Skydda er bostadsrättsförening mot bedrägerier

Fem råd – så minskar ni sårbarheten

Som vd på HSB Finansstöd ser Sofie Kjellin hur bedrägerier och penningtvätt drabbar bostadsrättsföreningar. Här är hennes råd till styrelser:

1. Bygg upp robusta rutiner och intern kontroll

En starkt bidragande orsak till att föreningar utsätts för ekonomisk brottslighet är digitala betallösningar som utnyttjas av brottslingar. Det är viktigt att vara vaksam på ovanliga eller otydliga betalningar. Med tydliga rutiner och kontroller att fakturor och utbetalningar stämmer överens med utfört arbete, blir det svårare för brottslingar att lyckas.

– Vi ser att föreningar kan drabbas på olika sätt. De vanligaste brotten handlar om felaktiga utbetalningar, falska fakturor och brister i upphandlingar. Men det finns ofta varningssignaler att reagera på: leverantörer som man inte känner igen, orimliga prisnivåer eller otydliga fakturor. Lyssna på magkänslan och våga ställa frågor, säger Sofie.

2. Säkra upphandlingar och öka kunskapen

För att bygga ett starkt skydd behöver styrelsen arbeta systematiskt med upphandlingar, uthyrning av lokaler och dokumentation av beslut. Säkerställ rätt kompetens vid större entreprenader.

Utbildning är också viktigt, både för att höja kunskapen och för att skapa en kultur där man hjälper varandra att undvika misstag. Vid större upphandlingar kan man även ta hjälp av HSBs projektledare och använda ramavtal för att säkerställa transparens och korrekt hantering.

– Ibland tar personer plats i styrelsen för att gynna egna leverantörskontakter. Även penningtvätt kan förekomma, där föreningen används för att illegalt intjänade pengar ska "tvättas" i det vanliga systemet. Ett typiskt upplägg är återkommande och felaktiga inbetalningar för exempelvis en lokal, säger Sofie.

3. Inför dubbel attest

Sårbarheten kan vara hög i den löpande fakturahanteringen. När enbart en person attesterar en betalning ökar risken för misstag eller medvetna fel. En enkel och förebyggande åtgärd är att införa dubbel attest. Genom att införa dubbel attest minskar föreningen sin sårbar­­het avsevärt och ökar transparensen, vilket även stärker förtroendet för ekonomihanteringen bland medlemmarna.

– Dubbel attest är därför en enkel och effektiv rutin som skapar trygghet och fördelar ansvaret på fler, säger Sofie.

4. Tydliggör ansvarsfördelning och säkra god dokumentation

Med tydlig ansvarsfördelning inom styrelsen minskar risken för maktkoncentration, och insynen i ekonomin ökar. Det minskar risken för att en och samma person har kontroll under lång tid. Det gör det också lättare att upptäcka fel, brister eller medvetna oegentligheter.

– Med tydlig ansvarsfördelning och god dokumentation av beslut motverkar styrelsen motstridiga intressen och skapar förutsättningar för revisionen. Därför är det en bra förebyggande åtgärd som också stärker förtroendet för styrelsens arbete, förklarar Sofie.

5. Ta hjälp av HSB för att stärka ert skydd

Som medlem och förvaltningskund i HSB har ni som bostadsrättsförening möjlighet till stöd och tjänster för att förebygga ekonomisk brottslighet. HSB erbjuder bland annat rådgivning, upphandlingar, leverantörskontroller och juristjour för styrelseledamöter. Det är också bra att ta del av HSBs utbildningar om ekonomisk brottslighet och intern kontroll. Ju mer kunskap ni har, desto lättare är det att upptäcka varningssignaler.

HSB arbetar även aktivt med att löpande utveckla och förbättra processer och system för att förebygga att föreningar utsätts för ekonomisk brottslighet. HSB har också en samordnad extern revision som är en viktig försäkring som en oberoende granskare av styrelsens förvaltning. HSB kan stödja med preventiva åtgärder, men när ett bedrägeri väl har inträffat är det ofta svårt att få pengarna tillbaka.

– Därför behöver fokus ligga på det förebyggande arbetet så att brotten inte uppstår från början, säger Sofie.

Fakta: Vanliga typer av brott

Insider: Insiderbrott i brf:er är ofta långsamt, dolda missbruk av förtroendevalda medlemmar där enkla rutiner och bristande insyn utnyttjas. Tecknen är ovanliga betalflöden, koncentrerat beslutsfattande och bristande dokumentation.

Vishing: Sker via telefon och innebär att någon ringer upp en styrelsemedlem privat och lurar hen att lämna ifrån sig bank- och inloggningsuppgifter, med följden att inte bara personens privata konton töms utan även föreningens.

Phishing: Fungerar på samma sätt som vishing, men sker via mejl och andra meddelandeforum som chattar och sociala medier.

Social manipulation: Bedrägerier via mejl eller samtal där någon utger sig för att vara auktoritet inom föreningen (ordförande eller annan) och ber om betalning, ofta till falska konton eller för felaktiga fakturor.

Kapning eller infiltration: Personer med brottsliga avsikter tar sig in i styrelsen, ibland via målvakter. När de väl är där kan de påverka beslut och godkänna fakturor eller upphandlingar som gynnar dem själva.

Penningtvätt: Föreningens konton eller strukturer kan utnyttjas för att dölja var pengar kommer ifrån eller hur de förs vidare. Föreningens legitimitet och tillgångar kan utnyttjas i komplexa finansiella upplägg.

Så gör ni vid misstanke om oegentligheter

Våga ställa frågor och agera om något känns fel. Ta upp frågan i styrelsen, kontakta HSB eller revisorn, och använd interna rapporteringsvägar vid misstanke om oegentligheter.

Samla och säkra dokumentation: bokföring, fakturor, e-post och beslutsprotokoll.

Kontakta banken. Spärra konton eller stoppa kommande betalningar om möjligt.

Tipsa eller anmäl brott hos polisen och Ekobrottsmyndigheten.

Informera medlemmarna på ett transparent sätt.