Motioner

Medlemmarnas egna förslag

En motion är ett skriftligt förslag från en medlem till föreningsstämman. Motioner är ett viktigt sätt för medlemmar att påverka föreningens utveckling, eftersom föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. På stämman kan medlemmarna fatta beslut i frågor som hör till föreningen och som tagits upp på rätt sätt inför stämman. 

Motioner bör handla om strategiska, större eller mer övergripande frågor om till exempel föreningens förvaltning, gemensamma utrymmen, trivselfrågor, miljöåtgärder, säkerhet, underhåll eller andra frågor som rör föreningen. Alla medlemmar har rätt att få en motion behandlad vid föreningsstämman om det begärs skriftligen hos styrelsen i rätt tid och på det sätt som anges i stadgarna. 

När ska motionen lämnas?

I vår förenings stadgar står att en medlem som vill få ett ärende behandlat på ordinarie föreningsstämma ska lämna in motionen skriftligt till styrelsen före januari månads utgång. 

Det betyder att motioner till den ordinarie föreningsstämman ska lämnas till styrelsen senast i 31 januari varje år. Motioner som kommer in senare kan inte garanteras bli behandlade på kommande ordinarie stämma.

Det är bra att lämna motionen i god tid. Styrelsen behöver hinna läsa motionen, förstå förslaget, utreda eventuella konsekvenser och formulera ett yttrande inför stämman. 

Vad passar som motion?

En motion bör handla om något som föreningsstämman kan och bör ta ställning till. Det kan vara en fråga där du vill att föreningen ska ändra inriktning, ge styrelsen ett uppdrag, utreda något större eller fatta ett principiellt beslut. 

Exempel på frågor som kan passa som motion:

• förslag om att styrelsen ska utreda en viss fråga,
• förslag som rör föreningens långsiktiga inriktning,
• principer för användning av gemensamma resurser,
• förslag om övergripande utveckling av innergården,
• större förändringar i gemensamma utrymmen, eller
• förslag om systematiska miljö- eller trygghetsåtgärder.

Motioner bör framför allt användas för frågor av viss betydelse eller principiell karaktär. Det är viktigt att inte använda motioner för att styra varje detalj i den löpande förvaltningen. Styrelsen ansvarar för föreningens löpande arbete mellan stämmorna och behöver ha möjlighet att sköta förvaltningen på ett ändamålsenligt sätt. Om föreningsstämman fattar detaljerade eller operativa beslut bakbinder den styrelsen och hindrar den att utföra sitt arbete.

Vad är inte en motion?

Det är inte alla frågor eller förslag som lämpar sig som motioner. Här nedan följer ett par exempel på vad som inte gör sig bra som motioner:

• En felanmälan är inte en motion. Trasig belysning, problem med portar, fel i tvättstuga, skador i gemensamma utrymmen, bristande städning eller liknande ska felanmälas enligt instruktionerna på hemsidan.liknande ska felanmälas enligt instruktionerna på hemsidan.
• En synpunkt eller idé behöver inte alltid vara en motion. Mindre förslag, frågor eller önskemål kan ofta lämnas direkt till styrelsen eller förvaltaren.
• En fråga till styrelsen är inte en motion. På föreningsstämman kan medlemmar normalt ställa frågor, men motioner är till för förslag och inte frågor.

Ofta har du större framgång med ett mindre omfattande förslag, frågor eller önskemål genom att vända dig direkt till fastighetsförvaltaren eller styrelsen med dem.

Så skriver du en motion

En bra motion är tydlig, konkret och lätt att förstå. Ju mer koncis och precis motionen är, desto större chans är det att andra medlemmar kan sätta sig in i frågan inför stämman. 

En motion behöver även alltid innehålla något konkret förslag som styrelsen kan bemöta och som föreningsstämman kan ta ställning till. Ett sådant förslag formuleras i regel som en så kallad att-sats.

Motionen bör innehålla:

1. Rubrik. Skriv en kort rubrik som beskriver vad motionen handlar om.
2. Bakgrund och motivering. Beskriv kort varför du lämnar motionen. Vad är problemet, behovet eller möjligheten? Förklara sedan varför du tycker att föreningen bör fatta beslut i frågan. Beskriv gärna konsekvenser, fördelar och sådant som stämman bör känna till.
3. Förslag till beslut. Avsluta med en eller flera tydliga att-satser. Det är den viktigaste delen av motionen, eftersom det är förslaget till beslut som stämman ska ta ställning till.
4. Avsändare. Ange namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Glöm inte att underteckna motionen.

Anledningen till att du behöver ange telefonnummer och e-postadress är för att styrelsen ska ha möjlighet att kontakta dig om de har frågor om motionen. Längst ner på sidan hittar du en mall du kan använda och ett exempel på en motion du kan ta inspiration från (även om förslaget i den kanske inte är så realistiskt).

Använd tydliga att-satser

En att-sats beskriver exakt vad du vill att föreningsstämman ska besluta. Den kan till exempel börja så här:

Jag föreslår att föreningsstämman beslutar att …

eller:

Jag yrkar att föreningsstämman beslutar att …

Exempel:

Jag föreslår att föreningsstämman beslutar att ge styrelsen i uppdrag att …

eller:

Jag föreslår att föreningsstämman beslutar att uppdra åt styrelsen att ta fram kostnadsförslag för ...

