Här är styrelsens ansvar i en bostadsrättsförening

Styrelsens ansvar gäller inte bara fastigheten och föreningens ekonomi, utan också miljön och de boendes hälsa. Ledamöterna i styrelsen ansvarar även för att besluten tas på rätt sätt och att de främjar medlemmarnas intressen. Dessutom måste styrelsen ha ordning på dokumentationen.

Det kan inte förväntas att styrelsen ska ha expertkunskap inom alla områden.

– Det viktiga är att ha koll på vilka olika områden man ansvarar för. Det går alltid att anlita hjälp när så behövs, säger Eva Berg, fastighets- och föreningsjurist på HSB Riksförbund. HSB erbjuder till exempel tjänsten HSB Förvaltare, som hjälper styrelser att leva upp till sitt fastighetsägaransvar.

1. Säkerhet och underhåll

Styrelsen har underhålls- och reparationsansvaret för de delar av fastigheten som föreningen ansvarar för enligt lag och stadgar. Fastigheten ska hållas i ett gott skick, vilket också medför ett ekonomiskt ansvar. Styrelsen ska bland annat säkerställa att tillräckliga medel avsätts för underhåll.

Styrelsen har också ett fastighetsägaransvar där krav på säkerhet ingår. Ansvaret är brett och omfattar många olika områden. Bland annat måste styrelsen följa miljöbalken genom att göra lagstadgade egenkontroller och säkerställa att miljön eller människors hälsa inte tar skada.

Kraven omfattar drygt 20 områden – alltifrån buller, radon, temperaturer och skadedjur till avfallshantering, brandskydd, energiförbrukning och hissar.

För att ta ansvar fullt ut krävs återkommande tillsyn på en rad punkter. Syftet med kontrollerna är att minimera risken för olyckor genom att upptäcka och åtgärda brister.

– Det är viktigt att dokumentera de kontroller som genomförs. Det gäller även om inga brister upptäcks, säger Eva.

Hon vill poängtera att även lekplatser som hör till fastigheten ska kontrolleras regelbundet, utöver den årliga säkerhetsbesiktningen. Detta är något som ibland glöms bort.

– Hur ofta en lekplats bör kontrolleras är upp till styrelsen att bedöma. En äldre lekplats som används väldigt mycket kan behöva tillsyn oftare än en förhållandevis ny lekplats som inte används så frekvent.

Snöröjning och halkbekämpning är andra områden där styrelsen ansvarar för säkerheten.

– Så snart styrelsen ser istappar är det viktigt att agera, exempelvis genom att göra avspärrningar eller sätta upp en varningsskylt. Det är inte så att skylten tar bort ansvaret, men det är ett sätt att försöka förebygga olyckor.

Enligt lag ska bostadsrättsföreningar bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Föreningen bör ha en struktur för tillsyn där det framgår vad som ska kontrolleras, hur ofta, och vem som ansvarar. Det minskar risken för bränder – och ökar tryggheten i huset.

– Det måste finnas en konkret plan och ett levande arbete med ansvarsfördelning, uppföljning och dokumentation, säger Eva.

Styrelsen har även ansvar för att skyddsrummet underhålls och att det kan tömmas och ställas i ordning inom 48 timmar om behov skulle uppstå. Det är Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) som har tillsynsansvar och kan genomföra stickprovskontroller.

2. Beslutsgång och legitimitet

Vissa beslut får inte fattas av styrelsen, utan ska tas på föreningsstämman. Styrelsen behöver därför ha koll på vilka ärenden som ska lyftas till föreningsstämman. Det gäller till exempel beslut om stadgeändring och väsentliga förändringar av föreningens fastighet.

Det förekommer också gråzoner där det inte är lika självklart om det är ett styrelse- eller stämmobeslut som krävs. Då kan styrelsen behöva bolla det med sin förvaltare eller med en jurist.

I de fall det krävs ett stämmobeslut behöver styrelsen också veta vilken majoritet som beslutet ska fattas med. De flesta stämmobeslut fattas med enkel majoritet, det vill säga mer än hälften av de avgivna rösterna. Vissa stämmobeslut kräver dock en kvalificerad majoritet och ibland till och med enhällighet.

För beslut som kan fattas av styrelsen krävs att tillräckligt många styrelseledamöter deltar på styrelsemötet. Regler kring detta finns i föreningens stadgar. Enligt HSBs normalstadgar för bostadsrättsföreningar ska fler än hälften av hela antalet styrelseledamöter vara närvarande för att styrelsen ska vara beslutsför.

Jäv är en annan viktig aspekt.

– Är du jävig ska du varken rösta eller delta i diskussionerna. Gör du det kan legitimiteten i styrelsens beslut påverkas, och du riskerar att ditt förtroende hos medlemmarna skadas, säger Eva.

Styrelsen måste också säkerställa att medlemmar behandlas rättvist. Om olika medlemmar behandlas olika i likartade situationer, utan saklig grund, kan det underminera förtroendet och få rättsliga konsekvenser.

3. Störningar och klagomål

Styrelsen har ett tydligt ansvar att agera vid störningar i boendemiljön. Det behöver finnas en rutin som styrelsen arbetar utifrån när det kommer in en anmälan om störning.

– Det är viktigt att föreningen tar anmälningar om störningar på allvar och avgör om man ska agera, och i så fall hur, säger Eva.

Hon betonar också att medkänsla inte får ersätta ansvar. I vissa fall rör det sig om personer som har en speciell livssituation på grund av exempelvis psykisk ohälsa eller missbruk.

– Man kan så klart känna empati, men styrelsen måste se till hela föreningens bästa. De grannar som inte kan sova på nätterna måste man också värna.

Eva berättar att det finns rättsfall där bostadsrättsföreningar har fällts för passivitet då styrelsen inte har agerat på de störningsanmälningar som inkommit.

– För att styrelsen ska kunna göra en bedömning av störningarna är det bra att använda sig av störningslistor. På en sådan lista kan alla som påverkas skriva upp vilka störningar de upplever, samt datum och klockslag.

4. Dokumentation och GDPR

Styrelsen måste föra protokoll vid styrelsesammanträden. Det vanliga är att man för beslutsprotokoll, det vill säga redogör för de beslut som fattats. Protokollen ska ses som styrelsens arbetsmaterial. De är inte offentliga, men de ska sparas.

Eva föreslår också att andra dokument som underlättar styrelsearbetet sparas så att dagens och framtida styrelser har tillgång till rätt information.

– Det är inte ovanligt att all kunskap sitter hos en enda person. När den personen lämnar styrelsen riskerar föreningen att tappa viktig information, säger Eva.

Rutiner, checklistor och tydlig ansvarsfördelning minskar risken för missförstånd. Ett enkelt steg är att avsätta tid varje år för att gå igenom ansvar, försäkringsskydd och dokumentation.

Eva rekommenderar att föreningen ser över ansvarsförsäkringen för styrelsen – både att en sådan finns och att styrelsen tycker att beloppet för försäkringen ligger på rätt nivå. Om någon skulle rikta ett skadeståndskrav gentemot föreningen är det värdefullt för styrelsen att en sådan försäkring finns.

Enligt dataskyddsförordningen är bostadsrättsföreningen personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker inom ramen för föreningens verksamhet. Det inkluderar hantering av personuppgifter i styrelsens dagliga arbete, exempelvis hantering av medlemsförteckning, avtal, betalningsavier, e-postutskick och klagomål.

Det är styrelsens ansvar att säkerställa att behandlingen sker på ett lagligt och korrekt sätt.