Tips och råd inför bokslut

Styrelsens ansvar - förvaltningsberättelsen

Styrelsen ansvarar för förvaltningsberättelsen. Det är bra om ni tar tid på er och tänker igenom vad ni gjort och vad som hänt under året. Finns det några stora händelser som är viktiga att lyfta fram? Det kan vara allt ifrån att ha omförhandlat lån till att ha gjort om lekplatser. Allt som gör boendemiljön bättre eller något som styrelsen är stolt över. De boende kan även uppskatta att få höra vad som kommer hända nästa år, är det några nya projekt på gång till exempel? Då det är viktigt att det också kommer med i förvaltningsberättelsen så att de boende är informerade och känner sig delaktiga.

Motioner och förbättringsförslag

Eftersom alla boende äger en andel i föreningen är det viktigt att alla får göra sin röst hörd. Uppmana därför gärna boende att skicka in förslag på förbättringar eller annat som är viktigt för dem, kanske en gårdfest? Ta en titt i stadgarna när boende får lämna in motioner och informera dem om när ni behöver dem senast.

När måste årsredovisningen vara färdig?

Det är viktigt att ni i styrelsen håller nära kontakt med er ekonomiska förvaltare och att ni läser eventuella informationsbrev. Det är vissa tidpunkter som behöver hållas under bokslut. Då det är både styrelsen, ekonomen och revisorn som ska göra sitt arbete krävs det att allting koordineras. Kom ihåg att bokslutet och förvaltningsberättelsen ska vara färdig för revision sex veckor innan stämman.

Bokslutspresentation

För att enkelt visa Årsredovisningens siffror visuellt och lättförståeligt på stämman rekommenderar vi att ni beställer en Bokslutspresentation. Passa också på att boka er ekonom till årsstämman! Ekonomen kan dra bokslutspresentationen åt er samt svara på eventuella frågor som medlemmarna kan ha. Se exempel på en bokslutspresentation och beställ den genom att mejla till oss på brfekonomi@hsb.se alternativt ta direkt kontakt med er ekonom!

Styrelse- och stämmoprotokoll

Förutom förvaltningsberättelsen ska ni i styrelsen skicka in alla styrelseprotokoll och alla stämmoprotokoll till revisorn. Det är viktigt att samtliga protokoll är underskrivna. Bestäm gärna ett datum för stämman i god tid så att styrelsen hinner boka en lokal. Är ni i behov av en extern ordförande behöver denne också bokas i tid. Om ni vill boka en extern ordförande av HSB mejla oss för att boka och få prisuppgifter.

Årsredovisning till boende

Årsredovisningen behöver tryckas och distribueras till de boende. Den måste finnas tillgänglig senast en vecka innan stämman (detta kan dock variera mellan föreningar då det regleras i stadgarna). Ett smart tips är att lägga in kallelsen i årsredovisningen och se till att skicka iväg kallelse och årsredovsining senast två veckor innan stämma, då behöver man bara informera en gång.

Använd även gärna checklistan här nedan för att få koll på alla delar ni behöver ha klara innan stämman och ta en närmre titt på vanliga frågor gällande bokslut om du vill veta mer.