Kom i gång med nya styrelsen i bostadsrättsföreningen

Gör en mötesplan

Det låter kanske lite tråkigt, men börja med att upprätta en mötesplan för året. Gör en lista över vilka datum ni ska träffas och vilka beslut som ska fattas på varje möte. Inte i detalj såklart, men bestäm redan nu vilket datum ni ska fastställa budget, när ni ska ha fastighetsbesiktning, när ni ska göra underhållsplan och så vidare. Se sedan till att alla styrelseledamöter verkligen får den här listan. Då kommunicerar ni tydligt att ni förväntar er att alla ska delta på samtliga styrelsemöten, och ger dessutom alla en möjlighet att se till att de kan planera in dem i god tid.

Bestäm reglerna

När mötesplanen är satt är det dags att gemensamt bestämma vilka spelregler som gäller i er styrelse och i ert styrelserum. Det behöver inte vara så komplicerat, utan handlar om hur ni vill förhålla er till varandra. Till exempel kan det vara att alla ska ha läst igenom handlingarna och komma förberedda för att respektera de andras tid, att det är ordföranden som fördelar ordet och att man låter alla tala till punkt. Att man verkligen uttalar vad som gäller i stället för att ha oskrivna regler är jätteviktigt för att skapa ett bra samtalsklimat.

Skaffa mer kunskaper

HSB har ett stort utbud av utbildningar, till exempel fastighetsjuridik, underhållsansvar och så vidare. Gå igenom den här listan så snart som möjligt och utvärdera vilka utbildningar era respektive ledamöter kan behöva gå. På så sätt får ni mer kompetenta ledamöter som kan fatta bättre beslut, men ni signalerar också att man inte måste kunna allt på en gång när man är ny i styrelsen utan att man får en chans att lära sig.

Ha ordning på formalia

Om man vill få ledamöterna att ta arbetet på allvar gäller det att de får rätt förutsättningar. Se till att kallelse och övriga handlingar skickas ut i tid så att alla har möjlighet att sätta sig in i allt ordentligt före mötet. Ska ni fatta beslut, se då till att ordna ett ordentligt beslutsunderlag redan före mötet. Ska ni till exempel besluta om vilken entreprenör som ska sköta snöröjningen, då kan ni inte på sittande möte börja fundera på vilka som finns och vad de kan tänkas ta för pris, utan den sammanställningen ska vara gjord i förväg.

Nya ledamöter

Självklart vill ni att de nya ledamöterna ska bidra aktivt till styrelsen. Samtidigt är det inte lätt att komma in och bidra i diskussionerna om alla andra har varit med i flera år och har mycket mer kunskap om både föreningen, juridik och fastighetsskötsel än vad man själv har. Risken är stor att man är rädd för att få höra ”att så här har vi alltid gjort” eller att man tvivlar på sin egen kompetens. Det är därför utbildning och uttalade regler för vad som gäller är extra viktigt just för nya ledamöter. De har samma ansvar som gamla ledamöter, då måste de också ges samma möjlighet att vara med och påverka.

Trevlig aktivitet

Och så klart, börja styrelseåret med att göra en trevlig aktivitet tillsammans. En grillfest, en surströmmingsfest eller vad ni nu är sugna på att göra som kick-off. Det viktiga är att ni får en möjlighet att lära känna varandra för då är det  lättare att vara avslappnad och våga bidra på mötena, men det blir också lättare att klara av knivskarpa frågor när mycket står och väger. Känner man varandra och litar på varandra blir det lättare att förstå varandra även när man har olika åsikter i svåra frågor.

Det här kan HSB hjälpa till med

Se till att ha en bra dialog med er HSB-ledamot och er HSB-förening. Ofta kan föreningen bidra väldigt konstruktivt, till exempel genom att sätta ihop en utbildning specialanpassad för just er styrelse. Ha också gärna en dialog med de kundansvariga om föreningens utmaningar för att få råd och tips om hur ni kan gå vidare. Utnyttja också möjligheten att i juridiska frågor ringa HSBs juridiska rådgivning för att få korrekta svar i stället för att sitta på mötet och diskutera fram och tillbaka om vad ni tror gäller.