Digital stämma lockade rekordmånga deltagare

HSB brf Tollare Hamnplan höll digital stämma med stor uppslutning.

Mitt i stämmotider kom Corona och i många bostadsrättsföreningar startade diskussionen om det bästa var att skjuta stämman på framtiden eller komprimera den och begränsa antalet deltagare. I natursköna HSB brf Tollare Hamnplan i Nacka valde styrelsen att testa en annan väg: att genomföra en fullfjädrad stämma, digitalt.

– Våra medlemmar har ett stort behov av insyn och inflytande så vi bestämde oss för att hitta ett sätt att genomföra stämman trots Corona. Det viktigaste för oss var att så många som möjligt kunde delta, och att medlemmar i riskgrupp hade samma möjlighet att delta som oss andra, säger Vicci Friberg, vice ordförande i HSB brf Tollare Hamnplan.

Stort fokus på teknisk support till medlemmarna
Snart fattades beslutet att genomföra stämman digitalt. För att skrida till verket krävdes två system. Dels en mötesplattform där medlemmarna loggade in för att vara med på stämman och så ett mötesverktyg där de röstade, ställde sig på talarlistan och skrev yrkanden.

– Vi tog hjälp av en leverantör som hade de tekniska verktygen och som kunde gå in som konsult för att stötta i förberedelserna och sitta med som ordförande under stämman, berättar Vicci. En förutsättning för att ett digitalt möte ska bli bra är att vara ute i god tid och se till så att medlemmarna har koll på hur de ska göra för att vara med.

Digital ögonblicksbild från stämman med Freddy Grip från den digitala leverantören och Vicci Friberg.

Två månader innan stämman gick styrelsen ut med information om att den skulle ske digitalt och medlemmarna fick skriftliga instruktioner om hur de skulle gå till väga. För att inte riskera teknikstrul arrangerade styrelsen dessutom testsessioner där medlemmarna bland annat fick prova på att rösta och skriva yrkanden.

Rekordmånga medlemmar slöt upp
När det väl var dags för stämma var nästan hälften av HSB brf Tollare Hamnplans medlemmar med, det kan jämföras med ungefär 30 procent året innan.

– Jag tror att den digitala mötesformen sänkte tröskeln för de som känner att de inte hinner gå på en fysisk stämma eller är osäkra på vad ett deltagande ger dem, säger Vicci. Det här blev ett tillfälle att på ett enkelt sätt upptäcka vilka frågor som väcker ens engagemang.  

De spontana tillropen från medlemmarna har varit många och positiva.

– Vi har fått höra att stämman upplevdes ordnad, fri från röriga diskussioner. Det digitala verktyget gjorde det lättare att få en bra struktur och se till så att den som talar håller sig både till tiden och ämnet.

På bilden ser vi fr.v. Erik Colliander, Inger Feem, Petrus Jansson, Freddy Grip och Camilla Brännfors.

Mötesverktyg smidigt även på en fysisk stämma
Även om den digitala stämman har sina fördelar ser Vicci ett stort värde i att träffas fysiskt, om det går. HSB brf Tollare Hamnplans ambition är nu att ta med sig det bästa från den digitala stämman in i det traditionella mötesrummet.

– Ett bra digitalt mötesverktyg där man exempelvis kan rösta gör allt så mycket enklare och tar bort många av de frågetecken som jag tror att stämovana medlemmar känner. När ska jag säga ”ja” under en omröstning? Hur ska jag göra om jag vill kommentera en mötespunkt?

Eftersom allt loggas underlättas också protokollföringen.

– Jag har svårt att se att vi framöver kommer att arrangera en stämma utan ett bra mötesverktyg.