Jobba aktivt med underhållsplanen och få en bättre ekonomi

När löven faller och många styrelser är mitt uppe i budgetarbetet är den uppdaterade underhållsplanen ett bra verktyg för att få ekonomin rätt. Jens Jansson, fastighetsförvaltare på HSB Stockholm, vill slå ett slag för fördelarna som kommer med att lägga de standardiserade tidsintervallerna för underhåll åt sidan och i stället låta de verkliga behoven styra:

– Att jobba aktivt med underhållsplanen handlar bland annat om att se det unika i varje fastighet. Det är inget som den standardiserade underhållsplanen tar hänsyn till. Genom att ta reda på hur fastighetens behov påverkas av faktorer som väderlek, slitage och sabotage kan styrelsen upptäcka helt nya möjligheter att planera underhållet och det i sin tur påverkar ekonomin.

Nyckeln till jämn avgiftsutveckling
En stor poäng med att jobba aktivt med underhållsplanen är att det först därefter går att göra en bra uppskattning av återinvesteringsbehovet. Det är det nyckeltal som behövs för att sätta rätt avgift och få en jämnare avgiftsutveckling.

– När nyckeltalet stämmer med de verkliga behoven kan styrelsen lägga grunden för ett tryggt boende utan risk för chockhöjda avgifter på grund av oförutsedda utgifter, säger Jens. Det är då vi får en bostadsrättsförening som mår bra långsiktigt, där vi jobbar med att förebygga och förvalta snarare än att släcka bränder. Medlemmarna tar helt enkelt ansvar för sitt slitage i stället för att skjuta över det på framtidens boende.

Bättre lånevillkor och lägre försäkringskostnader
En stor morot är att lånebelopp och räntekostnader ofta minskar när underhållsplanen är uppdaterad och styrelsen vet vilka åtgärder som faktiskt kommer att äga rum.

– En genomarbetad underhållsplan ger ekonomisk stabilitet och ofta mer fördelaktiga lånevillkor, både vid nya lån och vid omförhandling av befintliga, säger Jens. Jag brukar ta hjälp av våra ekonomer för att räkna på hur det planerade underhållet påverkar bostadsrättsföreningens förhandlingsläge med banken.

Att underhållet är i fas märks också på försäkringskostnaderna och självrisken. De blir lägre jämfört med en eftersatt fastighet där försäkringsbolaget måste ta höjd för att täcka upp för den höga skaderisken.

Låt förvaltaren vara bollplank
Första steget mot en genomarbetad underhållsplan är att varje år dra nytta av förvaltarens fastighetssyn för att få en bild av det faktiska slitaget och hur det skiljer sig från standardiseringarna. Står bostadsrättsföreningen inför ett stundande underhåll kan förvaltaren dessutom koppla in lämplig expertis. Vid ett stambyte är det exempelvis bra att en byggledare ser över hur husets förutsättningar påverkar kostnaden.

När allt grundarbete är gjort är det dags att laborera med underhållsplanen genom att flytta åtgärder i tiden för att leta efter smidiga, kostnadseffektiva lösningar. Nu kan också driftkostnaderna lyftas in för att se hur de påverkas av olika åtgärder. Och går det att samköra flera projekt? Det kan minska kostnaderna och mängden störningar.

– När jag och styrelsen jobbar tillsammans på det här sättet får vi utrymme att koppla in rätt kompetenser, säkerställa kvalitén på anbuden inför ett underhåll och inte minst planera för framtiden, säger Jens avslutningsvis.