreningar, där de fick svara på frågor om hur det hade gått på deras stämmor. Det visade sig att det generellt hade fungerat väldigt bra och att medlemmarna hade haft stor förståelse för att situationen krävde viss anpassning.

- Av de föreningar som inte hade fysiska stämmor, utan valde andra alternativ, hade 80 procent ett högre deltagarantal än tidigare år. Bland dem finns också åsikten att den nya lagstiftningen ska permanentas och ge föreningarna större frihet att genomföra sina stämmor på andra sätt än det traditionella, berättar Fred.

- En sista sak att tänka på inför årets stämma, är att om frågor sköts upp från förra årets stämma, måste de tas upp i år. Därför är det bra att noga gå igenom förra årets stämmoprotokoll och se om något ärende ska in på agendan för årets föreningsstämma.

All information om de olika alternativen att genomföra stämman på finns samlad på vår sida om hantering av föreningsstämman och det går alltid att höra av sig till Fred Åkesson och hans kolleger om du har frågor som rör just er förening och vad som skulle passa för er. Kontaktuppgifter finns i sidfoten här nedan.