Att bo i här

Rutin för överlämnande av uppgifter till frågeställare/boende i HSB Living Lab

Denna rutin syftar till att säkerställa att utdrag från lagrade sensordata hanteras på ett säkert sätt. Boende i HSB Living Lab, vars data vi samlar in, har enligt gällande lagstiftning rätt att begära uppgifter om vilka personuppgifter vi hanterar.

Detta måste enligt lagstiftningen ske på ett sådant sätt att man säkerställer identiteten på den som begär att få uppgifterna utlämnade samt att endast de uppgifter som frågeställaren har rätt till lämnas ut. Med ”uppgifter” avses i denna rutin utdrag av de sensordata som kan härledas till frågeställaren, för den tidsperiod frågeställaren har kontrakt med HSB Living Lab.

För att uppnå detta behöver följande fastställas:

  1. För vilken tidsperiod frågeställaren är knuten till vilket objekt (lägenhet)
  2. Att frågeställaren är den som hen utger sig för att vara

Procedur

  1. Den sökande informeras om att hen skall fylla i blankett ”Begäran om utdrag av data HSB Living Lab” (finns som bilaga till denna rutin).
  2. För att kunna få säkra uppgifter om a) skall frågeställaren uppvisa deltagarkontrakt (för att fastställa inflyttningsdatum) och även senaste hyresavi (till och med-datum). Dessa kan uppvisas fysiskt, och då skall den som handlägger begäran ta kopia på dessa handlingar och förvara kopiorna på ett tillfredställande sätt.
  3. För att uppfylla b) så skall frågeställare uppvisa godkänd identitetshandling. Denna kan uppvisas fysiskt på plats, och då skall den som handlägger begäran ta kopia på handlingen och förvara kopian på ett tillfredställande sätt.

Alternativt kan frågeställaren skicka in scannade/fotograferade kopior på ovan nämnda handlingar via brev eller på elektronisk väg till en krypterad mapp på lagringstjänsten box.com.

  1. Chalmers handläggare (normalt infrastrukturens föreståndare) skapar därefter en begäran i infrastrukturens front-end (data.hll.chalmers.se) om datautdrag. Systemet skapar en identifikationskod för begäran, vilken måste noteras på ansökningsblanketten. Handläggaren skickar länk för åtkomst till frågeställarens uppgivna e-postadress.

Om handläggaren av någon anledning inte har åtkomst till infrastrukturens front-end för detta ändamål kan uppgifterna även tas fram manuellt och levereras till frågeställaren på annat sätt, t.ex. via en krypterad fildelningstjänst av typ box.com.

  1. Ansökan arkiveras av infrastrukturens föreståndare i minst 6 månader. Inskannade ID-handlingar och liknande handlingar destrueras eller raderas omedelbart efter ansökans godkännande.
  2. Åtkomst till de utlämnade uppgifterna skall upphöra 30 dagar efter att frågeställaren har beretts tillgång till dem genom att aktuell(a) datafil(er) raderas. Åtkomst upphör automatiskt efter 30 dagar om ovan nämnda front-end system används. I andra fall skall åtkomsten avslutas på lämpligt sätt.

Blankett för begäran om utdrag av data i HSB Living Lab

Som deltagare/boende i HSB Living Lab har du rätt att ta del av de data som Chalmers samlar in och lagrar för forskningssyfte.

För att lämna ut dina data behöver vi kontrollera att vi lämnar ut din data till dig och för detta behöver du uppvisa följande dokument, antingen vid personligt besök eller genom att ladda upp scannade/fotograferade handlingar till en krypterad server. Anvisningar om detta fås genom att skicka ett meddelande till hll@chalmers.se.

Följande handlingar behöver uppvisas:

  1. Kontrakt som visar att du bor i HSB Living Lab (och när du flyttade in)
  2. Din senaste hyresavi
  3. Giltig identitetshandling

Efter att vi mottagit och kontrollerat din begäran kommer vi bearbeta och sammanställa din data. Detta kan ta upp till två arbetsveckor beroende på arbetsbelastning. Data levereras sedan på överenskommet vis, vanligen via en länk för nedladdning.

Hämta blanketten Begäran om utdrag av data i HSB Living Lab här.