Vanliga frågor och svar om HSB Dokument

”Nytt dokument” tillhör HSB Föreningsdokument. Knappen är borttagen eftersom tjänsten är i läsläge. För att lägga till ett dokument ska man gå in på HSB Dokument

För tillfället har externa användare endast tittbehörighet i nya HSB Dokument.

För att kunna titta på dokumentet krävs dels att den anställda har fått behörigheten extern behörighet dokument i styrelsesammansättningen (i Mitt HSB) men också att varje dokument har delats till extern behörighet. Detta hittar du under egenskaper.

Observera att gamla dokument måste laddas upp på nytt för att den externa användaren ska kunna se dokumentet. Vi jobbar på en lösning för att externa ska få behörighet att även ladda upp dokument.

För tillfället är det endast dokument i pdf som går att förhandsgranska. Vill man titta på ett word eller excel dokument måste man ladda ner det på sin dator först.

Varje bostadsrättsförening har en mapp döpt efter deras brf där det finns möjlighet att bygga en egen struktur med mappar utifrån bostadsrättsföreningens behov.

Då andra E-tjänster kommer hämta dokument från lösningen är det viktigt att de dokumenten finns lagrade med rätt egenskaper (grupp och typ) exempelvis dokument till ett årsbokslut, protokoll, beslutsunderlag mm.

Dokument som lämpar sig för brf:ens mapp kan vara planering av gårdsfest, arbete med informationsblad, hantering av ex. pingisrum eller gym.

När man som styrelsemedlem laddar upp ett dokument kan man välja att spara det under olika lång tid (upp till 99 år). Efter lagringstiden gått ut flyttas dokumentet till papperskorgen för mellanlagring innan det raderas permanent efter 90 dagar.

Inför att ett dokument är på väg att flyttas till papperskorgen får styrelsen en notis om att det är på väg att ske i deras Att göra-lista. Det är då enkelt att ändra datum så att dokumentet får en förlängd lagringstid om behov att spara det längre finns. Lämplig lagringstid föreslås beroende på vilken typ av dokument och i vilken mapp man laddar upp dokumentet i, den föreslagna tiden föreslås utifrån legal lämplighet men den går givetvis att förlänga om det är nödvändigt.

Att "sparaknappen" är grå och inte kan klickas på kan bero på att:

• Inga ändringar gjorts då avslutar man genom avbryt.
• Filnamnet är mer än 50 tecken, då går det inte att spara.
• Att du inte valt en fil att ladda upp.
• Att du inte valt grupp eller typ för dokumentet

Har du gjort de val som behövs blir "spararutan" blå och du kan trycka på spara.