Valberedningens instruktion
Instruktion för valberedningen i HSB Östergötland
Instruktionen har fastställts vid HSB Östergötlands föreningsstämma 2010-04-21
Inledning
Valberedningen har en viktig roll för att skapa en bra och framgångsrik HSB-förening. Valberedningen skall under året följa styrelsens och revisorernas arbete och vara uppmärksam på vilka lämpade styrelse- respektive revisorskandidater som finns i HSB Östergötlands medlemskrets.
Enligt HSB Kod för föreningsstyrning bör föreningsstämmans beslut om tillsättning av styrelse respektive revisorer beredas genom en av medlemmarna styrd, strukturerad och transparant process, som ger alla medlemmar möjlighet att ge sin syn på och lämna förslag i respektive fråga och som skapar goda förutsättningar för väl underbyggda beslut.
Mot bakgrund av den information som kan behöva ges till valberedningens ledamöter kan HSB Östergötland ha skäl att överväga behovet av sekretessförbindelser som syftar till att undanröja risk för att sådan information sprids.
Valberedningens sammansättning
HSB Östergötlands valberedning ska representera HSB Östergötlands medlemmar. Valberedningens ledamöter bör vara aktiva deltagare i bostadsrättsförenings- och/eller bosparverksamhet eller på annat sätt delta i HSB Östergötlands verksamhet. Valberedningen bör bestå av representanter från olika delar av föreningens verksamhetsområde.
I valberedningen bör inte ingå personer som bedriver med HSB Östergötland konkurrerande verksamhet. Styrelseledamöter eller verkställande direktören ska inte vara ledamot av valberedningen.
Antalet ledamöter ska vara minst fyra och högst sex och det ska vara minst två ledamöter av vardera könet.
Tillsättning av valberedning
HSB Östergötlands styrelse bör lämna förslag till årsstämman på ledamöter för påföljande års valberedning.
Föreningsstämman ska utse valberedningens ledamöter, en av ledamöterna utses till sammankallande. Stämman fastställer att antalet ledamöter ska vara minst fyra och högst sex.
Mandattiden för valberedare är ett år.
Stämmans beslut ska innefatta förfarande för att vid behov ersätta ledamot som lämnar valberedningen innan dess arbete är slutfört. Stämman beslutar att uppdra till styrelsen att genom fyllnadsval utse tillkommande ledamöter om antalet valberedare understiger fyra.
Arvode utgår till valberedningen enligt beslut på föreningsstämma.
Valberedningens arbete
Valberedningen är föreningsstämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden.
Valberedningen ska sammanträda så ofta som erfordras för att valberedningen ska kunna fullgöra sina uppgifter. Om ledamot i valberedningen begär att valberedningen ska sammankallas ska begäran följas. Vid valberedningens möten ska protokoll föras.
HSB Östergötland skall senast sex månader före ordinarie föreningsstämma uppmana medlemmar att kontakta valberedningen för nominering till uppdrag. Information och kontaktuppgifter ska ges på HSB Östergötlands hemsida och i Nyhetsbrev. Där skall även anges hur medlemmen kan lämna förslag till valberedningen och vid vilken tidpunkt förslag måste ha nått valberedningen för att med säkerhet kunna behandlas av valberedningen inför föreningsstämman.
Valberedningen ska i sitt arbete med nominering av styrelse och revisor tillämpa HSB Kod för föreningsstyrning. Valberedningen ska närvara vid två styrelsemöten under året för att följa styrelsens arbete.
Valberedningen ska lämna förslag på ledamöter i styrelsen och förslag på styrelseordföranden. Valberedningen ska också lämna förslag på styrelsearvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter.
Som underlag för sina förslag skall valberedningen:
• bedöma i vilken grad den nuvarande styrelsen uppfyller de krav som kommer att ställas på styrelsen till följd av HSB Östergötlands läge och framtida inriktning, bland annat genom att ta del av resultatet av den utvärdering som har skett,
• fastställa kravprofiler för den eller de nya ledamöter som enligt denna bedömning behöver rekryteras samt
• genomföra en systematisk procedur för att söka kandidater till de styrelseposter som skall fyllas, varvid förslag som inkommit från medlemmar skall beaktas.
Valberedningen ska lämna erforderliga uppgifter beträffande ledamot som föreslås för nyval eller omval så att HSB Östergötland kan lämna uppgifter vidare på HSB Östergötlands hemsida:
• Ålder
• Huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet
• Övriga uppdrag inom HSB och andra väsentliga uppdrag
• Vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen
• Övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende
Valberedningens förslag ska meddelas HSB Östergötland i så god tid att förslaget kan presenteras i kallelsen till föreningsstämman och på HSB Östergötlands hemsida samt i Nyhetsbrev.
Valberedningen skall på föreningsstämman presentera och motivera sina förslag, varvid särskild motivering skall ges om ingen förnyelse av styrelsen föreslås. Valberedningen skall också lämna en redogörelse för hur dess arbete har bedrivits och redovisa antalet övriga inkomna nomineringar.
