Information om behandling av personuppgifter (HSB)

För dig som bor i HSB Living Lab

HSB Göteborg kommer att behandla dina personuppgifter när du bor i forskningsprojektet HSB Living Lab. Vi ansvarar för den behandling som rör själva boendet i HSB Living Lab, d.v.s. för den administrativa och tekniska förvaltningen av boendet. I den här informationen kan du läsa om hur vi behandlar dina personuppgifter när du bor i HSB Living Lab Du får också information om vilka rättigheter du har i relation till vår behandling av dina personuppgifter.

När du bor i HSB Living Lab kommer HSB men även andra företag och organisationer att behandla dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvariga. T.ex. kommer Chalmers att behandla uppgifter från sensorerna som finns monterade i fastigheten. Även andra som driver forskningsprojekt i HSB Living Lab kommer att behandla dina personuppgifter, t.ex. vid genomförande av undersökningar som du deltar i. Hur dessa aktörer behandlar dina personuppgifter kommer du att informeras separat om. Informationen i detta dokument gäller endast för behandlingen av de personuppgifter som HSB Göteborg bedriver för att sköta den administrativa och tekniska förvaltningen av ditt boende.

Om du använder dig av HSB-portalen behandlar vi även de personuppgifter som du kan hämta och lämna där. Vi informerar dig separat om den personuppgiftsbehandlingen.

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter

HSB Göteborg ekonomisk förening med organisationsnummer 757200-8766 (”HSB Göteborg”) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Om du har frågor angående vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill göra gällande några av dina rättigheter i förhållande till vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss. Du kan kontakta oss via mail på gdpr.gbg@hsb.se, via telefon på 010-442 20 00 eller via post till Box 311 11, 400 32 Göteborg.

Vilka personuppgifter behandlar vi och varför?

Vi behandlar alltid dina personuppgifter med stöd av en laglig grund. Dessa lagliga grunder är (i) för att kunna ingå och fullgöra avtalet med dig, (ii) för att följa rättsliga skyldigheter och (iii) med stöd av en intresseavvägning. I undantagsfall behandlar vi dina personuppgifter efter att vi har inhämtat ditt samtycke till behandlingen. Mer information om laglig grund för vår behandling finner du nedan.

Ingå och fullgöra avtal

Vi behandlar ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt personnummer, din adress och uppgifter om den bostaden som du kommer att bo i, såsom t.ex. lägenhetsnummer, för att kunna ingå och fullgöra vårt avtal med dig. Vi behandlar även andra uppgifter om dig för att kunna göra en bedömning om du uppfyller eventuella krav som finns för den aktuella bostaden eller för att göra en bedömning av vem av de sökande som har bäst rätt till bostaden, t.ex. studentintyg, bosparpoäng, uppgifter från referenspersoner som du har valt att ange och uppgift om ekonomisk situation från kreditupplysningsföretag. När vi har ingått ett avtal kommer vi också behandla andra uppgifter om du väljer att lämna det till oss, t.ex. uppgifter från felanmälningar eller information som du uppger när du kontaktar oss.

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i syfte att:

Administrera din ansökan och erbjuda dig en bostad;
Ingå, fullgöra och administrera deltagaravtalet;
Kommunicera med dig med anledning av din bostad;
Sköta den tekniska förvaltningen av fastigheten, t.ex. avhjälpa fel i din bostad och tillhandahålla elektroniska taggar för inpassering; och
Sköta den administrativa förvaltningen av fastigheten och deltagaravtalet, t.ex. skicka hyresavier till dig och administrera din betalning.

Vi behandlar endast ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, när det är viktigt för oss att kunna göra en säker identifiering eller i övrigt när det är nödvändigt för att vi ska följa krav enligt speciallagstiftning.

Våra rättsliga skyldigheter

Vi behandlar ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt personnummer, din adress och eventuella andra personuppgifter som vi har samlat in från dig eller som du väljer att lämna till oss i de fall det är nödvändigt för att vi ska uppfylla en rättslig skyldighet som vi har. Detta innebär att vi behandlar dina personuppgifter om det är nödvändigt för att vi ska följa gällande lagstiftning, myndighetsbeslut eller andra rättsliga skyldigheter som vi har.

Vi behandlar ovanstående personuppgifter i syfte att:

Lämna information till myndigheter när så krävs;
Följa tvingande lagar, t.ex. bokföringslagen;
Behandla en eventuell ansökan om andrahandsuthyrning; och
Göra anpassningar i din bostad efter ansökan från kommunen.

Med stöd av en intresseavvägning

Vi behandlar även dina personuppgifter när det är nödvändigt för ändamål som rör våra berättigade intressen. Våra berättigade intressen kommer endast utgöra laglig grund för behandling av dina personuppgifter om dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter inte väger tyngre än våra berättigade intressen.

