Effektiva mötesrutiner

Diskutera varför ni är där

En av de absolut viktigaste sakerna för att få till en fungerande styrelse som har effektiva möten är att se till att alla i styrelsen är överens om varför man är där och på vilket sätt man ska jobba. Börja därför styrelseåret med att avsätta tid för att diskutera det här, för det finns så olika saker som driver människor. En del är engagerade i styrelsen för att de vill plantera blommor, andra för att de tycker att tvättstugan inte fungerar. Mångfald berikar en styrelse, men för att kunna jobba ihop är det också viktigt att alla förstår att de är där för att jobba för medlemmarnas och föreningens bästa.

Skapa delaktighet

Att få människor att trivas, oavsett om det är på en arbetsplats eller ideellt i föreningslivet, är A och O för att få engagemang. Det går att locka med många saker men trivs medlemmarna inte så engagerar de sig inte heller. Därför är det viktigt att redan i början av året säkerställa att alla ledamöter verkligen bjuds in att delta i samtalet och se till att diskussionen inte bara hålls inom en liten klick. När några känner sig utanför och när alla inte får samma information eller möjlighet att delta skapas motsättningar som lätt tar död på engagemanget. Lägg därför tid på att skapa ett klimat där alla ledamöter känner att de är delaktiga och att deras åsikter är viktiga och tas till vara. Då ökar motivationen att engagera sig och fatta kloka, genomtänkta beslut.

Gör upp det praktiska

Se till att ni redan i början av styrelseåret går igenom hur ni ska lägga upp ert arbete under året som kommer. Gå igenom vad som behöver göras och när ni behöver fatta beslut om till exempel budget och underhållsplan. Fundera på vad ni mer har ansvar för under året, och diskutera sedan hur mycket tid och hur många möten ni behöver ha för att leva upp till det ansvaret. Gör en plan där det tydligt framgår när ni ska träffas och vad ni ska ta upp på respektive möte så att det finns en plan att utgå från. Och bekräfta att alla verkligen vet när mötena är så att de kan prioriteras och styrelsen därmed är beslutsför och inte hela tiden måste skjuta upp besluten.

Var noga med mötesformerna

Det är inget fel att ha det trevligt på styrelse­mötena, tvärtom, men det är viktigt att förstå att man måste ha en struktur för att mötet inte ska dra ut på tiden. Förbered en dagordning som alla får i förväg och gör det tydligt vad det är ni ska prata om eller fatta beslut om under varje punkt. Det är också viktigt att ni redan i förväg är överens om att ha mötesdisciplin nog att hålla er till den här dagordningen, och vad ni ska göra om någon inte håller sig till ämnet.

Lägg lite tid för att spara tid

Även mellan styrelsemötena finns det saker ni kan göra för att vara mer effektiva när ni ses. Är du ansvarig för att ta fram handlingar, gör det då i god tid före mötet så att de andra hinner läsa in sig. Är du en ledamot som får handlingar inför mötet, läs in dig och ta del av underlagen så att ni direkt kan gå till diskussion och beslut.

Engagera fler

Ett sätt att göra styrelsearbetet mer effektivt är att delegera ut uppgifter på andra medlemmar i föreningen. Alla kanske inte vill eller har förutsättningar att sitta i styrelsen, men de kanske kan engagera sig på annat sätt? Ska ni digitalisera tvättstugans bokningssystem, då behöver det inte tvunget vara styrelsen som tar fram underlagen utan det kan lika gärna göras av engagerade medlemmar som kan mer om frågan. Ta er lite tid att prata med medlemmarna och se hur och med vad de kan bidra till föreningen.

Ha roligt!

Nej, ni ska inte flamsa bort mötestiden, men att före, efter eller mellan mötena träffas för social samvaro och lära känna varandra är bra för styrelsearbetet. Prata om hur ni mår, hur föreningen mår och ta hand om varandra. Att medlemmarna i styrelsen kan skratta och ha roligt tillsammans på ett schysst sätt ökar trivseln och fungerar samtidigt som en smörjolja när man har motstridiga åsikter och behöver kunna ta tuffa diskussioner i styrelsen.

Så kan HSB hjälpa till

HSB har utbildningar i mötesteknik på olika nivåer vilket kan vara ett bra sätt att komma framåt. Ni kan också ta hjälp av HSB-ledamoten för att få tips och råd.