Nu lanserar vi tjänsten Digitalt styrelsestöd

Att planera och kalla till styrelsemöte, skriva och signera protokoll, hantera andrahandsupplåtelser, motioner och annat som hör styrelsearbetet till kräver både tid och engagemang från de förtroendevalda. Med Digitalt styrelsestöd blir de här arbetsuppgifterna betydligt lättare och mindre tidskrävande.

I tjänsten får våra kunder ett komplett stöd som guidar styrelsen genom verksamhetsåret. Där kan styrelsen sköta alla dessa uppgifter digitalt direkt i Mitt HSB och mycket i flödet är automatiserat. Som de flesta av HSBs digitala tjänster kommer Digitalt styrelsestöd även att ha synergieffekter med andra tjänster i Mitt HSB. 

HSB brf Livered har testat och utvärderat tjänsten

Vi har pratat med Iva Andersson, ordförande, och Lars Grudin, vice ordförande, i HSB brf Livered som har ingått i vårt pilotprojekt för Digitalt styrelsestöd. De har tillsammans med övriga ledamöter i styrelsen testat tjänsten under en längre tid. 

Varför ville ni aktivera tjänsten?

Lars: Jag är nyfiken som person och vill testa nytt. Det finns också en poäng med att lagra saker digitalt. Du behöver inte gå ner i styrelserummet för att leta efter dokument i någon pärm, utan du kan sitta hemma eller på jobbet och hantera dina uppgifter.

Iva: Vi ville även aktivera tjänsten för att få bättre struktur på våra dokument och ha alla protokoll samlade på ett och samma ställe.

Vilka fördelar har Digitalt styrelsestöd?

Iva: En stor fördel är att sekreteraren får ett mycket enklare jobb. Nu kopplar vår sekreterare in datorn och visar protokollet i realtid på skärmen så att alla ser. Allt går snabbare, speciellt justeringen. Det är också väldigt bra att man kan bifoga dokument och bilagor i kallelsen. Jättebra att ha allt samlat!

Lars: I tjänsten har du en redan satt struktur och allt finns samlat på samma ställe. Du kan vara mer flexibel och mobil tack vare det digitala verktyget. Att samla informationen på samma ställe underlättar styrelsearbetet.

Finns det något som har varit svårt?

Iva: Ja, det var några turer fram och tillbaka innan vi förstått systemet helt. Det var lite svårt att sätta sig in i tjänsten till en början, men nu har jag blivit mer varm i kläderna. Det har varit en lärandeprocess tillsammans med HSB.

Lars: Det finns en del utvecklingspotential i tjänsten som helhet, framför allt skulle vi önska en tydligare översikt och utformning. Användarvänligheten kan bli ännu bättre. Men över lag är det bättre än hur vi jobbade tidigare.

Skulle ni rekommendera andra styrelser att använda tjänsten?

Iva och Lars: Ja, det skulle vi absolut! Till exempel för att bli av med roterande papper och borttappade dokument. Det underlättar också för nya ledamöter i styrelsen som enkelt kan se historiken bakåt när allt arkiveras digitalt på samma ställe.