En stämma för alla

Men hur får man så många boende som möjligt att vilja delta på stämman och kanske även engagera sig i styrelsen?

- För att göra förutsättningarna så bra som möjligt för en lyckad stämma bör man börja i god tid, följa några få grundregler och använda sig av tydliga mallar, menar Cecilia Ternow.

Cecilia är ombudsman med uppdrag att vara ett stöd för styrelsen i HSB-bostadsrättsföreningar i frågor som utbildning, kompetensförsörjning och rådgivning. Hon har tidigare erfarenhet från en roll inom fastighetsförvaltning i HSB. Cecilia, vad är dina tips till styrelsen inför årsstämman?

- Har ni ett upplägg som fungerar bra – kör vidare på det. Gör det enkelt för er själva. HSB har mallar och lösningar för allt som rör en årsstämma. Allt finns samlat några klick bort i Mitt HSB, säger Cecilia.

Bästa tipsen för en lyckad stämma

Men alla stämmor är inte välbesökta. Och de som kommer kanske inte alltid speglar vilka som bor i föreningen. Hur ska man tänka här för att få så bred representativitet som möjligt – från unga till äldre?

• Kommunicera stämman i god tid, med datum och tid, då har fler möjlighet att planera in det i sin almanacka. Sätt ut start- och sluttid, det ger en signal om styrelsens ambition för mötet.
• Det är viktigt med formalia - se stadgarna. Själva kallelsen ska ske tidigast sex veckor och senast två veckor innan stämman.
• Förklara på ett enkelt och tydligt sätt vilka frågor som tas upp på stämman, hur det påverkar boendet i föreningen och framtida årsavgifter.
• Bifoga valberedningens förslag till ny styrelse. Att veta att man inte kommer få frågan om att bli invald på sittande möte kan få fler att delta.
• Uppmuntra boende att lämna motioner. Förslag från boende är ofta det som utvecklar bostadsrättsföreningen och skapar större gemenskap.
• Har ni ett pågående större projekt i föreningen – passa på att lämna en statusrapport på årsstämman. Denna information ska såklart finnas tillgänglig för alla medlemmar.
• Har ni ett kommande projekt på gång – bjud in upphandlad entreprenör eller oberoende sakkunnig för att informera om projektet.
• Vi är inne i ett klimat med högre räntor. Vad innebär det för föreningens kostnader och hur påverkas årsavgiften? Bjud in en ekonom att prata utifrån rådande omvärldsläge.
• Är ni osäkra på något kring stämman – ta hjälp av HSB-ledamoten.

Vem ska leda stämman?

Att leda en stämma på ett inkluderande och korrekt sätt utan att det blir en diskussionsklubb är en utmaning. Förutom att man ska känna till stadgar och det protokoll som gäller för en årsstämma så ska man vara neutral i relation till styrelse och medlemmar.

- Jag rekommenderar alltid att ta in en extern mötesordförande. Då slipper man diskussioner om jäv eller partiskhet. Styrelsens roll blir tydligare och alla kan vara trygga i att allt går rätt till. Visst, det kommer med en liten extra peng, men det är värt det, poängterar Cecilia.

Här hittar du mer information om vad det innebär att låta en oberoende representant från HSB Stockholm medverka som ordförande eller sekreterare på er föreningsstämma.

Efter stämman – håll intresset vid liv till nästa år

Tänk på att skicka ut en sammanfattning av stämman till alla medlemmar via era kanaler/hemsida. Tipsa om att kontakta valberedningen om intresse finns att engagera sig. För valberedningen är det klassiskt fotarbete som gäller. Kontakta nyinflyttade medlemmar, var med på ”städdagar” och intervjua styrelsen om kommande rekryteringsbehov.

- Har man väldigt svårt att hitta nya styrelseledamöter så kan en väg vara att erbjuda en suppleantplats som en mjukstart in i styrelsen. Det uppfattar en del som ett lättare uppdrag att ta sig an, tipsar Cecilia.

Nyhet - digitala stämmor

En nyhet i år är att det i teorin går att hålla helt digitala föreningsstämmor.

- Ja, lagstiftningen tillåter det. I praktiken tror vi dock inte att så många bostadsrättsföreningar kommer att prioritera detta i år. Det krävs en stadgeändring innan man kan hålla en digital stämma, vilket i sin tur kräver beslut på två föreningsstämmor, förklarar Cecilia.

Men digitala stämmor kommer säkert att genomföras kommande år. De kan vara ett bra komplement till fysiska stämmor, till exempel vid en extra föreningsstämma när det ska fattas ett andra beslut i en fråga, t ex stadgeändring.

Har du några sista tips inför detta viktiga forum Cecilia?

- Se stämman som en unik chans att påverka boendet tillsammans med era grannar. Även om det är mycket formalia som ska följas, gör det så lättsamt som möjligt och underlätta dialog och åsiktsutbyte. Lycka till!