HSB Östergötlands rekommendationer för hantering av styrelsemöten

För att minska risken för spridning av smitta, framförallt inom de definierade riskgrupperna, rekommenderar HSB Östergötland samtliga styrelser att vidta försiktighet med fysiska styrelsemöten. Ett sätt kan vara att möjliggöra deltagande via telefon/digitalt. Genom att följa ovan och andra rekommendationer från Folkhälsomyndigheten kan vi tillsammans bidra till att vi minimerar risken att sprida smitta vidare.

Här kan du ladda ner Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om allas ansvar att förhindra smitta.

Att tänka på vid distansmöten

Ett möte där någon eller flera personer deltar via telefon eller digitalt ställer lite extra krav på så väl mötesledare som övriga mötesdeltagare. Här kommer några medskick:

Telefon eller videomöte

Det finns flertalet leverantörer för telefonmöten och vissa teleoperatörer tillåter flerpartssamtal utan extra kostnad. Ett tips är att Telia för närvarande har sex månaders kostnadsfritt på deras tjänst Telia Telemöte Fast. En annan tjänst är Foneras telefonkonferens med telefonnummer 08-5000 5000. Även denna tjänst är gratis och kan ha upp till 5 deltagare. För att delta i konferensen kommer ni överens om en 6-siffrig kod som alla knappar in för att ansluta till telefonkonferensen.

Det går även utmärkt att använda sig av flertalet av gratistjänster för att ha videomöte, för de som har Iphone fungerar Face Time med flera deltagare, Skype finns både till dator, mobil och läsplatta samt Google Hangouts är enkelt att använda. Zoom går även att använda men gratisversionen har begränsningar på antal deltagare och möteslängd.

Tillgång till beslutsunderlag

Tänk på att alla mötesdeltagare ska ha tillgång till samma beslutsunderlag. Detta görs enkelt om ni tar för vana att lägga upp samtliga möteshandlingar i Mitt HSB i god tid innan mötet.

God mötesordning

Detta kan vara en särskild utmaning i möten där alla deltagare inte finns i det fysiska rummet. Det ställer större krav på mötesledaren - det blir viktigare att fördela ordet och att mötesledaren, eller någon av övriga mötesdeltagare, med jämna mellanrum stämma av att alla deltagare fortfarande är med i mötet. Det kan också vara bra att avsluta varje punkt på dagordningen med en sammanfattning som samtliga deltagare får bekräfta.

Närvaroregistrering i protokollet

Notera att det ska framgå i styrelseprotokoll om någon inte deltagit fysiskt i mötet. Det ska också framgå på vilket sätt (telefon/digitalt) som personen i fråga deltagit.