Jäv - så undviker ni att hamna i problem

En bostadsrättsförening är som ett företag där styrelsen mellan årsstämmorna har ansvaret för drift och skötsel. Om en styrelsemedlem berikar sig själv eller någon närstående på föreningens bekostnad är det att betrakta som jäv. Jävsfrågan har alltid varit viktig, men kanske blivit extra aktuell i en föränderlig omvärld där kriminella nätverk i ökad utsträckning infiltrerar företag och utövar påtryckningar.

Sverige har fått en reglering av betaltjänster som ursprungligen kommer från EU för att motverka penningtvätt, vilket HSB välkomnar. För att minska risken för oegentligheter och jäv och för att förebygga detta, är det viktigt att alla funktioner och roller i bostadsrättsföreningen förstår och tar sitt ansvar. Till exempel att styrelsen är professionell och väl sammansatt och att utbetalningar kräver dubbel attest.

Valberedningen har en strategiskt viktig uppgift i att sätta samman en styrelse som har rätt kompetens. Den bör inte nöja sig med att bara fylla luckor när någon slutar, utan ska titta på helheten och möjligheten att långsiktigt förädla styrelsens sammansättning. En bra mix av människor i styrelsen skapar också förutsättningar för en god kultur i föreningen. När det uppstår jävsproblematik i en styrelse har inte strukturen fungerat som den ska och upphandlingar har gjorts på ett icke affärsmässigt sätt. För att en upphandling ska bli bra bör man för det första alltid vara två som arbetar med den. För det andra bör man göra ett grundligt arbete med beslutsunderlag och låta resten av styrelsen ta del av detta innan beslut fattas. Först därefter kan man kontakta leverantörer för offerter. Alltför ofta vill man bara få saker och ting gjorda och går direkt till en leverantör.

Det är viktigt att det finns en underhållsplan för föreningens fastigheter. Med en underhållsplan behöver man sällan agera överilat utan kan planera en upphandling i god tid, göra en inventering och en livscykelanalys samt informera medlemmarna. Vissa åtgärder kräver beslut på en stämma, vilket ytterligare understryker vikten av god planering. Även löpande förvaltningstjänster bör ses över med jämna mellanrum. Långa avtalsrelationer riskerar att utvecklas till en jävssituation. Därför är det bra att då och då rotera uppgifterna inom styrelsen så att inte samma person upphandlar exempelvis städtjänsten år efter år. För att säkerställa ett bra arbetssätt bör styrelsen minst en gång per år ägna del av ett möte åt att utvärdera sina arbetsformer. Långa och många styrelsemöten är ofta en signal om att styrelsearbetet kanske inte bedrivs så effektivt som det kunde. Har vi rätt fokus? Finns det bra dokumentation? Ska hjälp med beslutsunderlag köpas in och styrelsen diskutera beslutsförslaget i stället för att slita med själva underlaget? Hyser våra medlemmar tillit till oss och vårt arbete? Informerar vi medlemmarna bra och i tid, samt ger vi dem chansen att påverka? Vad kan vi göra bättre? Bör vi upprätta en åtgärdsplan? Om en styrelseledamot känner att arbetet inte fungerar bra bör vederbörande signalera det genom att reservera sig. Men befarar man oegentligheter kan det vara skäl att ta upp frågan med revisorerna.

När det gäller arvodesfrågan ska styrelsen absolut ha ett skäligt arvode, men det bör vara fast och inte timbaserat. - Det går inte att kontrollera om ett arvode är skäligt ifall det är baserat på nedlagda arbetstimmar. Om föreningen står inför en extraordinär insats, exempelvis en större renovering, bör stämman besluta ifall det fasta styrelsearvodet ska skrivas upp för att motsvara den ökade arbetsinsatsen, men ett rörligt arvode avråds. Det är givetvis ett stort ansvar att sitta i en styrelse men det ska också vara stimulerande och kul. De flesta upplever att framförhållning, ordning och reda, samt effektivare beslutsmöten med bra underlag är grunden för en trygg boendeekonomi.

9 SÄTT ATT UNDVIKA JÄV I STYRELSEARBETET

•  Undvik närståendetransaktioner

•  Rotera uppgifter inom styrelsen

•  Årlig översyn av attestordning

•  Utvärdera styrelsens arbetsformer minst en gång per år

•  Ha alltid fasta styrelsearvoden

•  Se till att det alltid är minst två som arbetar med en upphandling

•  Arbeta fram ett ordentligt beslutsunderlag som hela styrelsen får ta del av innan upphandling görs

•  Kontrollera företagen som upphandlas genom att ta referenser, kolla att de har F- skatt och ansvarsförsäkring

•  Undvik förskott och betala gärna slutlikvid först efter slutbesiktning