Föreningsstämma i detalj

Senast 14 dagar före stämman ska medlemmarna ha fått en kallelse. Den kan antingen sättas upp som anslag i trapporna och/eller sändas med elektroniska hjälpmedel. Det ska finnas en dagordning för stämman samt redovisning av föregående års ekonomi.

Om man har ett förslag till stämman, till exempel ombyggnad eller annan viktig fråga, ska man lämna in en motion till styrelsen.

För Brf Runristaren ska en motion vara inlämnad till styrelsen före februari månads utgång. Styrelsen kommer sedan att diskutera motionen och lämna förslag till beslut. Både motionen och styrelsens förslag till beslut finns med i materialet som skickas ut före stämman. Dagordningen innehåller bland annat följande:

Öppnande

Stämman förklaras öppnad av föreningens ordförande.

Ordförande

Till ordförande för stämman väljs någon som är kunnig i föreningsteknik och känner föreningen väl. I regel har styrelsen förslag på lämplig person.

Valberedningen

Valberedningen är en grupp på två till fyra personer som har till uppgift att föreslå lämpliga personer som kan väljas till styrelsen och andra uppdrag.

Dagordningen

Dagordningen är ett förslag till i vilken ordning de olika ärendena ska behandlas. Ska det utskickade förslaget till dagordning följas? Är det någon medlem som föreslår en ändring i dagordningens ordningsföljd, ska detta påpekas här. Sedan får stämman rösta om i vilken ordning som frågorna ska behandlas.

Ansvarsfrihet

Stämman godkänner det arbete som styrelsen utfört under det gångna räkenskapsåret.

Val av justerare och rösträknare

Två personer väljs till justerare och två till rösträknare. Justerarna ska senare med sina underskrifter intyga att det skriftliga protokollet från stämman är korrekt.

Vill justerarna ändra något i protokollet ska de meddela stämmans sekreterare. Är justerarna och sekreteraren överens förs ändringen in i protokollet. Om justerarna är oeniga får de lämna förslag till formulering i protokollet. Förslaget bifogas därefter som en bilaga till protokollet.

Stämmans utlysande

Här beslutas om kallelsen har skett i rätt tid och på rätt sätt. Den medlem som har invändningar ska säga ifrån.

Antalet röstberättigade

När man går in i lokalen blir man avprickad. Samtidigt prickas fullmakter av. 

En fullmakt ska vara skriftlig och innebär att en medlem låter en annan person vara ombud på stämman. Ombudet får bara företräda en medlem. Ombudet har samma rätt som medlem att yttra sig och att rösta. Efter avprickningen erhåller varje medlem inklusive ombud ett röstkort.

Varje medlem har en röst på stämman, även om man har flera lägenheter. Även om flera personer står för lägenheten, får endast en rösta. En förutsättning för att få delta på stämman är att man inte har några skulder till föreningen, till exempel förfallen månadsavgift.

Röstning och votering

Röstning kan ske på flera olika sätt.

Det enklaste sättet är att de röstberättigade svarar med ja- eller nejrop då ordföranden talar om vad röstningen gäller. Ordföranden talar sedan om hur han/hon har uppfattat svaren.

Ett exempel: Ordföranden föreslår stämman omval av NN som styrelseledamot. Vid detta tillfälle svarar några ja och några nej. Uppfattar ordföranden att flest svarat ja, förklarar hon att NN omvalts som styrelseledamot.

Är man inte överens med ordföranden utan tycker att det var fler som ropade nej, kan man begära votering.

Votering eller omröstning innebär rösträkning och måste begäras innan ordföranden slår klubban i bordet. Man brukar även precisera om omröstningen ska vara sluten eller ske med handuppräckning. Vid personval är det brukligt med sluten omröstning.

Sluten omröstning går till på följande sätt: Man skriver sitt val på ett röstkort. Gäller det personval, kan valet stå mellan till exempel fyra personer som ska väljas till två platser i styrelsen. Då får röstsedeln innehålla högst två namn.

Skriver man tre eller flera namn är röstsedeln ogiltig. Samma gäller om man skriver dit ett namn som inte tidigare föreslagits.

Stämmodeltagarna får därefter lämna sina röstsedlar och prickas då av i röstlängden.

Rösträknarna drar sig sedan tillbaka och räknar rösterna. De upprättar ett protokoll över hur omröstningen har utfallit. Detta protokoll bifogas sedan stämmoprotokollet.

Omröstning med handuppräckning brukar vara tillräcklig i andra frågor än personval. Rösträknarna räknar då hur många röster de olika förslagen har fått. Resultatet antecknas och skrivs in i protokollet.

Val av styrelse

Runristarens styrelse har åtta ordinarie ledamöter, varav en utses av HSB Skåne. De ordinarie ledamöterna väljs för en tid av två år. Enligt stadgarna ska styrelsen bestå av ”lägst tre och högst elva ledamöter med högst fyra suppleanter”.

Den som är sammankallande i valberedningen redovisar vilka som är avgående och föreslår antingen omval eller lämnar förslag på kandidater. Under denna punkt kan också den enskilde medlemmen föreslå kandidater.

Revisorerna

Revisorernas uppgift är att granska ekonomin, att gå igenom styrelseprotokoll och kontrollera att besluten är tagna på rätt sätt samt att lämna en revisionsberättelse. Om allt är i sin ordning, föreslår revisorerna att styrelsen beviljas ansvarsfrihet.

Revisorerna ska vara lägst två och  högst tre, varav en suppleant. En ordinarie revisor utses av HSB. Samtliga väljs för en tid av ett år.

Beslut som fattas av stämman

Stämman beslutar om inlämnade motioner, val till uppdrag inom föreningen, eventuella stadgeändringar och dylikt.

Extra föreningsstämma

Extra föreningsstämma kan påkallas av följande skäl:

• styrelsen kallar till extra stämma
• revisorerna kallar till extra stämma
• om minst 10 procent av föreningens medlemmar skriftligen begär det hos styrelsen.