Ekonomens tips inför arbetet med årsredovisningen

Det är viktigt att planera arbetet för att hålla tidsramarna. Styrelsen ska lämna årsredovisningen till revisorerna för granskning senast sex veckor innan ordinarie årsstämma. Tre veckor senare ska revisorerna vara klara och senast två veckor innan stämman ska årsredovisningen finnas tillgänglig för medlemmarnas tillsyn.

– Börja i tid eftersom årsredovisningen är viktig som ett kvitto på hur föreningen mår. Det är ett avgörande instrument för samtliga intressenter vid viktiga beslut om till exempel överlåtelse av en bostad eller när föreningen ska ansöka om nytt lån hos banken. Årsredovisningen är också lite av reklam eftersom den är det första man tittar på som intresserad av föreningen, säger Björn Ebbvik.

För styrelsen är det förvaltningsberättelsen som man behöver lägga störst vikt vid. Här går det att berätta i ord om vad som har skett under året och längre tillbaka i tiden, samt vad föreningen står inför i framtiden.

– Inte minst är det viktigt att förmedla när i tiden föreningen planerar att byta ut de stora komponenterna i fastigheten och när detta har gjorts tidigare. Kommer det till exempel att genomföras några stamrenoveringar i närtid? En annan viktig sak är när ett eventuellt tomträttsavtal löper ut. Man bör informera i förvaltningsberättelsen om allt sådant som kan få stora ekonomiska konsekvenser i framtiden, säger Björn och fortsätter:

– Dessutom rekommenderar jag att ha med viktiga nyckeltal i förvaltningsberättelsen. Sparande per kvadratmeter visar till exempel att föreningen är förberedd för framtida underhåll och är ett bra verktyg för den som vill jämföra olika föreningar.

När bokslutsunderlaget är klart ska styrelsen gå igenom det, helst tillsammans med den interna revisorn.

– Viktiga detaljer att hålla koll på här är till exempel utlägg från styrelsen och att dessa verkligen är kopplade till föreningen. Man bör också tillse ifall flera offerter har tagits in vid de stora investeringar som skett under året, samt undersöka om det finns eventuella intressekonflikter med kopplingar mellan styrelsemedlemmar och utförare, säger Björn.

När årsredovisningen väl är färdigställd behövs en plan för hur den ska göras tillgänglig för medlemmarna. Här kan HSB hjälpa till med både tryck och digital delning av dokumentet.

– Vi kan hjälpa styrelsen med det mesta kring årsredovisningen. Ekonomen på HSB rättar eventuella fel vid granskningen av bokslutet, fyller i hela sifferdelen i förvaltningsberättelsen och kan bidra med vad som hänt tidigare år. Styrelsens ansvar handlar främst om att berätta vad som hänt under det aktuella året, förklarar han.

Arbetet förenklas för alla parter genom de digitala möjligheter som finns i dag. Förvaltningsberättelsen kan nu tas fram helt digitalt, så att styrelsemedlemmar och förvaltare på HSB jobbar parallellt när de fyller i sina respektive delar. Resultat- och balansräkning finns tillgängligt digitalt och uppdateras löpande. Data som redan finns på olika plattformar, till exempel ytor och jämförelsesiffror för tidigare år, hämtas och fylls i automatiskt. Sedan 2021 kan föreningen dessutom smidigt signera årsredovisningen digitalt med hjälp av Bank-ID.