"Medlemmarna är ofta tryggare med en opartisk person"

Hur går det till när en förening vill använda Stämmopoolen?
– Om man som förening vill anlita oss så ansöker man via ett formulär på vår hemsida. Frågan kommer då in till Stämmopoolen och det går ut en fråga till lämpliga personer om de vill och har möjlighet att ta sig an uppdraget.

Hur länge har du ingått i poolen?
– Jag har varit med i fyra, fem år och anlitats som ordförande vid ett tjugotal stämmor. Jag tycker det får mig att växa som människa: vid en stämma vet man inte vad som kommer att hända, det kan vara snabba vändningar och det gäller att kunna hantera människor och skapa struktur.

Vad ser du för faktorer bakom en lyckad stämma?
– Det viktigaste för styrelsen är att vara väl förberedd och transparent gentemot medlemmarna. Om det är många motioner som kommit in är det bra att besvara dem i förväg och förklara hur styrelsen tänker. Det är viktigt att svaren innehåller tydliga ställningstaganden och inte lämnar oklarheter. Öppna frågor eller otydlighet leder lätt till diskussioner under stämman som kan bli långdragna och känslosamma.

Under stämman kommer ofta frågor om ekonomin, så det gäller för styrelsen att vara påläst. Ett tips är att ha särskild koll på ”övrigt”-posterna. Även om de inte rör stora summor är de svåra för medlemmarna att sätta fingret på, så kolla de fakturorna lite extra. Och om det är stora ekonomiska avvikelser från föregående år är det bra att förbereda en förklaring, för det lär komma frågor.

Ett tips till: det är alltid bra att inleda mötet med att styrelsen presenterar sig. Alla har kanske inte träffats, så det är bra att få ansikten på namnen och veta vem man ska vända sig till.

Vad vinner föreningar på att anlita extern hjälp under stämman?
– Den största vinsten är ju att vi i stämmopoolen har det här som profession, och har erfarenhet av att leda en stämma. När jag blir anlitad som ordförande går jag igenom stämmomaterialet och årsredovisningen.

Finns det något där jag reagerar på, så förbereder jag mig och ställer frågor till styrelsen innan stämman. Jag är van att ta diskussioner och jag tror det är bra på flera sätt att ha en oberoende part som ordförande. Medlemmarna känner sig oftast tryggare med en opartisk person. Dessutom hör det till ordförandens jobb att granska sekreterarens stämmohandlingar efteråt, och jag vet hur man ska och bör skriva.

Ett beslut måste vara tydligt och ingen tolkningsfråga – protokollet är ju ett juridiskt dokument. Vill man som styrelse ha hjälp även med protokollskrivandet går det också att boka en stämmosekreterare genom Stämmopoolen.