Stämma närmar sig – dags att förbereda!

Förberedelser inför stämman: Viktiga steg för en lyckad sammankomst. 

Med stämmoperioden runt hörnet är det dags för föreningar att börja förbereda sig för den årliga föreningsstämman. För att säkerställa en smidig och effektiv stämma krävs ett välorganiserat samarbete mellan styrelsen, valberedningen, revisorer, föreningens ekonom och medlemmarna. 

Det finns flera viktiga moment som bör genomföras inför stämman. Här är några generella riktlinjer för att säkerställa att stämman en bra föreningsstämma: 

• Sätt ett datum för stämman - bestämma datum för stämman i god tid, det ger er bättre förutsättningar för planering och förberedelser. 

• Dialog med valberedningen och föreningens ekonom – styrelsen bör hålla en kontinuerlig dialog med valberedningen och föreningens ekonom för att uppdatera dem om datum för stämman samt för att säkerställa att alla nödvändiga handlingar och rapporter är i ordning. 

• Bokning av lokal och funktionär - boka lämplig lokal och eventuella funktionärer från HSB Södertörns stämmopool i god tid. Det ger er bra förutsättningar för att stämman kan genomföras smidigt. 

• Möjlighet att påverka - informera medlemmarna om möjligheten att skriva motioner. Det är genom att motionera till föreningsstämman som medlemmarna har möjlighet att påverka i föreningen. Men det finns formalia som medlemmar och styrelsen behöver följa så alla medlemmar behöver ha enkel tillgång till information om hur man gör rätt.  

• Kallelse till stämman - 2-6 veckor innan stämman är det dags att kalla till stämman. Se till att kallelsen tydligt listar de ärenden som kommer att behandlas och att alla medlemmar har information om var och hur de får tillgång till alla handlingar. 

För valberedningen är det också viktigt med att börja arbetet i god tid. Det är inte bara förslag på nyval till styrelse som ska tas fram utan också förslag på samtliga förtroendevalda och förslag på arvoden som ska presenteras till föreningsstämman. 

Om ni följer riktlinjerna och samarbetar inom föreningen, har ni alla förutsättningar för att stämman genomförs både enkelt och smidigt.