Upphandlingspolicy

Antagen 2024-03-24

Inledning

BRF KLAS policy för upphandling följer HSB:s rekommendationer för upphandling och stora delar av detta dokument är hämtat från HSB:s rekommendationer.

Målet för en bra upphandling är att få fram flera alternativ där det går att jämföra leverantörer på lika villkor, så att styrelsen kan göra välinformerade val.

Inför upphandlingen

För att nå ett gott slutresultat är det bra att veta redan i förväg vad föreningen vill få ut av en upphandling. Inför upphandlingen ska det klargöras vad som är viktigt i den upphandling ska genomföras, inte minst då i avvägningen mellan pris respektive kvalitet. Lösningar som andra jämförbara bostadsrättsföreningar har bör inhämtas. Vilken nivå har de på pris och leverans? Är ett lägre pris värt en eventuell förändring i leveransen?

Utgå alltid från branschstandard

Förfrågningsunderlaget bör anpassas till det som utgör standard i den aktuella branschen (till exempel Avtal för fastighetsförvaltning för förvaltningsåtaganden). Är ni tydliga i upphandlingsmaterialet så tolkar alla det på samma sätt, vilket gör olika leverantörers avtalsförslag mer jämförbara. Det är lätt att lockas av ett lågt pris, men om underlagen inte är jämförbara riskerar ni att jämföra ”äpplen med päron”. Saknar ni egen kompetens i styrelsen kan en professionell upphandlare hjälpa er. Särskilt vid större upphandlingar lönar det sig ofta med erfaren hjälp för att ”nollställa” anbuden mot varandra.

Ta referenser

Det gäller också att försäkra sig om att sedan få en leverans som följer avtalet. Därför bör referenser tas. Vilka kunder finns? Hur nöjda är de? Särskilt vid större uppdrag är det viktigt att få referenser. När det gäller tjänster finns det ofta något slags kundundersökning att tillgå. Det kan också vara bra att prata direkt med en bostadsförening i samma storlek, eller med samma förutsättningar, som är befintlig kund till leverantören.

Dokumentera hela processen

Allt som ingår i det som upphandlas ska finnas dokumenterat och helst vara nedskrivet i avtalet. Även om muntliga överenskommelser gäller i princip, så skapar de onödiga risker för framtida tvister som kan ta tid och energi i anspråk helt i onödan. Dessutom blir sådant som bara diskuteras muntligt ofta beroende av specifika personer i styrelsen respektive hos leverantören. Så det gäller att få ner allt ni kommer överens om skriftligt!

Se över och stäm av regelbundet

Styrelsen bör ha en förteckning över alla avtal, varför ni har tecknat avtalen, vilka leverantörerna är, vad de levererar och hur länge avtalen gäller. Se över era avtal med jämna mellanrum och stäm av större leveranser regelbundet, även då allt flyter på bra. Kanske finns det delar som ni inte längre har behov av och annat som ni faktiskt skulle behöva hjälp med. I stället för att säga upp ett avtal kan det vara givande att ta en dialog med leverantören för att hitta en ny väg framåt. Ofta går det att omförhandla befintliga avtal under pågående avtalstid om ni vill förändra något.

Policy för BRF KLAS

Vid upphandling av tjänst(er) (oavsett vilka) ska följande gälla:

Upp till 30 000 SEK

Vid upphandling av produkter eller tjänster upp till 15 000 SEK räcker ett anbud. Beslutad upphandling ska skrivas in i styrelsens mötesprotokoll.

Mellan 30 000 SEK och 100 000 SEK

Vid upphandling av produkter eller tjänster mellan 15 000 – 50 000 SEK ska ytterligare ett anbud tas in för jämförelse. En referens ska tas in om styrelsen bedömer att det behövs. Beslutad upphandling ska skrivas in i styrelsens mötesprotokoll.

Över 100 000 SEK

Vid upphandling av produkter eller tjänster som överstiger 50 000 SEK ska minst två anbud tas in för jämförelse samt en till två referenser beroende på styrelsens beslut. Beslutad upphandling ska skrivas in i styrelsens mötesprotokoll.

Särskild dokumentation för upphandling

En särskild dokumentation för upphandling enligt ovan ska finnas där styrelsen loggar sina beslut.