Att tänka på i samband med stämman

Skicka kallelsen i tid
Kallelsen utgör grunden för stämman och det är viktigt att kallelsen sker på rätt sätt och med rätt innehåll. Om ni har HSBs normalstadgar 2011 version 5 (senaste versionen) så ska kallelsen till stämman anslås på lämplig plats i föreningens fastighet 2-6 veckor innan stämman. Kallelsen ska innehålla information om tid och plats för stämman samt ange samtliga ärenden som ska behandlas på stämman. En felaktig kallelse kan leda till att besluten på stämman blir ogiltiga. Om kallelsen inte gjorts på rätt sätt kan stämman besluta att inte genomföra stämman och låta styrelsen kalla på nytt.

Stämmohandlingar
Styrelsen behöver se till att årsredovisningshandlingar, revisionsberättelsen och styrelsens förklaring över gjorda anmärkningar i revisionsberättelsen hålls tillgängliga för medlemmarna minst två veckor före stämman. Om stämman ska besluta om stadgeändring ska hela förslaget också finnas tillgänglig för medlemmarna från tidpunkten för kallelsen.

Vem får komma på stämman?
Samtliga medlemmar får komma på stämman, dessa har även rösträtt. Om en medlem inte kan delta själv kan denne delta och rösta genom ett ombud. Medlemmar har även rätt att ta med sig ett biträde till stämman. I senaste versionen av HSB normalstadgar har kretsen för vem som kan vara ombud eller biträde för en medlem lämnats öppen, vem som helst över 18 år kan alltså användas som ombud eller biträde. Ombud får dock enbart företräda en medlem. Utomstående personer får enbart närvara på stämman om stämman beslutar om det.

Rösträtt och röstlängd
Medlemmar har rösträtt på stämman. Om flera medlemmar innehar bostadsrätten till en och samma lägenhet har de dock enbart en röst gemensamt. Om en medlem innehar bostadsrätten till flera lägenheter så har denne likväl enbart en röst. Medlem som inte har betalat förfallen årsavgift vid tiden för stämman har inte rösträtt. Det är viktigt att protokollföraren noggrant noterar vilka som närvarar på stämman och skiljer de som har rösträtt från de som inte har det. Förteckningen över de som har rösträtt på stämman genom egen närvaro eller genom ombud utgör röstlängden. Röstlängden ska fastställas av stämman och kan justeras under den pågående stämman genom beslut med enkel majoritet om röstberättigade tillkommer eller lämnar stämman.

Vad får stämman besluta om?
Stämman är föreningens högsta beslutande organ och kan således besluta i samtliga av föreningens angelägenheter. Beslutanderätten för den sammankallade stämman begränsas dock av innehållet i kallelsen, enbart ärenden som angivits i kallelsen kan behandlas av stämman.

Motioner
Motionsrätten innebär att alla medlemmar har rätt att begära att ett ärende ska behandlas av stämman. Motionen behöver lämnas in skriftligen till styrelsen innan det datum som finns angivet i föreningens stadgar. Det är vanligt att styrelsen lämnar ett yttrande och ett förslag till beslut till varje motion. Detta är dock inte ett krav.

Vad händer om vi inte hinner med allt på stämman?
Ibland finns det mycket att prata om på stämman. Det är givetvis önskvärt att stämman avhandlas under en och samma dag men ibland är det inte möjligt. Stämman kan då, med enkel majoritet, besluta att fortsätta stämman en annan dag. Förutsatt att det är tydligt under stämman vilken tid och plats som gäller för den fortsatta stämman och denna hålls inom 4 veckor från det första tillfället, så krävs ingen ny kallelse. Om stämman ska fortsätta senare än 4 veckor från första tillfället behöver en ny kallelse skickas inom samma tid som för en extrastämma. För föreningar med senaste versionen av HSB normalstadgar innebär det 2–6 veckor före den fortsatta stämman.

Efter stämman
Det finns en tid även efter stämman. Då har ofta en ny styrelse valts som behöver konstituera sig och börja verkställa de beslut som stämman har fattat. Protokollet från stämman ska justeras och finnas tillgängligt för föreningens medlemmar senast 3 veckor från stämman. Protokollet behöver inte skickas ut till medlemmarna utan det räcker att det förvaras hos styrelsen och finns tillgängligt för intresserade medlemmar som efterfrågar det. Det kan dock vara lämpligt att kommunicera ut besluten till medlemmarna så alla vet vad stämman beslutade.

Lycka till!