Styrelsemöte januari 2022

Ekonomigruppen rapport
Finansiering och lån

• En bunden placering på 16,5 MSEK med löpnummer 2331–1 är avslutad vid omsättningsdatum 2021-12-24 och placerad på 3 månader.

Bokslut/ budget/stämma/valberedning

• Bokslutsprocessen har påbörjats.

Avgifter/hyror/arvoden

• HSB hade stora problem med att skicka ut avierna för Q1 men det ska vara löst.
• Uthyrningskostnader redovisade.

Förvaltningsplan

• Ny uppdatering kommer i januari.

Byggnadsgruppen rapport
Fastighetsskötsel, Nacka Drift & Skötsel

• Nacka Drift & Skötsels månadsrapport för december har inkommit.
• Noteringar från driftmötet den 7/1 har inkommit.
• Nästa Driftsmöte är inbokat till den 4/2.

Periodiskt underhåll och OVK

• Underhållssynen för 2021 är genomförd. 190 av 204 lägenheter kontrollerades av vilka 91 hade anmärkningar. Skrivelser börjar att skickas ut vecka 2.

SBA (Systematiskt brandskyddsarbete)

• SBA rapport för december har inkommit.
• Byggnadsgruppen skulle beställa brandsläckare till fläktrummen då det inte är en bra lösning begärs i stället en offert på ledljus, kvarstår.

Reparationer och ombyggnader

• Flytt av dörr och avrinning av vatten på cykelboden K11, offert har inkommit från Nacka Drift & Skötsel 9/8, offert var ej komplett och Nacka Drift & Skötsel kontaktas för komplettering.
• Glasdörr och fönster mellan hall och sal i gårdshuset ska säkras med film för att förhindra eventuella olyckor om fönstren går sönder, offert har inkommit.

Hissar

• Hissen K1 felanmäld och har sliten hydraul packning, felet har upprepats och byte av hydraul packning är beställd.
• Kone har ett förråd av material i hissmaskinrummet K13 vilka de ombetts att ta bort, materialet är nu borttaget.
• Kiwa rapporter har inkommit på återkommande årlig besiktning.

Tvättstugor

• Renovering i K25 är slutförd. Små detaljer kvarstår att åtgärda, täckskiva och brandvarnare ska monteras.
• Tvättstugan K19, beräknas vara i drift den 24/1.
• Renovering av tvättstuga K13 påbörjas 24/1.
• Väggarna utanför tvättstugorna där bokningstavlor suttit åtgärdas i K19 och K13.
• Frågan kom upp om att öka från 2 till 3 tvättider i veckan samt att låsa de maskiner som inte är bokade, styrelsen avvaktar tills alla tvättstugor är renoverade.
• Belysningen i tvättstugorna lyser ofta utan att någon är på plats, belysningen har radar och tänds därför även vid rörelse utanför tvättstugan. Känsligheten på sensorn ska sänkas i samtliga tvättstugor.

Städning

• Luddlådorna i de nya tvättsugorna behöver städas, PÅ Comp är kontaktade och kommer framöver städa luddlådorna.

Lokaler och materialförråd

• Förfrågan är gjord på Facebook om vad medlemmarna önskar göra med lokalen där grovtvättstugan tidigare låg. Flest önskemål är gym och därefter ”snickar/fixar bod”.  Lappar sätts upp i portarna för att få fler återkopplingar i frågan.
• Värmekällor beställda av Byggnadsgruppen till före detta fläktrummen K1 och K11, Nacka Drift & Skötsel har inkommit med offert som är bekräftad. Arbetet klart.

IT och (IT-säkerhet), tv, bredband och telefoni

• Telia abonnemanget för porttelefonerna kan eventuellt överlåtas till Telenor och därmed minska kostnaderna. Säkerhetsintegrering rekommenderar inte ett byte då porttelefonerna bör vara på fast telefoni. Säkerhetsintegrering har värderat om rekommendationen och kommer att tillsammans med John att se över möjligheten att gå över till IP telefoni för porttelefonerna, kvarstår.
• Internet till gästlägenheten ska installeras.

