Månadsbrev september 2025

Hej alla medlemmar,

Här kommer en uppdatering om vad styrelsen arbetar med just nu.

Vi håller just nu på att arbeta fram en arbetsordning som ska definiera hur vi i styrelsen ska arbeta framåt. En arbetsordning är ett styrdokument som tydliggör ansvar, arbetsfördelning och rutiner för styrelsens arbete. Den är viktig för att skapa struktur, transparens och kontinuitet, oavsett vilka personer som sitter i styrelsen.

Arbetsordningen kommer bland annat att reglera att vi har ordinarie styrelsemöten en gång i månaden och kallar in till extra möten vid behov, till exempel vid större projekt. På mötena behandlar vi främst de ärenden som inkluderas i förvaltningsrapporten (den löpande rapport från HSB som beskriver fastighetens ekonomi och drift), men även andra frågor som rör fastighetens underhåll, till exempel fasad, el- och värmesystem samt inkomna ansökningar om renoveringar, exempelvis badrum.

Ett större projekt som vi måste genomföra under hösten i samtliga lägenheter är en så kallad Obligatorisk Ventilationskontroll, en "OVK". Den görs för att säkerställa att ventilationen i byggnaden fungerar som den ska och därmed ge ett bra inomhusklimat samt upptäcka eventuella brister som kan påverka hälsa, säkerhet eller energianvändning. Mer information om tidplan och praktiskt genomförande kommer längre fram.

Nyligen genomfördes en årlig takbesiktning. Syftet med dessa återkommande kontroller är att i tid upptäcka skador eller slitage som kan orsaka läckage eller andra problem om de inte åtgärdas. Den senaste besiktningen visade rost på skorstenarna, vilket innebär att åtgärder behöver göras för att säkerställa takens långsiktiga funktion och undvika framtida kostsamma skador.

En ny underhållsplan tas fram varje år och vårt avtal med HSB ses över just nu. Underhållsplanen är ett viktigt dokument som ligger till grund för föreningens budgetarbete och i förlängningen för den verksamhetsberättelse som presenteras i årsredovisningen. Planen innehåller exempelvis återkommande åtgärder som målning av fasaden, renovering av tvättstugan eller byte av hissar. Genom att årligen uppdatera planen får vi en tydlig överblick över kommande underhållsåtgärder och kostnader, vilket hjälper oss att planera långsiktigt och undvika oväntade utgifter. Arbetet med årets plan ska vara klart i oktober.

Parallellt arbetar vi löpande med de ärenden som skickas in via e‑post och hanterar dem allt eftersom.

Tack för ert tålamod och ert engagemang i föreningen.

Med vänlig hälsning,
Styrelsen

-----------------
In English

Dear Members,

Here is an update on what the Board is currently working on.

We are in the process of preparing a set of Rules of Procedure that will define how the Board operates going forward. This is a guiding document that clarifies responsibilities, division of work, and routines for the Board’s activities. It is important because it creates structure, transparency, and continuity, regardless of who is on the Board.

The Rules of Procedure will, among other things, regulate that we hold regular Board meetings once a month and call extra meetings when needed, for example for larger projects. At these meetings we mainly review the matters included in the management report (the ongoing report from HSB that describes the property’s finances and operations), as well as other issues related to the maintenance of the property, such as the façade, electrical and heating systems, and applications for renovations (for example, bathrooms).

One major project that we must carry out during the autumn in all apartments is a mandatory ventilation inspection (OVK for short in Swedish). This is performed to ensure that the building’s ventilation works properly and provides a healthy indoor climate, while also identifying any deficiencies that could affect health, safety, or energy efficiency. More information about the schedule and practical arrangements will follow.

We have also recently completed our annual roof inspection. The purpose of these recurring inspections is to detect damage or wear in time, before they cause leaks or other problems if left unaddressed. The most recent inspection revealed rust on the chimneys, which means that measures are needed to ensure the long-term function of the roofs and to avoid costly future damages.

A new maintenance plan is also prepared each year, and our agreement with HSB is currently under review. The maintenance plan is an important document that forms the basis for the association’s budget and, ultimately, for the annual management report presented in the financial statements. The plan typically includes recurring measures such as painting the façade, renovating the laundry room, or replacing elevators. By updating the plan annually, we gain a clear overview of upcoming maintenance actions and costs, which helps us plan long-term and avoid unexpected expenses. This year’s plan is scheduled to be completed in October.

At the same time, we continue to work on the matters that are sent to us by e‑mail and address them on an ongoing basis.

Thank you for your patience and commitment to the association.

Kind regards,
The Board