Har hantverkaren fakturerat för mycket?

När det gäller större och mer kostsamma underhållsarbeten är det viktigt och bra om sekreteraren har protokollfört vad man beslutat om i styrelsen och även bifogat anbudet till protokollet. Stora investeringar som exempelvis ett stambyte ska finnas med i styrelsens underhållsplan. Underhållsplanen är ett jätteviktigt dokument som alltid måste hållas levande och uppdaterat, den har en central roll i hela styrelsearbetet tillsammans med ekonomin.

För större och mer kostnadskrävande investeringar bör minst tre anbud infordras hos ett antal olika företag. Anbudsförfarandet ska framgå av styrelsens protokoll och även vilket beslut som styrelsen har tagit. Självklart ska det mest fördelaktiga anbudet för föreningen och dess medlemmar antas, om inte det lägsta anbudet antas ska det i protokollet framgå varför man valt ett annat.

Det är också viktigt att man följer upp den slutliga kostnaden mot anbudet och även protokollför detta, även större tilläggsarbeten ska behandlas och protokollföras av styrelsen. Sköter styrelsen detta på rätt sätt finns allt dokumenterat och föreningen har bevisen på sin sida om en felaktig faktura uppstår, och fakturan kan därmed bestridas.