Konkreta skrivråd

1. Fånga läsaren med rubriken
Sätt korta rubriker av etikett-karaktär som tydligt beskriver innehållet. En bra rubrik måste tydligt tala om vilket innehåll som följer. Den får gärna vara intresseväckande men bör inte vara allför fantasifull. Rubriken ska inte innehålla skiljetecken och tänk på budskapet före budbäraren. Exempel:

• Istället för Information från styrelsen skriv konkret om innehållet: Ventilbyte i värmecentralen
• Istället för generellt Årsmötet lyft något specifikt: Maria Andersson ny ordförande
• Istället för Ekonomi specifiera: Högre avgift från augusti 

2. Skriv kort och enkelt
Skriv det viktigaste först med så få ord som möjligt. Välj enkla ord istället för krångliga om det är möjligt. Undvik självklarheter, tyng inte texten med onödiga uttryck och undvik upprepningar. Exempelvis kan ordsträngen ”med tanke på det faktum att” bytas ut mot ”eftersom”. Följ även grundregeln en tanke – ett stycke och lägg in mellanrubriker och luft för att hjälpa läsaren genom texten.

3. Få fram budskapet – strukturera informationen
Tala alltid om vem som utför handlingen och begrav inte viktig information i mitten av meningen. Starta alltid med det viktigaste och kanske i en ingress till resterande text.

4. Förkortningar 
Förkortningar bör skrivas ut första gången de används. Efter det utskrivna ordet sätter man förkortningen inom parantes. Därefter är det fritt fram att använda förkortningen utan förklaring i resten av texten. Exempel: Bostadsrättsförening (brf)

5. Använd aktiva verb istället för passiva
En av farorna med passiva verb är att de ofta är oklart vem som gör vad. Du känner igen passiva verb på att de slutar på s. Exempel:

• Istället för Kontakt kan tas med styrelsen för ytterligare upplysningar. skriv hellre: Kontakta styrelsen om du vill veta mer.
• Istället för Den till september planerade byggstarten har senarelagts. ta det viktigaste först: Vi har skjutit på byggstarten som vi först planerade till september.

6. Selektera informationen
Skriv inte om sådant som endast rör vissa medlemmar som t.ex ”det finns en del som ofta är sena med att betala sin månadsavgift”. Sådan information hör inte hemma i ett nyhetsbrev. Ta istället kontakt med berörda.

7. Ton och tilltal
Undvik ovänligt tilltal. Inkludera dig själv i uppmaningar, ”vi måste alla hjälpas åt...”. Tala om vad det innebär om man inte följer reglerna, ”tänk på att det kostar föreningen x kronor om...”. Undvik versaler som kan uppfattas som att du skriker. Om du vill förstärka innebörden i ett ord kan du istället fetmarkera detta ord - men fetmarkera inte för mycket, då tappar fetmarkeringen sin tyngd. Undvik även utropstecken och myndighetsspråk. 

Genom bra kommunikation kan vi både underlätta, skapa bättre samarbeten och trivsel. Lycka till med detta viktiga arbete!