Inför ordinarie stämma

En rekommendation är att också boka in en person som styrelsen kan föreslå till ordförande för stämman. Eftersom ett av syftena med den ordinarie stämman är att redovisa det gångna året och besluta om ansvarsfrihet för styrelsen är det bra att inte någon av styrelsens ledamöter leder mötet.

Motioner

Motioner är medlemmarnas möjlighet att påverka föreningen genom förslag till stämman. Motioner måste dock komma in i viss tid före stämman. För att veta vilket datum som gäller för motionstiden i er förening så behöver ni titta i stadgarna (§15 om ni har HSBs normalstadgar för bostadsrättsföreningar).

Det finns inte några formkrav för en motion, men det måste avse ett ärende som stämman kan ta ställning till. En handling som bara innehåller frågor eller synpunkter till styrelsen kan därför ibland anses inte utgöra en motion. Om det är otydligt vad en medlem avser är det en bra idé att styrelsen tar kontakt med medlemmen och ber om förtydligande av motionen, exempelvis med förslag till beslut till stämman.

En rekommendation (men inget krav) är att styrelsen utarbetar svar på inkomna motioner. Motioner och styrelsens svar skickas tillsmannas med kallelsen. På så sätt får medlemmarna information om både inkomna förslag och styrelsens syn på frågan och kan inför stämman bilda sig uppfattning i frågan.

Kallelse och dagordning

Kallelse till stämman ska gå ut till alla medlemmar två till sex veckor innan stämman, om inte föreningens stadgar säger något annat. HSBs normalstadgar anger att det ska ske ”genom anslag på lämplig plats inom bostadsrättsföreningens fastighet”, vilket betyder att kallelsen kan sättas upp på exempelvis gemensam anslagstavla eller i varje trappuppgång. Många föreningar väljer att dela ut kallelsen till varje bostadsrättslägenhet. Det är ett bra sätt för att nå medlemmarna. Även om kallelsen delas ut ska den dock även anslås på lämplig plats.

Kallelsen ska ta upp de ärenden som ska förekomma på stämman. Det bästa sättet att uppfylla det är att till kallelsen bifoga dagordningen. I föreningens stadgar anges vilka punkter som måste vara med på dagordningen. Därutöver kan det finnas andra punkter, såsom motioner från medlemmarna eller förslag från styrelsen.

HSB Skånes jurister hjälper er

Funderar ni på något inför ordinarie stämma så tveka inte att kontakta HSB Skånes jurister, direkt eller via e-post till juristerna-skane@hsb.se