Undvik alltför otydliga formuleringar, till exempel “jag tycker att något borde göras åt gården”. Skriv i stället vad du vill att stämman ska besluta i en tydlig att-sats.

Tänk på stämmans och styrelsens olika roller

Föreningsstämman fattar beslut i föreningens större och principiella frågor. Styrelsen ansvarar sedan för den löpande förvaltningen och för att genomföra stämmans beslut på ett lämpligt sätt.

Det betyder att en motion ofta fungerar bäst om den anger vad föreningen bör uppnå, snarare än att detaljstyra exakt hur styrelsen ska utföra arbetet. I många fall kan det vara klokt att föreslå att stämman ger styrelsen i uppdrag att utreda en fråga, ta fram kostnadsförslag eller återkomma med förslag.

Exempel på lämplig nivå:

att ge styrelsen i uppdrag att utreda utökade möjligheter till cykelförvaringen i föreningen.

Mindre lämpligt:

att styrelsen ska köpa exakt cykelställsmodell X från en leverantör Y senast datum ÅÅÅÅ-MM-DD.

Det senare gör det svårt för styrelsen att ta hänsyn till kostnad, upphandling, byggnadstekniska förutsättningar, brandskydd och andra praktiska frågor. Det bakbinder med andra ord styrelsen och förhindrar den från att utföra sitt uppdrag enligt stadgan.

Vad händer när motionen har lämnats in?

När styrelsen har tagit emot motionen går styrelsen igenom den. Om motionen är otydlig eller om styrelsen inte förstår vilket beslut motionären vill att stämman ska fatta kan styrelsen kontakta dig som skrivit motionen för att reda ut frågan. Det är därför viktigt att du tydligt anger vem du är som skrivit motionen, och hur styrelsen enkelt kan komma i kontakt med dig. Styrelsen kommer om det behövs att föra en dialog med dig, till exempel för att klargöra vilket krav du som motionär har eller om frågan egentligen bör hanteras på ett annat sätt. Styrelsen kan även komma att föreslå mindre justeringar av motionen för att göra den tydligare. Samtidigt kan inte styrelsen neka dig att motionen behandlas på stämman om du vill det, och den har lämnats in i rätt tid och i rätt ordning. 

Styrelsen skriver normalt ett yttrande över motionen, även kallat ett motionssvar. I motionssvaret presenterar styrelsen sin bedömning av och sina synpunkter på motionen. I yttrandet kan styrelsen till exempel föreslå att stämman ska bifalla motionen, avslå motionen, anse motionen besvarad eller ge styrelsen i uppdrag att utreda frågan vidare.

Inför stämman får medlemmarna tillgång till stämmohandlingarna, där motionerna och styrelsens yttranden ingår. På så sätt kan alla medlemmar läsa motionen och yttrandet inför stämman för att själva bilda sig en uppfattning om frågan.

Hur behandlas motionen på föreningsstämman?

Motioner behandlas på föreningsstämman under punkten för ärenden som hänskjutits av styrelsen eller anmälts av medlemmar och som angetts i kallelsen. I föreningens stadgar anges uttryckligen att medlemmars anmälda ärenden, alltså motioner, behandlas under denna punkt på dagordningen. 

På stämman får du som skrivit motionen i regel möjlighet att kort presentera eller förklara den. Styrelsen redogör sedan för hur de ser på motionen och det yttrande de skrivit. Därefter kan stämman diskutera frågan innan den fattar ett beslut.

Stämman kan till exempel besluta att:

• bifalla motionen,
• avslå motionen,
• anse motionen besvarad,
• ge styrelsen i uppdrag att utreda frågan vidare,
• fatta ett något annorlunda beslut än det motionen eller styrelsen föreslagit, så länge det ryms inom ramen för motionen och kallelsen.

Det är viktigt att komma ihåg att stämman normalt inte kan fatta bindande beslut i frågor som inte finns med i kallelsen eller som har väsentligt samband med en sådan punkt. Kallelsen fungerar som stämmans ram och ska ge medlemmarna möjlighet att förbereda sig.

Det innebär att förslaget i motionen kan komma att ändras på stämman, men det får aldrig ändras så mycket att det faller utanför motionens materiella område. Om någon skrivit en motion om att bygga ett parkeringsgarage kan stämman alltså inte ändra förslaget och i stället besluta om att anlägga en fotbollsplan på innergården.

Kan man lämna flera motioner?

Ja, du som medlem kan lämna flera motioner. Det är ofta bättre att lämna separata motioner om förslagen handlar om olika frågor. Då blir det tydligare för stämman vad som ska diskuteras och beslutas.

Om en motion innehåller flera olika förslag bör de delas upp i flera att-satser. Då kan stämman ta ställning till varje del för sig. De olika att-satserna bör dock ha ett tematiskt samband i sådana fall.

Mall och exempel

Längst ner på sidan kan du ladda ner:

• en mall för motioner,
• ett fiktivt exempel på en enkel men välskriven motion.

Du behöver inte använda mallen, men den kan hjälpa dig att få med det viktigaste: rubrik, bakgrund, motivering och tydligt förslag till beslut.