Ramavtal – en trygghet för er BRF

Marie, vilka råd vill du ge en styrelse inför upphandling av arbeten i en fastighet? Vilka är de tre viktigaste sakerna att tänka på?

1) Förfrågningsunderlag – se till att förfrågningsunderlaget är tydligt. Är underlaget otydligt kommer entreprenörer tolka uppdraget själva och då blir det risk för missnöje kring pris och leverans.

2) Offerter – ta in minst tre offerter för att kunna jämföra pris och innehåll mellan entreprenörerna.

3) Pris – tänk på att billigast är ofta inte bäst. Kom ihåg att fråga vad som inte ingår i priset för att undvika överraskningar senare.

Vilka krav bör en styrelse alltid ställa på entreprenörer?

- Jag tycker man ska göra en grundläggande bolagskontroll för att säkerställa att entreprenören är en seriös aktör. Kontrollera att de har F-skatt, är momsregistrerat och arbetsgivarregistrerat (om de har personal). När man har bestämt sig för en entreprenör är det alltid en god idé att begära in försäkringsintyg och referenser.

HSB har sedan många år upphandlade ramavtal med entreprenörer inom olika branscher som är relevanta för brf. Vad är syftet med det?

- Helt enkelt att underlätta för våra medlemmar och kunder att hitta bra entreprenörer. Som enskild bostadsrättsförening är det svårt att kontrollera till exempel hållbarhetsaspekter av en leverantör. Vi arbetar löpande med att följa upp de leverantörer som ligger på listan och agerar om vi får rapporter om dåliga leveranser.

För att garantera att HSBs medlemmar och kunder kan känna sig trygga med att de får en seriös aktör ser vi till att de uppfyller en mängd kriterier inom ekonomi, hållbarhet och kvalitet.

Hur går processen till när HSB tar fram och upphandlar ett nytt ramavtal?

- Att förhandla fram nya ramavtal är en lång process i många olika steg. Först och främst gör vi alltid en ordentlig bolagskontroll där entreprenören måste uppnå vissa bolagskriterier för att få gå vidare i processen. Klarar de dessa kriterier får entreprenören genomgå en hållbarhets- och kvalitetsgranskning där vi säkerställer våra generella krav och HSBs uppförandekod. Vidare till nästa steg tar vi in á-prislistor för att säkerställa marknadsmässiga priser med ett flertal leverantörer i samma kategori. I sista steget innan ett ramavtal tecknas kontrollerar vi referenser samt begär in styrkande dokument som bevis på att de uppfyller ställda krav.

Vi säkerställer även att de lever upp till vår uppförandekod som bland annat innehåller krav på kollektivavtal eller liknande förhållanden, har kontroll på miljötillstånd, arbetar för att minska sin klimatpåverkan, har nolltolerans för korruption och har giltig ansvarsförsäkring och relevanta behörigheter/certifikat. Vi följer även upp ekonomiska förhållanden som skatteskulder och betalningsanmärkningar i realtid.

Vilka risker undviker föreningarna genom att använda ett ramavtal i stället för att välja en entreprenör själva?

- Det är en mängd risker som undviks. Om man till exempel väljer en entreprenör och missar att göra en bolagskontroll och det visar sig att bolaget saknar F-skatt, så blir plötsligt föreningen arbetsgivare och kan därför bli skyldigt att betala arbetsgivaravgifter. Eller om bolaget inte är momsregistrerat eller registrerad arbetsgivare finns det en risk för svart arbetskraft. Det är ofta ett tecken på oseriösa aktörer som snabbt kan ”försvinna” och då blir det svårt att reklamera arbete eller få garantiarbete utfört.

HSB Stockholm arbetar löpande med upphandling av nya entreprenörer för flera typer av behov och tar gärna emot förslag via ramavtal.stockholm@hsb.se.

Mer information om ramavtal och hur er brf ska gå till väga vid upphandling hittar ni på Mitt HSB.