Det här är förvaltningsplanen

Förvaltningsplanen är ett dokument där nästan all information om bostadsrättsföreningen finns samlad och för föreningar som har sin fastighetsförvaltning hos HSB ingår tjänsten oftast i avtalet.

Utöver föreningens aktuella information innehåller förvaltningsplanen även de strategiska aktiviteter vårt kundteam tillsammans med styrelsen arbetar med. Dessa delar är de allra viktigaste i Förvaltningsplanen då de ger vägledning i aktiviteter att höja fastighetens värde, berättar Antti Ahonen, områdeschef på HSB Förvaltare. I början på året ser fastighetsförvaltaren till att styrelsen får en uppdaterad version, som är den som gäller under året. Om ni inte känner till var just er förening har förvaltningsplanen, kan ni vända er till er fastighetsförvaltare så får ni reda på det.

I förvaltningsplanen hittar ni bland annat:

• en lista med kontaktpersoner på HSB, där det framgår vem som är ansvarig för vad.
• en sammanställning av alla avtal som är kopplade till förvaltningen, där man kan se uppgifter om exempelvis vilka företag som har hand om snöskottning eller levererar bredband.
• en kortfattad men fullständig beskrivning av fastigheten, med byggnadstyp, antal lägenheter, garageplatser, hissar, lokaler och så vidare.
• aktuella myndighetskrav samt vilka besiktningar som behöver utföras och när de behöver utföras nästa gång.
• rekommendationer från HSB på utvalda aktiviteter för att öka värdet i bostadsrättsföreningen.
• kundteamets samlade aktiviteter i arbetet med er bostadsrättsförening.

Beroende på vilka tjänster som föreningen har avtal med HSB för, kan dokumentet även innehålla flera andra delar. Det kan röra sig om ekonomiska sammanställningar med nyckeltal och rekommendationer till styrelsen och om ni har upprättat en underhållsplan finns en lista på vad den säger att ni behöver åtgärda under det kommande året.

Förvaltningsplanen har även alltid en årskalender där det går att följa månad för månad vad som kommer att hända eller vad som behöver göras. Den kan innehålla allt ifrån möten och städdagar till förberedelser inför stämman eller att komma ihåg att tända julbelysningen. Årskalendern kan därför vara bra att gå igenom inför styrelsemöten för att se vad som behöver tas upp på agendan. 

Några tips för förvaltningsplanen

Antti Ahonen har i sin roll som områdeschef på HSB Förvaltare sammanställt många förvaltningsplaner till våra bostadsrättsföreningar. Här delar han med sig av några tips på hur man kan använda den och vad man ska tänka på.

Se till att alla känner till den
Den här tjänsten ingår i de allra flesta avtal för föreningar som använder HSB som fastighetsförvaltare, men många styrelseledamöter vet inte om att förvaltningsplanen finns. Informera gärna alla i styrelsen om att det är ett jättebra verktyg som ni verkligen kan ha nytta av i ert styrelsearbete.

Använd förvaltningsplanen för ert långsiktiga arbete
Fastighetsförvaltning handlar ofta om att åtgärda saker som skett oväntat. Desto viktigare är dock att bibehålla långsiktigheten i styrelsearbetet. Utifrån förvaltningsplanen kan ni tillsammans med er fastighetsförvaltare skapa en målbild var ni vill befinna er framöver samt ta fram aktiviteter för att ta er dit tillsammans.

Knyt den till händelser i verksamhetsåret
Eftersom förvaltningsplanen har samlat all information i ett enda dokument, får ni en utmärkt överblick hur styrelseårets aktiviteter hänger samman. En underhållsplan som samspelar med budgetarbetet för rätt avgifts- och sparandenivåer är grunder i ett hållbart förvaltande av bostadsrättsföreningens tillgångar, dvs. fastigheterna. Förvaltningsplanen tydliggör hur allt hänger ihop samt ger även rekommendationer som bidrar till värde på både kort och lång sikt.

Vill du veta mer om vad en fastighetsförvaltare kan göra för er bostadsrättsförening?