Nyckelkvittens

• NYCKELKVITTENS

Mellan HSB Brf Mården i Nacka och boende med inloggningsuppgifter inloggningsuppgifter i Aptus, boende i föreningens lägenhetsnummer avseende kvittering av nycklar. Genom undertecknande denna handling kvitterar du ut de elektroniska nyckelbrickorna samt godkänner att behandlingen av personuppgifter nedan samt bifogad kvittens.

Nycklar till föreningens passage och bokningssystem är personlig handling. Nycklar får inte lånas ut eller lämnas vidare t.ex. till granne, släktingar, hemtjänst, kommun, hemstäd, företag vid renoveringar m.m. Om behov av en eller flera extra nyckel/ar till föreningens passagesystem ska de externa parterna inkomma med en ansökan om access till föreningens passagesystem. Detta för att förhindra olovlig access till föreningens passage och bokningssystem.

Boende förbinder sig att:

• förvara nycklarna på ett betryggande sätt för undvikande av användning av obehörig
• ej märka upp nycklarna så att de kan identifieras till avsedd dörr
• inte låna ut nycklarna eller låta tillverka kopior
• inte göra ändring, märkning eller fräsning på nycklarna
• omedelbart meddela HSB Brf Mården i Nacka vid förlust av nyckel/nycklarna
• vid flytt/hyresförhållandets upphörande omgående återlämna samtliga nycklar till HSB Brf Mården i Nacka
• vid andrahandsuthyrning se till att andrahandshyresgästen kvitterar ut 3 exemplar. Föreningen eller av föreningen utsedda nyckeladministratör har rätt att ta ut en administrativ avgift.

Behandling av personuppgifter:

Ansvarig för personuppgifter är: HSB Bostadsrättsföreningen Mården i Nacka, 716419-6565, info@brf-marden.se

I systemet lagras personens namn, telefonnummer och mejladresser, kontouppgifter, samt vilka dörrar boende har rätt att låsa upp. Ändamålen med denna behandling är att systemet skall hantera låsöppning, bokning, debitering och porttelefoniuppringning, samt visa namn i portregister och informera om händelser i fastigheterna. Detta görs för att kunna erbjuda ett tryggt boende där personer endast har tillgång till de lokaler där de har rätt att vistas, samt för att kunna begränsa användningen av gemensamma utrymmen såsom tvättstugor. Tillgång till ovanstående personuppgifter har säkerhetsansvariga, IT-personal och fastighetsskötaren som administrerar nycklar och tvättstugor. Lösenord har bara den boende tillgång till. För daglig drift och felsökning kommer vi även ta hjälp av personal från Sickla låsteknik eller ASSA ABLOY vid behov, vilket innebär att dessa under en kort period kommer ha tillgång till uppgifterna.

I systemet lagras även loggar över händelser i systemet, såsom låsöppningar, bokningar och debiteringar. Dessa loggar är en form av personuppgifter. Loggar lagras för att göra teknisk felsökning i systemet och därmed kunna ge bättre service till boende när något inte fungerar som tänkt, för att utreda eventuella störningar i boendet som avses i hyreslagen och bostadsrättslagen, för att kunna utreda misstänkt missbruk av lokaler, eller för att utreda om en lägenhet är övergiven. Bokningar lagras en längre period för att kunna föra statistik över utnyttjande och därmed på sikt öka servicegraden. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till polisen vid eventuell brottsutredning.

Bokningar, bokningsloggar och passageloggar raderas efter 180 dagar.

Kostnader och kostnadsloggar raderas efter 750 dagar.

Vid flytt eller hyresförhållandets upphörande kommer accesser och bokningar att avaktiveras vid utflyttningsdatumet. De digitala nycklarna destrueras under förutsättning att dessa lämnas till föreningen.

Backuper tas en gång i veckan, och endast IT-ansvarig alternativt IT-leverantören har tillgång till dem. Personuppgifter i backuper anonymiseras/raderas inte enligt ovanstående begränsningar, men vi raderar backuper så snart de inte längre behövs. Personuppgifter i backuper raderas enligt normalt schema om en backup har återställts. När hyresavtalet upphör eller boende avflyttar, kommer dina personuppgifter raderas så snart alla tillhörande loggar raderats eller anonymiserats. Som boende har du rätt att begära ut de personuppgifter som finns i systemet, samt har rätt till rättelse och att få dina personuppgifter raderade. Begäran om detta lämnas in till föreningens dataskyddsombud och hanteras inom en vecka. Om du inte är nöjd med hur vi hanterar dina personuppgifter, kan du ta kontakt med Datainspektionen för att lämna in klagomål. IT-ansvarig i föreningen agerar dataskyddsombud i föreningen och denne tillsätts vid varje konstituerande möte.

Genom undertecknande denna handling kvitterar du ut de elektroniska nyckelbrickorna (se kvittens från Aptus med märkning m.m.) samt godkänner att ovanstående personuppgifter lagras om dig. Genom kvittensen förbinder du dig att förvara nycklarna på ett betryggande sätt, att den/de inte lånas ut till någon obehörig, att den inte märks på ett sådant sätt att den kan identifieras till avsedd adress eller avsett lås, styrelsen meddelas omedelbart vid förlust av nyckel samt att polisanmäla förlusten och på begäran uppvisa eller återlämna nyckeln/nycklarna.

Boende  HSB Brf Mården i Nacka

Ange ort och datum  Ange ort och datum för föreningens signering

Boendes namn  Namn på de som signerar för föreningens räkning