Fem projektmissar som kan bli dyra – så undviker ni fallgroparna

Stambyten, takbyten och fasadrenoveringar hör till de största projekt en bostadsrättsförening kan genomföra. Det är också i denna typ av projekt som styrelser kan underskatta allt som behöver finnas på plats innan arbetet startar.

Stor guide: Så lyckas ni med renoveringen

– Många föreningar är vana vid att hantera mindre drift- och underhållsåtgärder själva och tänker att det fungerar ungefär likadant även i större projekt. Men komplexiteten ökar snabbt, påpekar Mattias.

Här är fem vanliga misstag – och hur de kan undvikas:

1. Oklarheter kring byggherreansvaret

Ibland känner styrelsen inte till det fulla ansvar föreningen har som byggherre. Eftersom en bostadsrättsförening är ett företag ligger ansvaret inte automatiskt på entreprenören vid upphandling av entreprenader.

– Det är inte självklart att allt ansvar förs över. Till exempel kan ansvar för arbetsmiljö, samordning och krav som personalliggare ligga på föreningen om det inte är tydligt reglerat. En miss där kan leda till dryga böter och olyckor, säger Mattias.

Det gäller även roller som BAS-P och BAS-U, alltså lagstadgade byggarbetsmiljösamordnare som ska utses av byggherren för att förebygga risker. Styrelsen behöver därför tidigt reda ut vad som ingår i entreprenaden och vad som ligger kvar på föreningen.

2. Otillräckligt underlag

Många problem börjar tidigt. Utan en ordentlig förundersökning och ett tydligt förfrågningsunderlag kan det vara svårt att veta vad som faktiskt ingår i en offert.

– Har man inte gjort en noggrann förundersökning och tagit fram ett ordentligt underlag, utan går direkt på en offert från en entreprenör, kan det leda till att den faktiska kostnaden blir mycket högre än den budgeterade.

Han tar takbyte som exempel. Det som ser ut som ett komplett pris kan i själva verket bara gälla delar av arbetet, till exempel takpannorna, medan andra nödvändiga delar som underlag, läkt och plåtarbeten med mera tillkommer.

– Ska man kunna jämföra tre offerter så måste de lämnas på lika villkor, utgår de inte från samma underlag eller innehåller en massa undantag blir jämförelsen missvisande, säger Mattias.

3. Kan själv-tänk

Styrelser försöker ibland hantera stora projekt med samma arbetssätt som vid mindre åtgärder, men större renoveringar kräver annan, vidare kompetens.

– Man behöver någon som kan helheten – inte bara byggdelen, utan även ekonomi, underhåll och hur allt hänger ihop, säger Mattias.

Kompetensen behöver också finnas på plats tidigt, för att vara så effektiv som möjligt.

– Varje timme som man lägger ner innan projektet startar sparar väldigt många timmar när det väl är i gång.

4. Glädjekalkyler

Budgeten är ett annat område där det kan brista. Inte nödvändigtvis för att styrelsen slarvar, utan för att omfattningen underskattas.

– Det är lätt att man gör en glädjekalkyl i första stadiet. När man sedan får stora oväntade kostnader blir det ofta en kalldusch. Det är bättre att ta ordentlig höjd från början för att sedan få en glad överraskning istället, säger Mattias.

Utöver entreprenaden tillkommer ofta kostnader för projektering, besiktningar, juridik, avgifter och oförutsedda åtgärder.

5. Kommunicera för lite

Det sista misstaget handlar om kommunikationen med de boende. Även ett välplanerat projekt kan stöta på problem om det brister i informationen.

– En byggare är oftast dålig på att förstå hur de boende läser information och vad som är viktigt för deras del, säger Mattias.

Här behöver styrelsen också ta en aktiv roll i kommunikationen, eftersom den känner huset och de boende, medan projektledaren vet vad som får praktiska konsekvenser. Kort sagt behöver informationen vara en samlad insats som är tydlig, kommer i rätt tid och förklarar vad som faktiskt påverkar vardagen för de boende.

Sammanfattningsvis:

Föreningar som lyckas tar tid i början och bygger sina beslut på ett ordentligt underlag. De ser till att rätt kompetens finns med från start och arbetar systematiskt genom hela projektet.

Inför ett stort projekt – ha detta på plats:

• Tydlig behovsanalys
• Realistisk budget
• Finansieringsplan
• Genomarbetat beslutsunderlag
• Rätt kompetens kopplad till projektet
• Plan för information till boende

Under projektet – se till att följa upp:

• Tidplan
• Kostnader mot budget
• ÄTA-arbeten (Ändringar, Tillägg och Avgående arbeten)
• Byggmöten och besiktningar
• Kvalitet i utförandet
• Kommunikation med boende