Hantering av föreningsstämman

Poströstning
Föreningen kan hålla en fysisk stämma med möjlighet till poströstning för dem som inte kan eller vill delta fysiskt. Från och med den 18 maj 2020 började även en ny lag gälla för att underlätta stämmor på distans, vilket innebär att man kan hålla stämman med deltagande genom enbart poströstning. Lagen fortsätter att gälla under hela 2021 och kortfattat innebär den nya lagen följande:

HSB har tagit fram instruktioner kring vad styrelsen behöver tänka på gällande poströstning och som också innehåller mallar med formulär för poströstning. Öppna artikeln i Mitt HSB så hittar du instruktion och mallar för nedladdning.

Digital stämma med poströstning
Under hela 2021 gäller även att stämman kan hållas helt digitalt dock med kravet att även möjlighet till poströstning finns.

• Styrelsen kan besluta att stämman endast hålls med elektronisk uppkoppling. Kravet på att stämman ska hållas på viss ort slopas tillfälligt.
• Styrelsen får besluta att utomstående ska ha rätt att närvara för att kunna genomföra stämman digitalt.
• Krav finns att medlem ska kunna poströsta om stämman endast hålls via elektronisk uppkoppling.

HSB Stockholm kan nu erbjuda ett digitalt stöd för bostadsrättsföreningar att genomföra sina stämmor genom Easymeet. Easymeet har lång erfarenhet av att leverera digitala lösningar till fackförbund, idrottsförbund och andra ideella organisationer. Här kan du läsa mer om hur vi kan hjälpa er bostadsrättsförening med en stämma med digital närvaro.

Obligatoriska ärenden och extra stämma
Vid stämma där många av föreningens medlemmar kanske inte kommer att kunna delta bör bostadsrättsföreningen överväga att avvakta med beslut i frågor som inte är obligatoriska eller tidskritiska till en senare föreningsstämma.

Vid ordinarie föreningsstämma ska beslut fattas om:

• fastställande av resultat- och balansräkning
• dispositioner av föreningens vinst eller förlust enligt fastställd balansräkning
• beslut om ansvarsfrihet
• de punkter som enligt stadgarna ska behandlas på en ordinarie föreningsstämma. HSBs normalstadgar § 17 anger vilka punkter som ska förekomma på en ordinarie stämma.

Eventuella motioner och övriga förslag från styrelsen behöver finnas med i kallelsen men föreningsstämman kan besluta att bordlägga dessa. Stämman kan då ge styrelsen i uppdrag att kalla till extra stämma för behandling av dessa frågor under ett senare tillfälle under året.

Fullmakt
Tillfällig lagstiftning gör det möjligt att efter styrelsebeslut tillåta att fullmaktshavare företräder fler än en medlem på föreningsstämma, oavsett vad som anges i föreningens stadgar. Skälet till detta är att fler medlemmar skall kunna vara representerade på föreningsstämma, utan att delta fysiskt,  i rådande situation med risk för smittspridning av covid-19 virus.

HSB Stockholm har nu tagit fram en tidsbegränsad fullmaktsmall som är anpassad till ny tillfällig lagstiftning. HSB menar att denna möjlighet skall utnyttjas varsamt och varje styrelse får avgöra om det är lämpligt i den enskilda bostadsrättsföreningen. Öppna artkeln i Mitt HSB för att ladda ner fullmaktsmallen.

Per capsulam (pappersstämma)
Att genomföra stämman per capsulam, även kallad pappersstämma är lättast i en mindre förening då det kräver alla medlemmars samtycke. En stämma per capsulam innebär det att besluten på stämman fattas utan att medlemmarna träffas fysiskt vid ett sammanträde. Rent praktiskt så upprättar man ett protokoll från en tänkt stämma som sedan skickas runt till medlemmarna som undertecknar protokollet alternativt, om det är möjligt godkänner genom e-signering.