Person föreslagen för inval i styrelsen skall om möjligt närvara på stämman för att kunna presentera sig och svara på frågor från medlemmarna.
Föreningsstämman skall besluta om styrelsearvode och övriga ersättningar för styrelsearbetet.
Styrelsens sammansättning
Styrelsens storlek och sammansättning ger utrymme för olika kompetenser, erfarenheter, bakgrund och kön. Strävan ska vara att vardera könet får minst 40 procent av platserna. Majoriteten av ledamöterna i styrelsen ska vara oberoende i förhållande till föreningen och ledningen. Styrelsen ska förnyas med hänsyn till utvecklingen av föreningens verksamhet och behovet av kontinuitet i styrelsearbetet. Ingen anställd får vara ledamot av styrelsen, utöver det som gäller enligt lag för arbetstagarrepresentanter.
HSB Östergötlands styrelse ska representera föreningens medlemmar. Styrelsens ledamöter bör vara eller ha varit aktiv i bostadsrättsförenings- och/eller bosparverksamhet eller på annat sätt för HSB Östergötlands verksamhet. Styrelsen ska bestå av ledamöter från olika delar av föreningens verksamhetsområde. Vid förnyelse av ledamöter i styrelsen bedöms i vilken grad den nuvarande styrelsen uppfyller de krav som kommer att ställas på styrelsen till följd av verksamhet, ekonomi och framtida inriktning.
Styrelsens ledamöters oberoende ställning
Majoriteten av styrelseledamöterna skall vara oberoende i förhållande till HSB Östergötland och ledningen. En styrelseledamot skall inte anses oberoende om ledamoten:
• är verkställande direktör i ett närstående företag eller under de fem senaste åren har varit verkställande direktör i HSB Östergötland eller i närstående företag,
• har under de tre senaste åren varit anställd i HSB Östergötland eller ett närstående företag,
• erhåller icke obetydlig ersättning för råd eller tjänster utöver styrelseuppdraget från HSB Östergötland eller ett närstående företag eller från någon person i ledningen,
• har eller under det senaste året har haft omfattande affärsförbindelser eller andra omfattande ekonomiska mellanhavanden med HSB Östergötland eller ett närstående företag i egenskap av kund, leverantör eller samarbetspartner, antingen själv eller genom att tillhöra föreningsstyrningen eller styrelsen genom att vara större delägare i annat företag som har sådan affärsrelation med HSB Östergötland. Detta gäller dock inte ställföreträdare för medlemmarna i HSB Östergötland.
• är eller har varit under de tre senaste åren delägare eller anställd hos HSB Östergötlands eller ett närstående företags nuvarande eller dåvarande revisor,
• tillhör ledningen i annat företag om en styrelseledamot i detta företag tillhör ledningen i HSB Östergötland,
• har varit styrelseledamot i HSB Östergötland i mer än tolv år, eller
• står i nära släkt- eller familjeförhållande till person i företagsledningen eller någon annan person som nämns i ovanstående punkter, om denna persons direkta eller indirekta mellanhavanden med HSB Östergötland har sådan omfattning och betydelse att de motiverar att styrelseledamoten inte skall anses oberoende.
Med närstående företag avses företag där HSB Östergötland direkt eller indirekt innehar minst tio procent av aktierna eller andelarna eller rösterna eller en ekonomisk andel som ger rätt till minst tio procent av avkastningen.
Tillsättning av revisor
Valberedningen ska lämna förslag till tillsättning av revisor. Valberedningen ska lämna förslag till val och arvodering av revisor. Därutöver skall revisor utses av HSB Riksförbund.
Valberedningens förslag ska meddelas HSB Östergötland i så god tid att förslaget kan presenteras i kallelsen till föreningsstämman och på HSB Östergötlands hemsida samt i Nyhetsbrev.
Valberedningen ska lämna information om förhållanden som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna revisorns kompetens och oberoende. Informationen skall innefatta omfattningen av den föreslagna revisorns tjänster till HSB Östergötland utöver revision under de senaste tre åren samt, vid omval vilket år revisorn valdes och hur länge revisorn innehaft uppdraget. En redogörelse för hur valberedningen har bedrivit sitt arbete ska lämnas på hemsidan och i Nyhetsbrev.
Valberedningen ska på stämman presentera och motivera sina förslag samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits.
Föreslagen revisor skall om möjligt närvara på stämman för att kunna presentera sig och svara på frågor från medlemmarna.
Tillsättning av stämmoordförande
HSB Östergötlands valberedning ska lämna förslag till ordförande för ordinarie föreningsstämma. Förslaget ska lämnas i så god tid att det kan presenteras i kallelsen till stämman samt av valberedningen vid stämman.
Styrelsens ordförande eller annan ledamot ur styrelsen ska inte föreslås till stämmoordförande.
Ändring av instruktion
Instruktionen gäller tills vidare och fastställs av föreningsstämman.
Valberedningen ska löpande utvärdera sitt arbete och till föreningsstämman lämna förslag på sådana ändringar av denna instruktion som valberedningen bedömt vara lämpliga.
