Underhållsplan för brf

HSB brf Galären i Karlskrona har gjort en lång resa med sin underhållsplanering. Det hela startade med en engagerad ordförande som hade full koll, men när denne avgick var Klas Forslund och Ingemar Holgersson två av dem i styrelsen som blev tvungna att snabbt sätta sig in i underhållsplaneringen. Med engagemang, ihärdigt arbete och med lite hjälp från HSB Sydost har föreningen idag en väl fungerande underhållsplan. Klas och Ingemar delar med sig av vägen dit.

När de båda tog över arbetet med planeringen genomförde de en omfattande genomgång av föreningens utrymmen för att få en överblick.

– Vi gick igenom allting, daterade upp det och lade upp det i Excel-format för att vi skulle ha något underlag, berättar Ingemar.

Därifrån fortsatte underhållsplaneringen inom föreningen att utgå från det skapade underlaget. Efter ett tag började föreningen även arbeta med Aktiv Underhållsplan tillsammans med Johan Karlsson på HSB Sydost. Ett av argumenten att gå över till HSBs underhållsplan var för att underlätta för framtida styrelsemedlemmar.

– Vi började ju fundera på det då – hur ser det ut? Hur ser det ut om fem år när det kommer en annan styrelse? Det är mycket bättre att då ha ett underlag som i princip vem som helst kan ta över. Det var lite dem tankarna vi hade, reflekterar Ingemar.

Underhållsplanering kan upplevas som övermäktigt och det är lätt hänt att förbise vissa åtgärder. Då underlättar det att ha en någon som stöttar i arbetet. Johan satte sig ned med Klas och Ingemar och bröt ned planeringen i mindre steg.

– I avtalet ingår ett besök per år, det har vi haft två gånger nu. Redan första gången så sa Johan så här; ”Nu ser vi fem år framåt, inte längre. Så går vi igenom vad som är planerat de här fem åren”. Vissa saker var ju gjorda, vissa hade vi inte ens tänkt på. Det blev hanterligt då, istället för att se på kommande 30 åren. Det lades till lite grejer som inte fanns med, berättar Klas.

Så småningom omvandlades underhållsplanen även till en onlineversion, med HSBs hjälp. Numera kan hela styrelsen enkelt ta del av underhållsplanen inför ett styrelsemöte.

– Inför möten där vi diskuterar detta har vi ju uppmanat alla att gå in i underhållsplanen som finns och bläddra igenom och titta så att man åtminstone ser vad det är för någonting. Då kan man ju ställa frågor om man är osäker på någonting, men det har inte varit så mycket. Det är ju fördelen – alla kan ju gå in och titta, berättar Ingemar.

Idag har föreningen ett stabilt underlag för sin underhållsplanering som hela tiden utvecklas och med hjälp av Aktiv Underhållsplan upplever de att de har koll på läget.

– Det är någon som har tänkt på vad det är för komponenter som ingår. Det är så lätt att man glömmer, säger Klas.

– Vi har ett underlag som kontinuerligt uppdateras och det är aktuellt hela tiden. Man missar ingenting för det finns där hela tiden. Man går igenom det och det blir bättre och bättre för varje år som går, fyller Ingemar i.

När de får frågan om de skulle rekommendera Aktiv Underhållsplan till andra föreningar svarar Klas:

– Till hundra procent – under förutsättningarna att man förstår att det måste göras en insats från början.

Han betonar vikten av att skapa ett väl genomarbetat underlag redan från start för att sedan bygga vidare och Ingemar fyller även i:

– Det kräver ju att man gör det engagerat annars så blir det nog inte bra.