Mark och miljögruppen rapport
Återvinning och sophantering

• Grovsopgruppen har sitt kommande möte den 14 mars.
• Leo Gillholm mailade avsäger sig gruppledarskapet och överlämnar uppdraget till Jan-Erik Sundin.
• Nacka Vatten och Avfall ska återkomma om reglerna runt återvinning av textil. Finns inget skrivet om textil och inget klart besked kan ges. Rekommendationen är att kläder inte slängs i grovsoporna däremot att mattor går det att slänga mattor i grovsoporna.
• Tömningen av tidningspapper har tagits över av Nacka Kommun from. 1 januari 2022, arbetsgruppen undersöker vad det innebär.

Yttre miljö

• Snökäppar är inköpta för att märka upp gångvägen på gården och vägen vid K3-K11, Nacka Drift & Skötsel satte upp käpparna den 9/12. Informationen stämde inte överens med verkligheten, endast ett fåtal var uppsatta den 9/12. Resterande snökäppar sattes upp vecka 1.
• Snöskottningen har fungerat utan anmärkning.

Övriga frågor Mark och Trädgård

• Inventering av trädgårdsförråd görs den 17/1.

Information/Medlemsgruppens rapport 
Infoblad och sociala medier

• Höstens Senatenblad planeras att delas ut 26–27 mars.Deadline för innehåll 14 mars.
• Arbetsgruppen undersöker upp hur Instagram kan kopplas till Facebook.
• Uppdatera hemsidan med senaste Senatenbladet.

Gårdshus och bastu

• Stefan gör förslag om samarbetsavtal med kringliggande föreningar för uthyrning av gårdshuset, kvarstår.
• Inventering gårdshuset görs inom 2 veckor.
• Bastun är inventerad.
• Uppdragsbeskrivning för gårdshus/bastu ska göras, i dagsläget finns endast dokument om rutiner. 

Gästlägenheten

• Marina och Birgit har haft möte med Mia och Ola. Nytt möte 17/1 för vidare planering.
• Kalender till gästlägenheten är upprättad, användandet beräknas komma i gång under Q1.
• Inventering av gästlägenheten är gjord.
• Uppdragsbeskrivning av de som hanterar gästlägenheten ska göras.

Pingisrummet

• Det står bord, stol och lampa i miniformat i pingisrummet, ingen vet vem som ställt dit dom. De plockas bort då de står i vägen för utrymningsväg och även att man kan snubbla på dom vid pingisspelande, sakerna bortplockade.

Övriga frågor Informations/Medlemsgruppen

• Styrelsemiddag skjuts upp till 4 mars pga. pandemin.

Nacka Centrum Samfällighet (NCS)
Sopsug och antennanläggning

• NCS har beställt städning av 29 sopventilrum varan 15 är Senatens, uppdraget är utfört.

Garage och parkeringar

• Kameraövervakning till garaget installeras av Säkerhetsintegrering. Förutsättning för installation är att WiFi koppling upprättas mellan garaget och K13 alternativt K3, tidsplan ej satt.
• LED-belysning i garage och parkeringsplatser installeras av entreprenör Elektrounion AB, planeras att utföras januari 2022.
• Offert begärs från Nacka Drift & Skötsel för uppförande av ytterligare taggtråd på garaget, kvarstår.
• Vid snöröjning av garaget behöver man spärra av områden där snötippning kommer att ske, åtgärdat.

Övrigt

• Dokumenthanteringsplanen, arbetet fortgår.
• Styrelserummet och etableringslokalen är inventerade, se dropbox.
• Installera iBox i föreningen, finns inte plats och otydlighet vilket upptagningsområdet är.
• Förslag på att hyra ut gästlägenheten till de utanför föreningen för att få in mer intäkter. Föreningens faciliteter avser medlemmarna och i dagsläget är det inte aktuellt.

Nästa styrelsemöte hålls den 10/2 klockan 18:30.

Närvarande:
Stefan Olsson via Zoom
John Olsson
Renée Åberg via Zoom
Charlotte Vallhov
Birgit Andersson
Marina Berg via Zoom
Nerijus Venckus