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning för följande syften:

Vi behandlar personuppgifter som är nödvändiga i ett rättsligt ärende, t.ex. uppgifter om eventuella störningar, utebliven betalning eller olovlig andrahandsuthyrning vid eventuell uppsägning av avtalet, förhandlingar eller andra eventuella rättsliga ärenden; och
Vi lämnar ut ditt namn, dina kontaktuppgifter och din adress om aktörer som driver forskningsprojekt i HSB Living Lab eller personal som arbetar i HSB Living Lab behöver kontakta dig.

Om du vill veta mer om hur vi har gjort dessa intresseavvägningar är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som framgår ovan.

När du har samtyckt till vår behandling

På din begäran och med ditt samtycke kan vi lämna en referens om dig som boende och behandlar i sådana fall ditt namn, boendetid, uppgifter om betalningar samt omdöme. Vi lämnar endast ut dessa uppgifter till ett annat fastighetsbolag om du har lämnat ditt samtycke till det.

Vem får tillgång till dina personuppgifter?

Vi kommer att dela dina personuppgifter med:

Våra IT-leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning i egenskap av personuppgiftsbiträden;
Myndigheter och domstolar i de fall vi har en rättslig skyldighet att göra det eller i de fall som vi har ett rättsligt anspråk;
Inkassoföretag vid eventuell inkassohantering vid utebliven betalning;
Aktörer som driver forskningsprojekt i HSB Living Lab eller personal som arbetar i HSB Living Lab, vilka kan vara anställda i HSB Riksförbund med dotterbolag samt HSB-regionföreningar med dotterbolag; och
Fastighetsbolag som du har begärt att vi ska lämna referenser till.

Dina personuppgifter kommer inte överföras utanför EU/EES-området.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar som utgångspunkt dina personuppgifter fram tills att avtalet upphör. Vi kan dock ha andra kriterier för gallring av dina personuppgifter beroende på syftet med behandlingen. Vi sparar dina personuppgifter för specifika syften enligt följande:

Vid ansökan om andrahandsuthyrning sparas en beviljad ansökan ett år efter att andrahandsuthyrningen har upphört medan en avslagen ansökan sparas ett år efter den har behandlats.
Uppgifter som vi behandlar i samband med en eventuell anmälan om störning sparar vi i två år efter att anmälan inkommit eller tills eventuell rättsprocess är avslutad. Löpande störningar kan berättiga att handlingar sparas längre än två år.
Om vi behandlar uppgifter för att vi har ett krav på betalning från dig sparar vi de uppgifterna tills skulden är reglerad.
Om vi behandlar personuppgifter om dig i samband med ett rättsligt ärende sparar vi de personuppgifterna tills ärendet är avslutat.
Om vi har anpassat din bostad och därför behandlat dina personuppgifter i samband med denna anpassning sparar vi de uppgifterna tills du har flyttat ut från bostaden.
De referenser vi lämnar om dig till andra fastighetsbolag raderar vi efter att referensen har lämnats.
För att vi ska kunna uppfylla våra rättsliga skyldigheter avseende beskattning och bokföring kan vi komma att spara vissa av dina personuppgifter även efter att vårt avtalsförhållande med dig har upphört. Sådana uppgifter sparas i sju till åtta år.

Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter. Dessa beskrivs nedan. För att utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss.

Rätt till tillgång

Du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter samt rätt att få tillgång till information om hur personuppgifterna behandlas. Detta kan till exempel vara ändamålen med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som är under behandling.

Rätt till rättelse och rätt att invända mot behandling

Du har rätt att utan onödigt dröjsmål få felaktiga personuppgifter rättade (exempelvis om du har bytt telefonnummer) samt rätt att få ofullständiga personuppgifter kompletterade.

Du kan när som helst invända mot personuppgiftsbehandling som grundar sig på en intresseavvägning. Om vi kan uppvisa att våra legitima intressen för behandlingen väger tyngre än dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter eller om vår behandling sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk kan vi komma att fortsätta vår behandling trots din invändning.

Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas om:

personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för;
du återkallar det samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen;
du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för oss att fortsätta med behandlingen;
personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller
personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om:

du bestrider att personuppgifterna är korrekta (begränsningen gäller dock endast under den tid under vilken vi kontrollerar om uppgifterna stämmer eller inte);
behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning;
du behöver personuppgifterna för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk trots att vi inte längre behöver personuppgifterna för det angivna syftet med behandlingen; eller
om du har invänt mot behandlingen och vi inte utfört en kontroll av om vårt berättigade intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt berättigade intresse av att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Rätt att återkalla samtycke

Om du lämnat ditt samtycke till en viss behandling av dina personuppgifter kan du när som helst återkalla hela eller delar av ditt samtycke.

Rätt till dataportabilitet

Du har rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och en rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet föreligger när behandlingen grundar sig på ditt samtycke och behandlingen sker automatiserat.

Rätt att klaga

Du har rätt att klaga på vår behandling av dina personuppgifter till en behörig tillsynsmyndighet. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen.