Underhållsplanen är styrelsens viktigaste verktyg för en trygg och hållbar brf hjälpmedel

Vi tycker underhållsplanen är världens bästa hjälpmedel för styrelsen”

Maria inledde med att beskriva hur HSB tagit fram nya nivåer i sina förvaltaravtal.
– HSB har börjat ta fram nya paketeringar på avtal. Tidigare har vi haft till exempel Ekonomibas för mindre föreningar, och nu kommer det även nya nivåer för underhållsplanen – Bas, Medium och Komplett. Då kan styrelsen välja den nivå som passar föreningens storlek och behov, berättade Maria.

I samband med de nya avtalen lyfts underhållsplanen också ut som ett tydligare, eget avtal. Det gör den enklare att förstå, följa upp och använda aktivt i styrelsearbetet.

En ny, enklare underhållsplan – med fokus på riktigt underhåll

Den nya underhållsplanen håller just nu på att byggas om. Maria förklarade vad som blir annorlunda.
– Planen kommer bli enklare och mer fokuserad på faktiskt underhåll. Många små ”fixpunkter” tas bort, som justering av dörrstängare eller stolpfundament. Det är inte underhåll, det är reparationer. Även rader som bara är ”fem procent av något” försvinner, sa hon.

Myndighetsbesiktningar och radonmätningar kommer att finnas kvar som aktiviteter i planen, men utan förifylld kostnad. Påminnelsen och själva åtgärden ligger kvar, men föreningen tar själv in offerter.
– Vi vill att planen ska visa det verkliga underhållsbehovet. Kostnaderna för myndighetskrav kan skilja sig mycket mellan fastigheter, så där är det bättre att ta in pris varje gång, förklarade Maria.

Stöd även för föreningar utan förvaltaravtal

En viktig nyhet är att även föreningar som bara har underhållsplanen, men inte köper löpande förvaltning, får mer stöd framöver.
– Tanken är att alla får en årlig uppdatering av sin plan. Dessutom gör vi en okulär underhållsbesiktning vart tredje år, även för föreningar utan förvaltaravtal. I dag ser vi ibland planer som inte uppdaterats på tio år. De finns för att stadgarna kräver det, men används inte i verkligheten. Det här ska vi komma bort ifrån, sa Maria.

För de föreningar som redan har förvaltaravtal ligger normalt en årlig genomgång av underhållsplanen redan i avtalet, tillsammans med återkommande tillsyner i fastigheten.

Digital plan – alltid tillgänglig i Mitt HSB

Maria betonade också hur viktigt det är att använda den digitala planen i vardagen.
– Underhållsplanen finns i Mitt HSB, så styrelsen kan logga in oavsett om man sitter hemma, i sommarstugan eller på andra sidan jordklotet. När en åtgärd är utförd, till exempel en stamspolning eller byte av tvättmaskin, kan man direkt gå in och bocka av den. Då hålls planen levande och aktuell, sa hon.

Hon uppmanade styrelserna att inte bara titta på planen i samband med budgeten.
– Vi vill att ni jobbar med planen året runt. Ta upp den på styrelsemöten, prata om vad som är vinterjobb, vad som behöver göras på sommaren och hur ni kan samordna projekt så ni inte till exempel asfalterar ett år och gräver upp samma yta tre år senare, sa Maria.

”Bankerna vill se väl underbyggda underhållsplaner”

Ulf knöt ihop underhållsplanen med föreningens ekonomi.
– Bankerna har blivit mycket tuffare. De vill se underhållsplan och ofta även en flerårsprognos innan de säger ja till ett lån. I vissa fall har banken sagt rakt ut: ”Vi vågar låna ut för att ni har en genomarbetad plan och ni är en HSB-förening”, berättade Ulf.

Han lyfte också fram hur händelser i omvärlden påverkat bankernas syn på risk.
– Efter några uppmärksammade kapningar av föreningar i Skåne märkte jag en dramatisk skillnad. Nu vill bankerna ha hängslen och livrem. Då är en tydlig underhållsplan och en bra prognos guld värd, sa han.

Så hänger ”sparandet” ihop med underhållsplanen

Ulf förklarade också vad ”sparandet” egentligen är och varför det spelar roll.
– Utgå från årsredovisningen och resultatrapporten. Lägg tillbaka årets avskrivningar och årets gjorda underhåll. Då får du fram en ny siffra. Den delar du med föreningens yta. Då får du ett sparande per kvadratmeter, sa Ulf.

För att se om föreningen ligger rätt jämför man sedan med underhållsplanen.
– Summera alla planerade investeringar i underhåll de kommande femtio åren och dela också det med femtio och med ytan. Om de två talen ligger hyfsat nära varandra är föreningen i balans. Då tryggar man att det finns pengar till framtida underhåll, förklarade han.

Revisorer och banker tittar allt oftare just på det här.
– Ibland behöver styrelsen förklara varför sparandet inte riktigt räcker till. Det kan handla om att föreningen nyligen gjort en stor investering och behöver några år för att komma ikapp igen. Då är det viktigt att kunna visa både plan och resonemang, sa Ulf.

Tryggare beslut – och en mer attraktiv fastighet

Både Maria och Ulf lyfte hur underhållsplanen underlättar styrelsearbetet i stort.
– Man lär känna sitt hus, både på in- och utsidan. Man undviker många oväntade reparationer och gör det samtidigt lättare för nya styrelseledamöter att sätta sig in i vad som är gjort och vad som väntar, sa Maria.

– Och en välskött fastighet med en genomarbetad underhållsplan är mer attraktiv på marknaden. Det bevarar och ofta ökar värdet på fastigheten, fyllde Ulf i.

”Använd underhållsplanen mer – året runt”

Avslutningsvis skickade de med en tydlig uppmaning till alla styrelser.
– Använd underhållsplanen mer. Se den som både en planeringskalender och en avprickningslista. Ta upp den på varje styrelsemöte, titta på vad ni budgeterat och vad som återstår att göra. Då hinner ni både ta in offerter i tid och planera större projekt flera år i förväg, sa Ulf.

– Och håll utkik under våren, fortsatte Maria. När den nya planen är på plats kommer vi ha utbildningar, både fysiska och digitala, och försöka erbjuda tider som passar så många som möjligt. Vi finns här för att stötta er – både med tekniken och med ekonomin kring era projekt.