Hantering av inpasseringssystem

Styrelsens arbete

Inpasseringssystem ger föreningarna möjlighet att spara personuppgifter genom passage- eller bokningsloggar, vilket i sin tur möjliggör en kartläggning om hur en person rör sig i fastigheten. Det är viktigt att komma ihåg att övervakning av bostadsrättshavare som nyttjar sina nyckelbrickor kan leda till integritetskränkningar, särskilt då dessa personer rör sig kring sina bostäder.

Om en förening önskar införa eller uppdatera ett inpasseringssystem är det en del frågor som behöver redas ut. Först och främst ska ett eller flera ändamål fastställas, exempelvis att behandlingen av personuppgifter underlättar hanteringen av nyckelbrickor och att systemet införs i syfte att stävja och utreda skadegörelser i föreningens lokaler. Vidare är det viktigt, utifrån principen om uppgiftsminimering, att styrelsen gör åtskillnad på de olika loggarna och enbart sparar den information som krävs för att uppnå ändamålet.

Styrelsen bör ha klart för sig vad som ska uppnås med ett nytt system för att därmed kunna ställa krav på den leverantör som anlitas. Styrelsen behöver dessutom upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal med den leverantör som får i uppdrag att hantera inpasseringssystemet. Ett sådant avtal är ett krav enligt GDPR och innehåller bland annat information om behandlingens art och ändamål, vilka personuppgifter som leverantören får lagra och vilka skyldigheter respektive part har.

Minst lika viktigt är att styrelsen upprättar rutiner för att hantera personuppgifter när en medlem flyttar från föreningen. Huvudregeln är att samtlig information ska raderas men det föreligger undantag om föreningen är i behov av att bevaka rättsliga anspråk gentemot en enskild bostadsrättshavare. Ett tips är att utse en ledamot som ansvarar för att hantera föreningens personuppgiftsbehandling och tillser att rutiner upprätthålls.

När får styrelsen granska loggar?

Vi jurister får ofta frågan om en styrelse kan granska loggarna i ett inpasseringssystem och svaret på denna fråga beror på vilken information som medlemmarna har fått när de tagit emot brickan och vad som framkommer av föreningens personuppgiftspolicy. Inledningsvis kan skriftlig information om personuppgiftsbehandlingen ges till medlemmarna när brickan hämtas ut. När inpasseringssystemet väl används ska informationen vara lättillgänglig för medlemmarna och styrelsen bör därmed upprätta en personuppgiftspolicy som finns att tillgå på föreningens hemsida exempelvis.

Personuppgiftsbehandlingen ska alltid vara laglig och i linje med GDPR, föreningen kan inte fritt välja att granska samtliga loggar utan att det föreligger en laglig grund för behandlingen. Ett exempel är om medlemmarna i en förening har en nyckelbricka som nyttjas till porten, postlådan, festlokalen och övernattningslägenheten. Personuppgifter om inpassering genom porten eller antal gånger som posten hämtas är inte uppgifter som styrelsen har rätt att ta del av om ändamålet enbart är att förenkla hanteringen av nycklar. Om föreningen däremot har ytterligare ett syfte att utreda skador i föreningslokalerna är passageloggarna för festlokalen och övernattningslägenheten relevanta. Styrelsen kan, enligt riktlinjer från Integritetsskyddsmyndigheten, spara loggarna i max två veckor såvida man inte avser att rikta ett krav mot en bostadsrättshavare.

Avslutningsvis vill jag påminna om att inpasseringssystem är en alternativ lösning till kamerabevakning. Hantering av personuppgifter via loggar är inte lika integritetskränkande som bildinspelning och styrelsen kan anpassa funktionen av brickorna på ett sätt som stävjar den problematik som vanligtvis förekommer i föreningens fastighet. Om styrelsen upplever att det förekommer mycket störningar eller skadegörelser i föreningen kan det vara aktuellt att uppdatera avtalet med leverantören och förmedla ny information till medlemmarna, samt upprätta en personuppgiftspolicy.

Om ni önskar hjälp med att upprätta nyckelkvittenser, personuppgiftspolicys eller dylikt är ni välkomna att kontakta oss jurister på HSB Stockholm för vidare hjälp.

Informationen i den här artikeln var aktuell det datumet som artikeln publicerades. Förändringar inom både praxis och lagstiftning kan ha skett om det har gått ett tag sedan publicering. Som kunder hos HSB Stockholm kan ni alltid kontakta er förvaltare eller våra jurister direkt om ni önskar ett förtydligande eller känner er osäkra.