Upphandla rätt - spara både tid och pengar

När föreningens städavtal, underhållsavtal, elavtal eller förvaltningsavtal håller på att gå ut är det ofta dags för upphandling för att hitta nästa leverantör. För många är det en helt okänd värld, full av fallgropar och svåra beslut, och att ta in erfaren hjälp från en upphandlingskonsult kan vara en bra idé. Men för att den externa hjälpen verkligen ska vara en hjälp gäller det att vara uppmärksam.

Fredrik Brorson, verksamhetschef Affärsutveckling på HSB Stockholm, har varit delaktig i många upphandlingar. Han betonar vikten av att styrelsen är uppmärksam på vilken affärsmodell upphandlingskonsulten använder och att konsultens arvode är tydligt beskrivet. - Kom ihåg att styrelsens uppgift är att främja medlemmarnas ekonomiska intressen. Effekten av ett lågt pris kan i värsta fall bli det motsatta, t ex att färre delar ingår i grundavtalet och mer extrafaktureras. Det nedförhandlade priset gagnar på så vis inte föreningen i slutändan. Även om man använder en erfaren upphandlingskonsult är det också viktigt att säkerställa att förfrågningsunderlaget som används vid anbudsförfrågan är utformat enligt branschstandard. Annars kan det vara omöjligt att säkerställa att de inkomna anbuden är jämförbara och därmed välja det mest lönsamma.

Markku Sirviö är ordförande i bostadsrättsföreningen Päronet i Tensta, norr om Stockholm. Päronet är en stor förening med totalt 676 lägenheter och en omsättning på 43 miljoner kronor. De gör vissa mindre upphandlingar på egen hand men brukar annars ta in extern hjälp.

Markkus främsta tips inför en upphandling är att styrelsen utser en särskilt ansvarig för varje upphandling - och att denne även är kontaktperson under avtalets tid. En sådan ansvarig bör finnas även om man anlitar en expert för att sköta upphandlingen. - De flesta av oss som sitter i styrelserna är amatörer, och det ska man komma ihåg. Då är det viktigt att ta experthjälp när man behöver. Själva upphandlingen kräver mycket kunskap och har en viss processgång som man måste lära sig. Fördelarna med att anlita extern hjälp, enligt Markku, är att man då slipper göra vanliga misstag i till exempel förfrågningsunderlaget och får hjälp att göra rätt i upphandlingens för- och efterarbete. Han ser en risk i att man som förening litar för mycket på konsultens expertis och inte sätter sig in i ärendet tillräckligt. Det kan leda till tvist om upphandlingens resultat och upphandlarens arvode. Men även om man tar in hjälp så är det viktigt att själv läsa på ordentligt, påpekar Markku. - Man vill ju inte köpa grisen i säcken. Man vill ha en bra koll på vad det hela handlar om. En annan viktig lärdom är att inte enbart titta på priset i offerterna. Det gjorde Päronet en gång när de frångick expertens tips och valde en mindre och billigare leverantör - och det straffade sig. - Slutnotan blev nog ändå dyrare i slutet. Leverantören gick i konkurs och vi blev av med garantin, säger han.

En annan sak som är viktig att inte glömma är att arbetet inte är klart bara för att man valt vilken leverantör man vill ha. - Avtalsskrivningen är en viktig del i sig. Där är det också väldigt viktigt att vara påläst och inse vilka möjligheter det finns att påverka priset. Håll koll på avtalslängden — och möjligheten att bryta samarbetet om någon av parterna inte är nöjd.